Outlook - Organiser dans des dossiers Tutoriels

Découvrez les astuces incontournables pour organiser vos messages dans Outlook ! Ce tutoriel vous montre comment créer des dossiers, les classer facilement et même automatiser le classement de vos mails. Ne perdez plus jamais un message et optimisez votre productivité. Plongez dès maintenant dans cette découverte fascinante d'Outlook !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à organiser vos messages dans Outlook en créant des dossiers et des sous-dossiers, en ajoutant des messages à vos favoris, et en automatisant le classement des messages à l'aide de règles.

Chapitres :

Introduction à l'organisation des messages
Dans cette vidéo, nous allons explorer différentes méthodes pour organiser vos messages dans Outlook. Cela vous permettra de classer, archiver, ou simplement de retrouver vos messages plus facilement.
Création de dossiers
Pour commencer, vous pouvez créer un nouveau dossier. Voici les étapes à suivre : 1. Faites un clic droit sur votre boîte de réception. 2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Créer un sous-dossier'. 3. Tapez le nom que vous souhaitez donner au dossier et validez avec la touche 'Entrée'. Votre dossier est maintenant créé, bien qu'il ne contienne aucun message pour le moment.
Classement des messages
Pour classer vos messages, sélectionnez un ou plusieurs messages et faites-les glisser directement dans le dossier que vous avez créé. Vous pouvez également créer des sous-dossiers en répétant les mêmes étapes que pour la création d'un dossier principal.
Ajout aux favoris
Pour faciliter l'accès à vos dossiers les plus consultés, vous pouvez les ajouter à vos favoris. Voici comment procéder : - Faites un glissé-déposé du dossier dans la zone des favoris. - Alternativement, faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez 'Ajouter aux favoris'. Cela vous permettra d'accéder plus rapidement à vos dossiers.
Changement de l'ordre d'affichage des dossiers
Si vous souhaitez changer l'ordre d'affichage de vos dossiers, il vous suffit de faire un glissé-déposé pour les placer où vous le souhaitez dans l'arborescence.
Création de règles pour le classement automatique
Il peut également être pratique de déplacer automatiquement les messages d'une même conversation ou d'un même contact. Pour cela, vous pouvez créer une règle : 1. Sélectionnez un message. 2. Dans le ruban à droite, cliquez sur les trois petits points et sélectionnez 'Règle' puis 'Créer une règle'. 3. Cliquez sur les options pour choisir si vous souhaitez classer les messages automatiquement en fonction du contact ou de la conversation. Vous pouvez ajouter des conditions, comme le nom du destinataire ou si le message contient une pièce jointe.
Validation et exécution des règles
Après avoir configuré votre règle, choisissez l'action 'Déplacez vers' et sélectionnez votre dossier. N'oubliez pas de valider en cliquant sur 'Enregistrer'. Vous pouvez également cocher la case 'Exécuter la règle maintenant' pour appliquer la règle aux messages précédents.
Gestion des règles
Si vous souhaitez supprimer une règle, il vous suffit de cliquer à nouveau sur les trois petits points dans le ruban, puis sur 'Gérer les règles' et enfin sur l'icône 'Supprimer la règle'.
Conclusion
Vous savez maintenant comment créer et classer des dossiers dans Outlook. Ces techniques vous aideront à mieux organiser vos messages et à améliorer votre productivité.

FAQ :

Comment créer un nouveau dossier dans Outlook?

Pour créer un nouveau dossier dans Outlook, faites un clic droit sur votre boîte de réception, sélectionnez 'Créer un sous-dossier', tapez le nom souhaité et validez avec la touche Entrée.

Comment puis-je organiser mes messages dans des dossiers?

Vous pouvez organiser vos messages en sélectionnant un ou plusieurs messages et en les glissant-déposant directement dans le dossier souhaité.

Qu'est-ce qu'une règle dans Outlook?

Une règle dans Outlook est une fonctionnalité qui vous permet d'automatiser le classement des messages en fonction de critères spécifiques, comme l'expéditeur ou le sujet.

Comment ajouter un dossier à mes favoris?

Pour ajouter un dossier à vos favoris, faites un glisser-déposer du dossier dans la zone des favoris ou faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez 'Ajouter aux favoris'.

Comment supprimer une règle dans Outlook?

Pour supprimer une règle, cliquez sur les trois petits points dans le ruban, sélectionnez 'Gérer les règles', puis cliquez sur l'icône pour supprimer la règle.

Quelques cas d'usages :

Organisation des emails pour une équipe de projet

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe de projet peuvent créer des dossiers pour chaque projet afin de classer les emails relatifs à ce projet. Cela permet de retrouver facilement les informations pertinentes et d'améliorer la communication au sein de l'équipe.

Gestion des emails clients

Un professionnel du service client peut utiliser des règles pour classer automatiquement les emails des clients dans des dossiers spécifiques en fonction de l'expéditeur ou du sujet. Cela permet de répondre plus rapidement aux demandes des clients et d'améliorer la satisfaction client.

Archivage des emails anciens

Un employé peut créer des dossiers d'archivage pour stocker les emails anciens ou moins importants. Cela aide à garder la boîte de réception propre et à se concentrer sur les messages récents et importants.

Suivi des conversations importantes

Un gestionnaire peut créer des règles pour déplacer automatiquement les emails d'une conversation importante dans un dossier dédié. Cela permet de suivre facilement les échanges et de ne pas perdre de vue les points critiques.

