Outlook - Organiser dans des dossiers Tutoriels

Découvrez comment organiser efficacement vos messages dans des dossiers dans la vidéo "Organiser dans des dossiers".
Apprenez à créer de nouveaux dossiers, à déplacer des messages existants, et à créer des sous-dossiers pour une meilleure organisation.
Vous découvrirez également comment ajouter des dossiers fréquemment utilisés à la zone Favoris pour un accès rapide.
Enfin, vous apprendrez à déplacer automatiquement les messages vers des dossiers spécifiques et à utiliser le dossier "Courrier non lu" pour centraliser les nouveaux messages.
Regardez cette vidéo pour optimiser votre gestion des messages dans Microsoft 365.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à organiser efficacement vos messages en créant des dossiers et sous-dossiers, ainsi qu'à utiliser les fonctionnalités de favoris pour un accès rapide.

Chapitres :

Introduction à l'organisation des messages
Lorsque vous recevez un grand nombre de messages, il devient essentiel de les organiser pour une gestion efficace. Cette vidéo vous guide à travers le processus de création de dossiers et de sous-dossiers pour classer vos messages.
Création d'un nouveau dossier
Pour commencer, vous devez créer un nouveau dossier sous votre boîte de réception. - Effectuez un clic droit sur 'Boîte de réception'. - Sélectionnez l'option 'Nouveau dossier'. - Tapez le nom souhaité pour le dossier et appuyez sur 'Entrée'. Votre dossier est maintenant créé, mais il est encore vide.
Déplacement de messages dans le dossier
Une fois le dossier créé, vous pouvez y déplacer des messages. - Sélectionnez un ou plusieurs messages. - Glissez-les et déposez-les dans votre nouveau dossier. Cette méthode vous permet de garder votre boîte de réception bien organisée.
Création de sous-dossiers
Il est également possible de créer des sous-dossiers pour une organisation plus fine. - Effectuez un clic droit sur le dossier que vous avez créé. - Choisissez 'Nouveau dossier', donnez-lui un nom et appuyez sur 'Entrée'. Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire.
Utilisation des Favoris
Pour un accès rapide à vos dossiers les plus utilisés, vous pouvez les ajouter à la zone 'Favoris'. - Clic droit sur le dossier souhaité et choisissez 'Afficher dans les favoris'. - Alternativement, glissez et déposez le dossier directement dans la section 'Favoris'. Cela vous permet d'accéder rapidement à vos dossiers importants.
Réorganisation des dossiers
Vous pouvez également réorganiser vos dossiers en les faisant glisser à l'endroit souhaité. Cela vous permet de changer l'ordre d'affichage selon vos préférences.
Déplacement automatique des messages
Pour déplacer automatiquement les messages d'une conversation, suivez ces étapes : 1. Sélectionnez un message. 2. Dans le ruban, cliquez sur 'Déplacer'. 3. Choisissez 'Toujours déplacer les messages de cette conversation'. 4. Sélectionnez un dossier ou créez-en un, puis cliquez sur 'Ok'. Cette fonction déplacera automatiquement les futurs messages de cette conversation dans le dossier spécifié.
Gestion des nouveaux messages
Attention, les nouveaux messages seront directement déplacés dans le dossier spécifié, donc ils ne seront pas visibles dans la liste des nouveaux messages. - Utilisez le dossier 'Courrier non lu' dans vos favoris pour centraliser tous les nouveaux messages. - Vérifiez également le chiffre à côté du dossier dans la section des favoris pour suivre les nouveaux messages.
Accès au dossier 'Courrier non lu'
Si vous ne voyez pas votre dossier 'Courrier non lu' dans vos favoris, effectuez un clic droit sur ce dossier, cliquez sur 'Dossiers de recherche', puis sélectionnez 'Courrier non lu'. Validez et vous pourrez placer ce dossier dans vos favoris pour un accès plus facile.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez organiser vos messages de manière efficace, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'améliorer votre productivité. L'utilisation de dossiers et de la fonction de favoris est essentielle pour une gestion optimale de votre boîte de réception.

FAQ :

Comment créer un nouveau dossier dans ma boîte de réception?

Pour créer un nouveau dossier, effectuez un clic droit sur la boîte de réception, sélectionnez 'Nouveau dossier', tapez le nom souhaité et appuyez sur la touche Entrée.

