Outlook - Gestion des pièces jointes Tutoriels

Découvrez dans cette vidéo comment gérer efficacement vos pièces jointes sur Outlook ! Apprenez à joindre des fichiers facilement, que ce soit depuis votre ordinateur ou One Drive, et explorez les options de partage et de permissions. Ne laissez plus vos fichiers dans l'ombre, maîtrisez vos communications dès maintenant avec nos conseils pratiques !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Apprendre à ajouter des pièces jointes dans vos messages Outlook de manière rapide et efficace.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer les différentes méthodes pour ajouter des pièces jointes à vos messages dans Outlook. Que ce soit pour partager des documents importants ou des fichiers multimédias, savoir comment joindre des fichiers est essentiel pour une communication efficace.
Création d'un nouveau message
Pour commencer, ouvrez Outlook et rédigez un nouveau message. Cela se fait en cliquant sur le bouton 'Nouveau message'. Une fois que vous avez ouvert la fenêtre de composition, vous serez prêt à insérer des pièces jointes.
Accéder à l'onglet Insérer
Dans la fenêtre de message, dirigez-vous vers l'onglet 'Insérer' situé à gauche du ruban. Cet onglet contient toutes les options nécessaires pour ajouter des fichiers à votre message.
Joindre un fichier
Sous l'onglet 'Insérer', vous trouverez la fonctionnalité 'Joindre un fichier'. Cliquez sur la petite flèche à côté de cette option pour ouvrir un menu déroulant avec plusieurs choix.
Options de fichiers
Vous aurez plusieurs options pour joindre des fichiers :
Partager un lien
Une fois que vous avez sélectionné un fichier, vous pouvez soit l'attacher directement à votre message, soit partager un lien vers le fichier. Si le fichier est stocké sur un cloud d'entreprise, des restrictions de partage peuvent s'appliquer pour des raisons de sécurité.
Gestion des accès
Si vous choisissez d'envoyer un lien, vous devrez gérer les accès en cliquant sur le fichier, puis sur 'Gérer l'accès'. Vous pouvez définir les paramètres d'autorisation pour votre destinataire, tels que :
Restrictions de partage
Notez que ces paramètres d'autorisation s'appliquent que votre destinataire fasse ou non partie de votre organisation. Une fois que vous avez choisi le type d'autorisation, cliquez sur 'Appliquer' puis envoyez votre message.
Envoi de pièces jointes
Si une fenêtre apparaît indiquant que votre destinataire ne pourra pas accéder au lien, vous devrez alors envoyer le fichier en pièce jointe directement dans votre email. Cela peut être nécessaire si votre administrateur a restreint l'envoi de liens vers des fichiers stockés dans le cloud pour les destinataires externes.
Chargement et partage de fichiers
Une autre fonctionnalité disponible est 'Charger et partager', qui vous permet de sélectionner un fichier sur votre ordinateur et de le charger sur votre One Drive pour le partager. Vous pouvez choisir l'emplacement de stockage en cliquant sur 'Modifier l'emplacement', créer un nouveau dossier, le renommer, puis valider en appuyant sur 'Entrée' avant de cliquer sur 'Charger'.
Conclusion
Vous connaissez maintenant les différentes options permettant l'envoi de pièces jointes dans Outlook. Gardez à l'esprit que les restrictions de fichiers mentionnées précédemment s'appliqueront toujours pour les destinataires en dehors de votre organisation. Pour les membres de votre organisation, les paramètres d'autorisation peuvent être définis en cliquant à nouveau sur 'Les destinataires peuvent modifier'.

FAQ :

Comment ajouter une pièce jointe dans Outlook ?

Pour ajouter une pièce jointe dans Outlook, commencez par rédiger un nouveau message, puis cliquez sur l'onglet 'Insérer' dans le ruban. Sélectionnez 'Joindre un fichier' et choisissez le fichier que vous souhaitez ajouter depuis votre ordinateur ou OneDrive.

Quelles sont les options pour joindre un fichier dans Outlook ?

Les options pour joindre un fichier dans Outlook incluent : parcourir votre ordinateur pour sélectionner un fichier local, choisir un fichier depuis OneDrive, ou sélectionner un fichier récemment consulté.

Que faire si mon destinataire ne peut pas accéder au lien partagé ?

Si votre destinataire ne peut pas accéder au lien, vous devrez lui envoyer le fichier en pièce jointe directement dans votre e-mail, surtout si des restrictions de partage sont appliquées.

Comment gérer les autorisations de partage d'un fichier ?

Pour gérer les autorisations de partage d'un fichier, cliquez sur le fichier dans OneDrive, puis sur 'Gérer l'accès'. Vous pouvez choisir les paramètres d'autorisation que vous souhaitez accorder à votre destinataire.

Qu'est-ce que OneDrive et comment l'utiliser avec Outlook ?

OneDrive est un service de stockage en ligne qui vous permet de sauvegarder et de partager des fichiers. Dans Outlook, vous pouvez joindre des fichiers stockés sur OneDrive à vos e-mails, facilitant ainsi le partage de documents volumineux.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent utiliser Outlook pour partager des documents importants via des pièces jointes ou des liens OneDrive, facilitant ainsi la collaboration sur des projets communs.

Envoi de rapports financiers

Un analyste financier peut envoyer des rapports mensuels à ses supérieurs en utilisant Outlook pour joindre des fichiers Excel ou PDF, garantissant que les informations sont facilement accessibles et sécurisées.