Glossaire :

Dossier

Un dossier est un emplacement virtuel dans une application de messagerie, comme Outlook, où vous pouvez organiser et stocker des messages électroniques.

Sous-dossier

Un sous-dossier est un dossier créé à l'intérieur d'un autre dossier, permettant une organisation plus fine des messages.

Favoris

Les favoris sont des dossiers que vous avez marqués pour un accès rapide, facilitant la navigation dans votre boîte de réception.

Glisser-déposer

Une méthode d'interaction qui consiste à cliquer sur un élément, à le maintenir enfoncé, puis à le déplacer vers un autre emplacement avant de relâcher le bouton de la souris.

Règle

Une règle est une fonctionnalité dans les applications de messagerie qui permet d'automatiser le classement des messages en fonction de critères spécifiques, comme l'expéditeur ou le sujet.

Condition

Une condition est un critère utilisé dans une règle pour déterminer quels messages doivent être traités d'une certaine manière, par exemple, en fonction de l'expéditeur ou du contenu.

Action

Une action est ce qui se passe lorsqu'une règle est appliquée, comme déplacer un message vers un dossier spécifique.

00:00:07

vos messages dans des dossiers afin de les classer,

00:00:09

les archiver ou tout simplement pour vous y retrouver plus simplement.

00:00:13

Vous pouvez tout d'abord créer un nouveau dossier.

00:00:16

Pour cela, faites un clic droit sur votre boîte de réception.

00:00:19

Puis dans le menu déroulant sélectionné,

00:00:22

"Créez un sous dossiers".

00:00:24

Tapez le nom que vous souhaitez lui donner, puis valider avec la touche : "Entrer".

00:00:28

Le dossier est à présent créé.

00:00:31

Il ne contient aucun message,

00:00:32

mais vous allez pouvoir classer ceux que vous souhaitez en sélectionnant

00:00:36

un ou plusieurs messages et tout simplement

00:00:38

les glisser-déposer directement dans le dossier.

00:00:41

Vous pouvez également créer des sous

00:00:43

dossiers en effectuant les mêmes manipulations.

00:00:47

Faites un clic droit sur votre nouveau dossier,

00:00:49

Créez un sous dossiers et renommez le.

00:00:52

Il n'y a pas de limite au nombre de dossiers et de sous dossiers que vous pouvez créer,

00:00:56

mais il peut alors devenir fastidieux de

00:00:58

retrouver les messages que vous recherchez.

00:01:00

Pour éviter cela, vous pouvez ajouter à vos favoris

00:01:03

les dossiers que vous consultez le plus régulièrement.

00:01:06

Pour ce faire,

00:01:07

faites un glissé déposé dans la zone "Favoris" ou

00:01:10

alors faites un clic droit sur votre dossier,

00:01:12

puis sélectionnez

00:01:13

"Ajoutez au favoris".

00:01:15

Ainsi vous aurez un accès plus rapide à vos dossiers.

00:01:17

Si vous souhaitez changer l'ordre d'affichage de vos dossiers,

00:01:20

il vous suffit encore une fois de faire un

00:01:22

glissé déposé afin de les placer où vous souhaitez

00:01:25

dans l'arborescence.

00:01:26

Il peut être également pratique de déplacer les messages d'une

00:01:29

même conversation ou d'un même contact de manière automatique.

00:01:34

Pour ce faire, vous pouvez créer une règle

00:01:37

en sélectionnant un message, puis tout à droite dans le ruban,

00:01:40

cliquer sur les trois petits points et sélectionnez

00:01:44

"Règle" et "Créer une règle".

00:01:48

Cliquez alors sur les options afin de choisir si vous souhaitez

00:01:51

les classer automatiquement en fonction du contact ou de la conversation.

00:01:55

Si vous souhaitez que les mails d'un contact en particulier

00:01:58

arrivent directement dans le dossier que vous avez créé,

00:02:01

le menu "Ajout d'une condition",

00:02:03

indiquera par défaut : "De",

00:02:05

le nom de votre destinataire étant alors indiqué.

00:02:09

Vous pouvez également ajouter une autre condition comme par exemple

00:02:12

"Contient une pièce jointe",

00:02:21

puis dans le menu

00:02:22

"Ajout d'une action", choisissez "Déplacez vers" et sélectionnez votre dossier

00:02:30

avant de valider en cliquant sur "Enregistrer".

00:02:33

Vous pouvez également cocher la case

00:02:35

"Exécuter la règle maintenant" afin que tous les mails précédents de ce

00:02:39

contact contenant une pièce jointe soient aussi classés dans votre dossier.

00:02:43

Si maintenant vous souhaitez juste classer

00:02:45

automatiquement les messages d'une conversation,

00:02:47

en particulier

00:02:49

dans "Ajout d'une condition", sélectionnez "L'objet contient",

00:02:54

puis saisissez un mot clé présent dans l'objet de ces messages.

00:02:58

Là encore, dans "Ajout d'une action",

00:03:00

choisissez le dossier de destination de cette conversation.

00:03:04

Cliquez sur "Enregistrer" et si vous avez plusieurs comptes mails,

00:03:07

vous pourrez sélectionner sur quel compte cette règle s'appliquera désormais.

00:03:11

Le jour où vous souhaitez supprimer cette règle,

00:03:14

il vous suffira dans le ruban de cliquer à nouveau sur les trois petits points,

00:03:17

puis sur "Gérer les règles" et enfin sur l'icône, "Supprimer la règle".

00:03:21

Et voilà, vous savez désormais comment créer et classer des dossiers dans Outlook.

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