Outlook Online - Créer ou modifier un Groupe sur Outlook Online Tutoriels

Apprenez à créer ou modifier un Groupe sur Outlook Online dans un environnement professionnel avec Microsoft 365. Découvrez comment utiliser le menu thème art online et tous les outils disponibles pour créer un groupe, choisir la confidentialité et abonner des membres.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de ce tutoriel est d'apprendre à créer et modifier un groupe sur Outlook Online, en utilisant les fonctionnalités disponibles dans l'interface de l'application.

Chapitres :

Introduction
Bienvenue dans ce tutoriel qui vous guidera à travers le processus de création et de modification d'un groupe sur Outlook Online. Ce guide est conçu pour vous aider à naviguer dans l'interface et à utiliser efficacement les outils disponibles.
Accéder à Outlook Online
Pour commencer, ouvrez le menu 'Thème Art Online' situé en haut à gauche de votre écran. Positionnez le curseur de votre souris sur ce menu pour afficher les programmes disponibles. Cliquez sur l'application 'Courrier' pour ouvrir la fenêtre d'Outlook.
Afficher les groupes
Si vous ne voyez pas les groupes, cliquez sur le dossier avec la petite flèche vers la gauche pour faire apparaître tous les dossiers, y compris les groupes existants. Vous pourrez ainsi visualiser les différents groupes déjà créés.
Créer un nouveau groupe
Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le petit symbole '+' qui apparaîtra. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous permettant de nommer votre groupe. Par exemple, vous pouvez nommer le groupe 'Ressources Humaines'. En dessous, vous pouvez choisir un ID de groupe, qui sera par défaut basé sur le nom que vous avez choisi.
Personnaliser le groupe
Ajoutez une description pour donner un aperçu de l'objectif du groupe. Vous pouvez également modifier la confidentialité du groupe pour vous assurer que seules les personnes concernées y aient accès. Cliquez sur le paramètre de confidentialité, qui est par défaut 'Public', et sélectionnez 'Privé'.
Langue de notification
Si vous travaillez à l'international, vous pouvez choisir une langue de notification différente en cliquant sur le menu déroulant. Par défaut, la langue sera le français. Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur 'Valider'.
Abonnement des membres
Avant de finaliser la création du groupe, vous avez la possibilité d'abonner les nouveaux membres pour qu'ils reçoivent des notifications des conversations dans leur boîte de réception. Cochez la case correspondante pour activer cette option.
Finaliser la création du groupe
Pour valider la création du groupe, cliquez sur le bouton 'Créer' en haut de la fenêtre. Vous aurez alors la possibilité d'ajouter directement des membres ou de le faire plus tard, ce qui peut être utile pour préparer le contenu du groupe.
Ajouter des membres
Pour ajouter un membre, sélectionnez le nom ou l'adresse email du destinataire dans l'encart prévu à cet effet. Une fois l'adresse trouvée, cliquez sur 'Ajouter' pour l'inclure dans le groupe. Les membres recevront des notifications à leur adresse email.
Modifier un groupe
Pour modifier un groupe existant, cliquez sur le nom du groupe. En haut à droite de la fenêtre, vous trouverez une petite roue dentée. En cliquant dessus, vous pourrez modifier les membres, consulter les détails du groupe ou quitter le groupe.
Conclusion
Vous savez maintenant comment créer et modifier un groupe sur Outlook Online. Ces compétences vous permettront de mieux gérer vos communications et collaborations au sein de votre organisation.

FAQ :

Comment créer un groupe sur Outlook Online?

Pour créer un groupe sur Outlook Online, ouvrez l'application, cliquez sur le bouton '+' pour ajouter un nouveau groupe, nommez-le, ajoutez une description, choisissez la confidentialité, sélectionnez la langue de notification, et cliquez sur 'Créer'.

Comment modifier un groupe existant sur Outlook Online?

Pour modifier un groupe, cliquez sur le nom du groupe, puis sur l'icône de la roue dentée en haut à droite pour accéder aux options de modification des membres, des détails du groupe ou pour quitter le groupe.

Qu'est-ce que la confidentialité d'un groupe?

La confidentialité d'un groupe détermine qui peut voir et accéder aux informations du groupe. Vous pouvez choisir entre 'public' (accessible à tous) et 'privé' (accessible uniquement aux membres).

Comment ajouter des membres à un groupe sur Outlook Online?

Pour ajouter des membres, après avoir créé le groupe, vous pouvez entrer le nom ou l'adresse email des destinataires dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur 'Ajouter'.

Quelles sont les notifications envoyées aux membres d'un groupe?

Les membres d'un groupe reçoivent des notifications par email concernant les nouvelles conversations et activités au sein du groupe, si l'option d'abonnement est activée.

Quelques cas d'usages :

Gestion des ressources humaines

Les équipes des ressources humaines peuvent créer un groupe sur Outlook Online pour centraliser les communications concernant les recrutements, les formations et les événements d'entreprise, facilitant ainsi la collaboration et le partage d'informations.

