Outlook - Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement Tutoriels

Vous souhaitez optimiser votre organisation avec Outlook ? Découvrez comment modifier ou supprimer facilement vos rendez-vous, réunions et événements ! Avec des conseils pratiques sur la vérification des disponibilités, l'ajout de participants et la gestion des séries d'événements, cette vidéo est un incontournable pour améliorer votre gestion du temps. Ne manquez pas ces astuces précieuses !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à modifier un rendez-vous, une réunion ou un événement existant dans un calendrier, en utilisant des outils de planification pour assurer la disponibilité de tous les participants.

Chapitres :

Introduction à la modification d'un rendez-vous
Dans cette section, nous allons explorer comment modifier un rendez-vous, une réunion ou un événement existant. La gestion efficace des réunions est essentielle pour garantir la disponibilité de tous les participants et optimiser le temps de chacun.
Étapes pour modifier un événement
Pour commencer, suivez ces étapes simples : 1. Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez ajuster. 2. Avant de modifier l'heure ou la date, vérifiez les disponibilités de vos collaborateurs en cliquant sur l'onglet 'Assistant planification'. 3. Cela vous permettra de voir les créneaux où tous les participants sont disponibles.
Ajustement de l'heure et de la date
Une fois que vous avez trouvé un créneau adapté, vous pouvez ajuster l'heure et la date de la réunion. Vous avez deux options : - Modifier directement ici. - Cliquer sur l'onglet 'Événement' pour enlever, ajouter des participants ou ajouter des notes supplémentaires.
Envoi des modifications
Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur 'Envoyer'. Cette mise à jour sera envoyée à tous les participants pour les informer des changements.
Modification rapide via le calendrier
Lorsque l'affichage de votre calendrier est par semaine, vous pouvez également modifier la date et l'heure d'une réunion en utilisant la méthode de clic-glisser sur les bordures pour augmenter ou réduire les créneaux. Il est aussi possible d'appliquer des modifications avec un simple clic gauche, puis cliquer sur 'Modifier'.
Options de modification avancées
Vous avez le choix de modifier la date, les heures, de créer une série de rendez-vous, réunions ou événements, et d'ajouter un rappel. Si vous modifiez des éléments faisant partie d'une série périodique, vous aurez la possibilité de choisir de modifier cet événement en particulier, toute la série d'événements ou les prochains événements de la série.
Gestion des événements sur le calendrier
Les événements prévus toute la journée s'affichent sous forme de temps libre sur le calendrier. Vous pouvez modifier un événement en réunion en décochant l'option 'journée entière'. Pour supprimer un rendez-vous, une réunion ou un événement, faites un clic gauche puis supprimez. L'événement sera marqué comme annulé sur le calendrier des participants.
Reprogrammation d'un événement annulé
Si plus tard vous souhaitez reprogrammer l'événement, faites afficher le calendrier d'un des participants pour trouver l'événement annulé. Faites un double clic gauche, puis cliquez sur 'Dupliquez l'événement' pour le reprogrammer.

FAQ :

Comment modifier un rendez-vous dans mon calendrier?

Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez ajuster, vérifiez les disponibilités des participants via l'Assistant planification, puis ajustez l'heure et la date. N'oubliez pas de cliquer sur 'Envoyer' pour informer tous les participants des changements.

Qu'est-ce que l'Assistant planification?

L'Assistant planification est un outil qui vous permet de voir les créneaux où tous les participants sont disponibles, facilitant ainsi la planification de réunions.

Comment supprimer un événement de mon calendrier?

Pour supprimer un événement, faites un clic gauche sur l'événement que vous souhaitez annuler, puis sélectionnez 'Supprimer'. L'événement sera marqué comme annulé sur le calendrier des participants.

Puis-je modifier plusieurs événements à la fois?

Oui, si vous modifiez un élément faisant partie d'une série périodique, vous aurez la possibilité de choisir de modifier cet événement en particulier, toute la série d'événements, ou seulement les prochains événements de la série.

Comment reprogrammer un événement annulé?

