Outlook - Créer ou gérer des rdv sur un calendrier en délégation Tutoriels

Découvrez comment gérer un calendrier en délégation dans Outlook. Acceptez la délégation via un e-mail, accédez au calendrier délégué et créez des événements en sélectionnant le propriétaire du calendrier. Suivez les réponses des participants, modifiez ou annulez les événements si nécessaire. Apprenez également à ajuster les autorisations d'accès via l'interface de gestion des autorisations. Un guide complet pour collaborer efficacement sur Outlook !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Apprendre à gérer un calendrier en délégation dans Outlook, y compris la création d'événements et la gestion de rendez-vous au nom d'un collègue ou d'un manager.

Chapitres :

Introduction à la gestion de calendrier en délégation
Dans cette section, nous allons explorer comment gérer un calendrier en délégation dans Outlook. Cela inclut la création d'événements et la gestion de rendez-vous au nom d'un collègue ou d'un manager.
Acceptation de la délégation
Lorsque vous êtes ajouté en tant que délégué sur le calendrier d'une autre personne, vous recevrez un e-mail vous informant de cette délégation. Pour finaliser le processus, cliquez sur le bouton 'Accepter' dans cet e-mail. Une fois accepté, le calendrier délégué apparaîtra dans votre interface Outlook.
Accéder au calendrier délégué
Après avoir accepté la délégation, vous pouvez consulter le calendrier délégué à tout moment. Pour ce faire, allez dans 'Mes calendriers' sur la barre latérale gauche et sélectionnez le nom du propriétaire du calendrier. Si le nom n'apparaît pas, cliquez sur 'Ajouter un calendrier' et recherchez l'utilisateur dans l'annuaire pour l'ajouter manuellement.
Création d'un nouvel événement
Pour créer un nouvel événement, ouvrez la fenêtre de création d'événement. À droite du bouton 'Envoyer', vous trouverez un menu déroulant. Assurez-vous que le nom du propriétaire du calendrier délégué est sélectionné. Cela garantit que l'événement sera créé au nom de cette personne. Remplissez ensuite les détails habituels et cliquez sur 'Envoyer'. Les participants recevront l'invitation comme si elle provenait directement de la personne qui vous a délégué son agenda.
Suivi des réponses des participants
Pour suivre les réponses des participants, sélectionnez l'événement dans le calendrier. Vous pourrez voir les réponses des invités, qu'elles soient acceptées, refusées ou en attente. En tant que délégué, vous avez également la possibilité de modifier ou d'annuler l'événement si nécessaire.
Modification et annulation d'un événement
Pour modifier un événement, sélectionnez-le, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur 'Envoyer la mise à jour'. Pour annuler un événement, sélectionnez-le et cliquez sur 'Annuler'. Tous les participants seront automatiquement notifiés de l'annulation.
Gestion des autorisations d'accès
Si vous devez révoquer ou ajuster les autorisations d'accès au calendrier délégué, vous pouvez le faire via l'interface de gestion des autorisations. Faites un clic droit sur le calendrier, choisissez 'Partage et autorisation', puis ajustez les niveaux d'accès ou retirez un délégué existant en cliquant sur la corbeille à droite de chaque utilisateur.
Conclusion
Vous savez maintenant comment gérer un calendrier en délégation dans Outlook. Cette compétence vous permettra de mieux organiser votre temps et de collaborer efficacement avec vos collègues.

FAQ :

Comment devenir délégué d'un calendrier dans Outlook?

Pour devenir délégué d'un calendrier, vous devez recevoir une invitation par e-mail de la personne qui possède le calendrier. Cliquez sur le bouton 'Accepter' dans l'e-mail pour finaliser la délégation.

Que faire si je ne vois pas le calendrier délégué dans ma liste?

Si le calendrier délégué n'apparaît pas dans votre liste, cliquez sur 'Ajouter un calendrier' et recherchez l'utilisateur dans l'annuaire pour l'ajouter manuellement.

Puis-je modifier ou annuler un événement en tant que délégué?

Oui, en tant que délégué, vous pouvez modifier ou annuler des événements. Sélectionnez l'événement, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur 'Envoyer la mise à jour' ou 'Annuler' pour notifier les participants.

Comment gérer les autorisations d'accès au calendrier délégué?

Pour gérer les autorisations d'accès, faites un clic droit sur le calendrier, choisissez 'Partage et autorisation', puis ajustez les niveaux d'accès ou retirez un délégué existant.

Comment suivre les réponses des participants à une invitation?

Pour suivre les réponses des participants, sélectionnez l'événement dans le calendrier. Vous pourrez voir les réponses des invités, qu'elles soient acceptées, refusées ou en attente.