Projets d'équipe

Les équipes de projet peuvent utiliser des groupes Outlook pour coordonner les tâches, partager des documents et recevoir des mises à jour en temps réel, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.

Communication inter-départementale

Les départements d'une entreprise peuvent créer des groupes pour faciliter la communication entre eux, permettant un échange d'idées et de ressources, et réduisant les silos d'information.

Formation et développement

Les formateurs peuvent créer des groupes pour les sessions de formation, permettant aux participants de poser des questions, de partager des ressources et de recevoir des notifications sur les prochaines sessions.

Gestion des événements

Les organisateurs d'événements peuvent créer un groupe pour coordonner les détails de l'événement, assigner des tâches aux membres et s'assurer que tout le monde est informé des mises à jour importantes.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de messagerie et de gestion d'informations personnelles proposée par Microsoft, accessible via un navigateur web.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs dans Outlook qui peuvent collaborer, partager des informations et recevoir des notifications ensemble.

Confidentialité

Le niveau de sécurité d'un groupe qui détermine qui peut voir ou accéder aux informations du groupe. Les options incluent 'public' et 'privé'.

ID de groupe

Un identifiant unique attribué à un groupe, généralement basé sur le nom du groupe.

Notifications

Des alertes envoyées aux membres du groupe concernant les nouvelles conversations ou activités au sein du groupe.

Abonnement

Une option permettant aux membres de recevoir des notifications par email concernant les activités du groupe.

Roue dentée

Un symbole d'engrenage utilisé dans les interfaces utilisateur pour accéder aux paramètres ou options de configuration.

00:00:25

Je clique donc dessus afin d'ouvrir la fenêtre Outlook courrier.

00:00:29

Par défaut vous retrouverez peut-être sur une page qui ne vous permet pas de voir les groupes dans ce cas je vous invite à cliquer sur le dossier avec la petite flèche vers la gauche afin de faire apparaître tous les dossiers ce qui comptera également les groupes?

00:00:45

Comme le constater ici il y a différents groupes déjà existants pour créer un nouveau groupe il vous suffit de cliquer sur le petit plus.

00:00:53

Une fenêtre va apparaitre il va vous permettre de choisir un ans je vais donc ici cliquez avec mon curseur de souris toujours et je vais nommer le groupe en question là il s'agira d'un groupe qui va se nommer ressources humaines je tape donc ici le mot où les mots afin de correspondre non?

00:01:12

En dessous il vous sera possible de choisir votre idgroup par défaut il s'agira des éléments contenus dans le nom.

00:01:20

Pour personnaliser le groupe ajouter une description afin de donner un aperçu de à quoi sert le groupe en question?

00:01:29

Une fois saisie vous allez pouvoir modifier la confidentialité afin de vous assurer que toutes les personnes concernées auront accès groupe mais surtout que les personnes non concernées n'aient pas accès au groupe donc je clique ici sur le nom de confidentialité actuellement public et je peux choisir de le mettre en privé.

00:01:48

Enfin vous pouvez choisir la langue de notification liée au groupe si vous travailler à l'international pouvez sélectionner une langue autre que le français simplement en cliquant dessus par défaut je vais laisser la langue française et ensuite je vais pouvoir valider.

00:02:05

Avant de valider il vous est possible de abonnés les nouveaux membres afin qu'il soit notifié des conversations dans le groupe dans leur boîte de réception si vous choisissez cette option quoi j'ai simplement la case afin de valider le abonnement?

00:02:18

Enfin pour valider la création du groupe cliquez tout en haut sur le bouton créer et la création du groupe se fera immédiatement.

00:02:26

Vous est possible d'ajouter directement les membres du groupe souhaité ou bien revenir par la suite.

00:02:32

Cela peut-être très utile si vous êtes amené à préparer le contenu du groupe avant même de recevoir les premiers membres.

00:02:40

Bah je vais ajouter un nouveau membre je vais donc ici sélectionné dans l'encart le nom ou l'adresse Email du destinataire là il s'agira du compte de démonstration stagiaire de par exemple une fois l'adresse Email retrouvait où le sélectionnés pour pouvoir l'ajouter pouvez faire ainsi avec les différents membres du groupe une fois ajouter cliquez sur ajouter tout simplement.

00:03:05

Maintenant que le groupe est créé les personnes membres du groupe recevront les notifications avec cet email qui sera directement envoyé dans la boite de réception?

00:03:16

Pour modifier un groupe sur Outlook online il vous suffit simplement de cliquer sur le groupe en question là je positionnement curseur sur le nom d'un groupe.

00:03:24

Tout en haut à droite de la fenêtre vous retrouverez la petite roue dentée.

00:03:29

Je positionne maintenant le curseur au niveau de la roue dentée ou de la petite flèche vous voyez que vous pouvez modifier les membres.

00:03:37

Consulter les détails de ce groupe ou bien tout simplement le quitter.

00:03:41

Désormais vous savez comment créer ou modifier un groupe sur Outlook online.

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