Pour reprogrammer un événement annulé, affichez le calendrier d'un des participants, trouvez l'événement annulé, faites un double clic gauche, puis cliquez sur 'Dupliquez l'événement' pour le reprogrammer.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez l'Assistant planification pour organiser des réunions d'équipe en vérifiant les disponibilités de tous les membres. Cela permet d'optimiser le temps et d'assurer la présence de tous les participants.

Gestion d'événements récurrents

Pour les événements récurrents comme les réunions hebdomadaires, utilisez la fonction de série périodique pour créer un calendrier cohérent. Cela aide à maintenir une structure et à éviter les oublis.

Annulation et reprogrammation d'événements

En cas d'annulation d'un événement, utilisez la fonction de duplication pour reprogrammer rapidement l'événement à une date ultérieure, ce qui facilite la gestion des changements de dernière minute.

Optimisation de la gestion du temps

En utilisant le cliquet-glisser pour ajuster les horaires des réunions, vous pouvez rapidement réorganiser votre emploi du temps, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.

Glossaire :

rendez-vous

Un rendez-vous est une rencontre planifiée entre deux ou plusieurs personnes, souvent pour discuter d'un sujet spécifique ou pour réaliser une tâche.

réunion

Une réunion est un rassemblement de personnes pour discuter de sujets d'intérêt commun, souvent dans un cadre professionnel.

événement

Un événement est une activité planifiée qui peut inclure des réunions, des conférences, des séminaires, etc.

Assistant planification

L'Assistant planification est un outil qui aide à vérifier les disponibilités des participants pour organiser des réunions.

créneau

Un créneau est une période de temps spécifique où une activité, comme une réunion, peut être programmée.

cliquet-glisser

Le cliquet-glisser est une méthode d'interaction avec l'interface utilisateur qui permet de sélectionner et de déplacer des éléments en maintenant le bouton de la souris enfoncé.

série périodique

Une série périodique est un ensemble d'événements qui se répètent à intervalles réguliers, comme des réunions hebdomadaires.

rappel

Un rappel est une notification qui informe un utilisateur d'un événement à venir, comme une réunion ou un rendez-vous.

annulé

Un événement annulé est un événement qui a été supprimé du calendrier et n'aura pas lieu.

dupliquer

Dupliquer un événement signifie créer une copie d'un événement existant, souvent pour le reprogrammer.

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une réunion ou un événement existant.

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Pour cela,

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double clique sur l'élément que vous souhaitez ajuster

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avant de modifier l'heure ou la date.

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Vérifiez les disponibilités de vos collaborateurs

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en cliquant sur l'onglet Assistant planification.

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Cela vous permettra de voir les créneaux

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où tous les participants sont disponibles.

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Une fois que vous avez trouvé un créneau adapté,

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vous pouvez ajuster l'heure et la date de la

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réunion ici ou cliquer sur l'onglet événement pour enlever,

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ajouter des participants ou ajouter des notes supplémentaires.

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Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur envoyer.

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Cette mise à jour sera envoyée à

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tous les participants pour les informer des changements

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lorsque l'affichage de votre calendrier est par semaine,

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Vous pouvez également modifier la date et

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l'heure d'une réunion en faisant un cliquet.

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Glisser sur les bordures pour augmenter ou réduire les créneaux.

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Il est aussi possible d'appliquer des modifications avec un simple clic gauche,

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puis cliquer sur Modifier.

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Vous avez le choix de modifier la date, les heures,

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créer une série de rendez vous, réunions ou événements. Et d'ajouter un rappel.

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Si vous modifiez des éléments faisant partie d'une série périodique,

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vous aurez la possibilité de choisir de modifier cet événement, en particulier

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toute la série d'événements ou les prochains événements de la série.

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Les événements prévus toute la journée s'affichent sous forme de temps libre.

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Sur le calendrier.

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Vous pouvez modifier un événement en

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réunion en décochant l'option journée entière

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pour supprimer un rendez-vous, une réunion ou un événement.

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Faites un clic gauche, puis supprimez.

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L'événement sera marqué comme annulé sur le calendrier des participants.

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Si plus tard vous souhaitez reprogrammer l'événement,

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faites afficher le calendrier d'un des participants.

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Pour trouver l'évènement annulé,

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faites un double clic gauche puis cliquez sur Dupliquez l'évènement.

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