Quelques cas d'usages :

Gestion des rendez-vous d'équipe

Un assistant administratif peut utiliser la délégation de calendrier pour gérer les rendez-vous d'une équipe. Cela permet de planifier des réunions sans que le manager ait à s'occuper de chaque détail, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion du temps.

Planification d'événements d'entreprise

Un responsable des ressources humaines peut déléguer son calendrier à un membre de l'équipe pour organiser des événements d'entreprise. Cela permet de s'assurer que tous les détails sont pris en compte et que les invitations sont envoyées correctement.

Suivi des réponses aux invitations

Un délégué peut suivre les réponses aux invitations envoyées au nom d'un manager. Cela permet de gérer efficacement les événements et d'ajuster les plans en fonction des disponibilités des participants.

Ajustement des autorisations d'accès

Un manager peut ajuster les autorisations d'accès à son calendrier délégué pour s'assurer que seules les personnes appropriées ont accès à des informations sensibles, en utilisant l'interface de gestion des autorisations.

Glossaire :

Calendrier en délégation

Un calendrier qui permet à une personne (délégué) de gérer les événements et les rendez-vous au nom d'une autre personne (propriétaire du calendrier).

Délégué

Une personne qui a reçu l'autorisation de gérer le calendrier d'un autre utilisateur, comme un collègue ou un manager.

Propriétaire du calendrier

La personne qui possède le calendrier et qui a la capacité de déléguer l'accès à d'autres utilisateurs.

Invitation

Un message envoyé aux participants pour les informer d'un événement programmé, leur permettant d'accepter ou de refuser l'invitation.

Mise à jour

Un changement apporté à un événement existant, qui doit être envoyé aux participants pour les informer des modifications.

Interface de gestion des autorisations

Un outil dans Outlook qui permet de gérer les niveaux d'accès et les autorisations des utilisateurs sur un calendrier partagé.

00:00:08

créer des événements et gérer des rendez-vous au nom de quelqu'un d'autre,

00:00:12

comme un collègue ou un manager.

00:00:14

Vous recevrez un message vous informant que vous avez été ajouté

00:00:17

en tant que déléguée sur le calendrier d'une autre personne.

00:00:21

Dans cet e-mail, cliquez sur le bouton acceptez

00:00:24

pour finaliser la délégation.

00:00:27

Une fois cela fait

00:00:29

le bouton affiché, le calendrier apparaîtra.

00:00:31

Cliquez dessus pour accéder directement au calendrier délégué.

00:00:35

Maintenant que vous avez accepté,

00:00:37

vous pouvez à tout moment consulter le calendrier délégué,

00:00:42

aller dans mes calendriers sur la barre latérale à gauche

00:00:46

et sélectionner le nom du propriétaire.

00:00:49

S'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur ajouter un calendrier

00:00:54

puis rechercher l'utilisateur dans l'annuaire pour l'ajouter manuellement.

00:00:58

Créer un nouvel événement

00:01:01

dans la fenêtre de création juste à droite du bouton envoyé,

00:01:05

vous trouverez un menu déroulant

00:01:08

assurez-vous que le nom du propriétaire du calendrier délégué est sélectionné.

00:01:12

Cela garantit que l'événement sera bien créé au nom de cette personne.

00:01:18

Ensuite, remplissez les détails habituels.

00:01:22

Cliquez sur Envoyer.

00:01:24

Les participants recevront l'invitation comme si elle provenait directement

00:01:27

de la personne qui vous a délégué son agenda

00:01:30

pour suivre les réponses des participants.

00:01:33

Sélectionner l'événement Dans le calendrier,

00:01:36

vous verrez les réponses des invités,

00:01:38

acceptation, refus ou en attente.

00:01:42

En tant que délégué,

00:01:44

vous pouvez également modifier ou annuler l'événement si nécessaire.

00:01:48

Pour modifier l'événement sélectionnez-le,

00:01:50

apportez les modifications puis cliquez sur Envoyez la mise à jour

00:01:55

pour annuler un événement sélectionnez-le et cliquez sur Annuler.

00:02:00

Tous les participants seront notifiés automatiquement.

00:02:04

Si vous devez révoquer ou ajuster

00:02:05

les autorisations d'accès au calendrier délégué,

00:02:08

vous pouvez le faire via l'interface de gestion des autorisations.

00:02:12

Pour y accéder, faites un clic droit sur le calendrier et choisissez

00:02:16

partage et autorisation.

00:02:19

Vous pouvez ensuite ajuster les niveaux d'accès

00:02:21

ou retirer un délégué existant en cliquant sur

00:02:24

la corbeille à la droite de chaque utilisateur.

00:02:28

Et voilà,

00:02:29

vous savez maintenant comment gérer un calendrier en délégation.

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