Gestion des autorisations pour les fichiers sensibles

Un responsable des ressources humaines peut partager des documents sensibles avec des membres de l'équipe tout en gérant les autorisations d'accès, s'assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les fichiers.

Utilisation de OneDrive pour le stockage de fichiers

Une entreprise peut utiliser OneDrive pour stocker des fichiers importants et les partager via Outlook, permettant aux employés d'accéder aux documents depuis n'importe où tout en respectant les politiques de sécurité de l'entreprise.

Glossaire :

Pièces jointes

Fichiers ou documents ajoutés à un message électronique pour être envoyés avec celui-ci.

Outlook

Un logiciel de gestion d'e-mails développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des messages électroniques.

Ruban

Interface graphique dans les applications Microsoft, qui regroupe les outils et fonctionnalités en onglets.

OneDrive

Service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant de sauvegarder et de partager des fichiers dans le cloud.

Cloud

Technologie permettant de stocker et d'accéder à des données sur Internet plutôt que sur un disque dur local.

Gestion de l'accès

Fonctionnalité permettant de définir qui peut voir ou modifier un fichier partagé, souvent utilisée pour des raisons de sécurité.

Paramètres d'autorisation

Options qui déterminent les droits d'accès d'un utilisateur à un fichier, comme 'peut modifier', 'peut uniquement consulter', ou 'peut afficher mais pas télécharger'.

Chargé et partagé

Fonctionnalité permettant de télécharger un fichier sur OneDrive pour le partager avec d'autres utilisateurs.

00:00:06

jointes rapidement dans vos messages Outlook.

00:00:09

Commencez par rédiger un nouveau message,

00:00:11

puis cliquez sur l'onglet Insérer tout à gauche du ruban.

00:00:14

Vous retrouverez la fonctionnalité.

00:00:16

Joindre un fichier,

00:00:18

cliquez sur la petite flèche afin d'ouvrir le menu déroulant.

00:00:21

Plusieurs options vous sont alors proposées.

00:00:23

Parcourir cet ordinateur vous permettra de sélectionner un fichier de votre choix

00:00:27

stocké localement sur votre ordinateur.

00:00:31

L'option One Drive

00:00:32

permet de choisir un fichier dans votre espace cloud personnel ou d'entreprise.

00:00:37

Vous pouvez sélectionner un fichier récemment consulté,

00:00:40

choisir un fichier présent sur votre espace de stockage en

00:00:43

ligne ou un fichier que l'on aurait partagé avec vous.

00:00:47

Une fois le fichier sélectionné,

00:00:49

vous pourrez joindre le fichier directement dans votre message

00:00:52

ou alors partager le lien avec votre destinataire.

00:00:55

Si vous choisissez d'envoyer le lien et que

00:00:57

le fichier est stocké sur un cloud d'entreprise,

00:01:00

une restriction de partage peut être appliquée par sécurité.

00:01:04

Vous devrez alors cliquer sur le fichier, puis sur gérer l'accès

00:01:08

ou alors sur

00:01:09

les destinataires peuvent modifier et choisir dans le menu déroulant

00:01:14

les paramètres d'autorisation que vous accordez à votre destinataire,

00:01:17

à savoir peut modifier,

00:01:19

peut uniquement consulter

00:01:21

ou enfin

00:01:22

peut afficher mais pas télécharger.

00:01:25

Ces paramètres sont à sélectionner que votre destinataire

00:01:28

fasse ou non partie de votre organisation.

00:01:30

Une fois choisi le type d'autorisation, cliquez sur Appliquez,

00:01:34

puis envoyez votre message.

00:01:37

Si une fenêtre vous indique que votre destinataire ne pourra accéder au lien,

00:01:41

vous devrez alors lui envoyer en pièce jointe directement dans votre mail.

00:01:46

Votre administrateur.

00:01:47

Système ayant restreint l'envoi de liens de fichiers stockés dans le cloud de

00:01:51

l'entreprise envers les destinataires qui ne

00:01:53

font pas partie de votre organisation.

00:01:55

La dernière fonctionnalité présente dans le menu

00:01:58

joindre un fichier

00:01:59

se nomme

00:02:00

chargé et partagé

00:02:02

qui vous permet de sélectionner un fichier sur votre ordinateur et

00:02:05

de le charger sur votre One Drive afin de le partager.

00:02:08

Vous pouvez alors choisir l'emplacement ou votre fichier

00:02:11

sera stocké en cliquant sur modifier l'emplacement,

00:02:14

puis éventuellement en créant un nouveau dossier,

00:02:18

renommer ce dossier puis validez en appuyant sur entrée et enfin,

00:02:22

cliquez sur Charger.

00:02:23

Vous pouvez désormais envoyer votre message,

00:02:25

mais prenez en compte que les restrictions de fichiers précédemment évoquées

00:02:29

seront là encore valables pour les destinataires

00:02:31

qui sont en dehors de votre organisation.

00:02:35

Les paramètres d'autorisation pour les membres

00:02:37

de votre organisation seront par contre

00:02:39

à définir en cliquant une nouvelle fois sur les destinataires peuvent modifier.

00:02:44

Et voilà,

00:02:45

vous connaissez désormais les différentes options

00:02:47

permettant l'envoi de pièces jointes.

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