OneDrive - Éviter les partages abusifs des documents Tutoriels

Découvrez comment éviter les partages abusifs de documents avec OneDrive. Apprenez à sélectionner l'option de partage des personnes spécifiques pour limiter l'accès à votre document et empêcher les partages indésirables. Améliorez la sécurité de vos fichiers grâce à ces astuces.

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Objectifs :

Comprendre comment partager un document sur OneDrive de manière sécurisée, en limitant les droits d'accès et de modification pour les collaborateurs.

Chapitres :

  1. Introduction au partage de documents sur OneDrive
    Dans cette section, nous allons explorer les différentes méthodes de partage de documents via OneDrive. L'objectif est de garantir que vos documents ne soient pas partagés de manière inappropriée par vos collaborateurs.
  2. Options de partage sécurisées
    Lors du premier partage de votre document, il est crucial de sélectionner l'option de partage avec des personnes spécifiques. Cela permet de restreindre l'accès uniquement aux individus que vous avez choisis, qu'ils soient internes ou externes à votre organisation. Ces personnes ne pourront pas partager le document à leur tour.
  3. Bloquer le téléchargement et la modification
    Pour renforcer la sécurité de votre document, vous avez la possibilité de bloquer le téléchargement. Cela empêche les tiers de récupérer le document sur leur appareil. En activant cette option, vos collaborateurs pourront uniquement consulter le document sans pouvoir le modifier ou le télécharger.
  4. Gestion des liens de partage précédents
    Il est important de noter que si vous avez déjà partagé votre document avec des options de partage plus flexibles, vous devez désactiver ces liens pour éviter tout accès non désiré. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier le document.
  5. Conclusion
    En suivant ces étapes, vous pouvez partager vos documents sur OneDrive de manière sécurisée, en protégeant vos informations sensibles contre un partage intempestif. Assurez-vous de toujours vérifier les paramètres de partage avant de diffuser vos documents.

FAQ :

Comment partager un document sur OneDrive?

Pour partager un document sur OneDrive, ouvrez le document, cliquez sur l'option de partage, puis sélectionnez 'Personnes spécifiques' pour choisir qui peut y accéder. Vous pouvez également définir des permissions pour la consultation ou la modification.

Puis-je empêcher le téléchargement d'un document partagé?

Oui, lors du partage d'un document sur OneDrive, vous pouvez choisir de bloquer le téléchargement. Cela signifie que les utilisateurs pourront uniquement consulter le document sans pouvoir le télécharger sur leur appareil.

Que faire si j'ai déjà partagé un document avec des options plus souples?

Si vous avez partagé un document avec des options de partage plus larges, vous devez désactiver ces liens pour restreindre l'accès. Cela peut être fait dans les paramètres de partage du document.

Quelles sont les différences entre le partage interne et externe?

Le partage interne concerne les utilisateurs au sein de votre organisation, tandis que le partage externe permet d'inclure des utilisateurs en dehors de votre organisation. Les options de partage peuvent varier selon le type d'utilisateur.

Comment s'assurer que mes collaborateurs ne repartagent pas le document?

Pour éviter que vos collaborateurs ne repartagent le document, utilisez l'option de partage 'Personnes spécifiques' et désactivez les permissions de partage lors de la configuration du partage.

Quelques cas d'usages :

Partage sécurisé de documents sensibles

Dans une entreprise, le partage de documents sensibles comme des contrats ou des informations financières peut être effectué via OneDrive en utilisant l'option de partage 'Personnes spécifiques'. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations, réduisant ainsi le risque de fuite de données.

Collaboration sur des projets

Les équipes peuvent collaborer sur des projets en partageant des documents via OneDrive. En bloquant le téléchargement et la modification, les responsables de projet peuvent s'assurer que les documents restent intacts tout en permettant aux membres de l'équipe de consulter les informations nécessaires.

Gestion des accès aux documents

Les responsables peuvent gérer les accès aux documents en désactivant les liens de partage précédemment créés. Cela est particulièrement utile lors de la mise à jour des permissions d'accès après un changement de personnel ou de projet.

Formation et partage de ressources

Lors de sessions de formation, les formateurs peuvent partager des ressources via OneDrive en limitant l'accès aux participants. Cela permet de s'assurer que seuls les participants de la formation peuvent consulter les documents sans risque de partage non autorisé.

Prévention des fuites d'informations

Les entreprises peuvent utiliser OneDrive pour partager des documents tout en empêchant le téléchargement et la modification. Cela aide à prévenir les fuites d'informations sensibles, en particulier lors de la collaboration avec des partenaires externes.

Glossaire :

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder, partager et synchroniser des fichiers et des documents sur le cloud.

Partage de document

Le processus de rendre un document accessible à d'autres utilisateurs, leur permettant de le consulter ou de le modifier selon les permissions accordées.

Personnes spécifiques

Une option de partage qui permet à l'utilisateur de sélectionner uniquement certaines personnes qui auront accès à un document, limitant ainsi l'accès à d'autres.

Téléchargement

L'action de transférer un fichier d'un serveur ou d'un service de stockage en ligne vers un appareil local, comme un ordinateur ou un smartphone.

Modification

Le processus d'apporter des changements à un document, y compris l'ajout, la suppression ou la modification de contenu.

Liens de partage

Des URL générées pour permettre l'accès à un document partagé, qui peuvent être configurées avec différentes permissions.

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Nous avons vu les différentes
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façons de partager facilement
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un document grâce à onedrive.
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Mais comment vous assurer que celui-ci
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ne sera pas repartagé de manière
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intempestive par vos collaborateurs ?
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Lors du premier partage de votre document,
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sélectionnez l'option de partage des
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personnes spécifiques pour que seules
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les personnes que vous avez choisies
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puissent consulter et modifier le document.
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Vous pouvez cibler aussi bien des personnes
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internes qu'externes à votre organisation,
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mais elles ne pourront pas
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partager à leur tour le document.
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Vous pouvez également bloquer le
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téléchargement du document pour empêcher
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des tiers de le récupérer sur leur poste.
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Notez qu'il vous faudra interdire
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la modification du document pour
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pouvoir activer cette option.
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Vos collaborateurs pourront
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donc uniquement le consulter,
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mais ne pourront ni apporter de
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modification ni le télécharger.
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Attention,
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si vous avez déjà partagé votre document
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au préalable avec des options plus souples,
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veillez à désactiver ces liens.

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