Puis-je créer des sous-dossiers?

Oui, vous pouvez créer des sous-dossiers en effectuant un clic droit sur un dossier existant et en choisissant 'Nouveau dossier'.

Comment ajouter un dossier à mes Favoris?

Pour ajouter un dossier à vos Favoris, effectuez un clic droit sur le dossier souhaité et choisissez l'option pour l'afficher dans les Favoris, ou glissez-le directement dans la section Favoris.

Comment déplacer automatiquement les messages d'une conversation?

Sélectionnez un message, cliquez sur 'Déplacer' dans le ruban, puis choisissez 'Toujours déplacer les messages de cette conversation'. Sélectionnez un dossier ou créez-en un, puis cliquez sur 'Ok' pour sauvegarder.

Que faire si je ne vois pas mon dossier de Courrier non lu?

Si vous ne voyez pas votre dossier de Courrier non lu, effectuez un clic droit sur le dossier, cliquez sur 'Dossiers de recherche', puis sélectionnez 'Courrier non lu'. Validez et ajoutez-le à vos Favoris.

Quelques cas d'usages :

Organisation des messages dans un environnement professionnel

Dans un bureau où de nombreux messages sont reçus quotidiennement, la création de dossiers et sous-dossiers permet de classer les communications par projet ou par client, facilitant ainsi la recherche et la gestion des informations.

Gestion des priorités avec les Favoris

Un gestionnaire de projet peut utiliser la section Favoris pour accéder rapidement aux dossiers contenant des messages critiques, ce qui améliore l'efficacité et la réactivité face aux demandes urgentes.

Automatisation du tri des messages

Un assistant administratif peut configurer le déplacement automatique des messages d'une conversation spécifique vers un dossier dédié, ce qui permet de garder la boîte de réception organisée et de ne pas manquer d'importantes communications.

Suivi des messages non lus

Un commercial peut utiliser le dossier de Courrier non lu pour centraliser tous les nouveaux messages reçus, ce qui lui permet de prioriser ses réponses et de ne pas perdre de vue les opportunités de vente.

Glossaire :

Dossier

Un dossier est un emplacement de stockage pour organiser des messages ou des fichiers. Il permet de regrouper des éléments similaires pour une gestion plus facile.

Sous-dossier

Un sous-dossier est un dossier créé à l'intérieur d'un autre dossier. Il permet de créer une hiérarchie et d'organiser davantage les informations.

Favoris

Les Favoris sont une section qui permet d'accéder rapidement aux dossiers ou fichiers que l'utilisateur utilise le plus souvent.

Glisser-déposer

Une méthode d'interaction qui consiste à cliquer sur un élément, à le maintenir enfoncé, puis à le déplacer vers un autre emplacement avant de relâcher le bouton de la souris.

Ruban

Le ruban est une interface graphique qui regroupe des outils et des options dans des onglets, facilitant l'accès aux fonctionnalités d'un logiciel.

Courrier non lu

Un dossier qui centralise tous les messages qui n'ont pas encore été ouverts par l'utilisateur.

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Disponible dans Microsoft365

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il est intéressant de pouvoir les organiser,

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les classer et les ranger dans des dossiers.

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Tout d'abord,

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nous allons créer un nouveau dossier qui s'ajoutera sous la boîte de réception.

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En effectuant un clic droit sur boîte de réception,

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vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier.

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tapez le nom que vous souhaitez lui donner,

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puis appuyez sur la touche entrée.

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Mon dossier est à présent créé.

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Celui-ci est encore vide,

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donc je vais pouvoir sélectionner un,

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voire plusieurs messages et simplement les

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glisser déposer dans mon nouveau dossier.

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Donc il est également possible de créer des sous-dossiers de la même manière,

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j'effectue un clic droit sur le dossier que je

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viens de créer et je choisis nouveau dossier.

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Je lui donne un nom et j'appuie sur entrée.

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Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez,

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mais il se peut que lorsque vous en créez beaucoup,

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il devient un peu laborieux de développer chaque dossier

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un par un pour pouvoir retrouver son contenu.

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Donc c'est pourquoi vous pouvez ajouter les dossiers que

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vous utilisez le plus souvent dans la zone favori.

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en effectuant un clic droit sur le dossier souhaité,

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vous pouvez choisir de l'afficher dans les favoris.

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Ou alors vous pouvez tout simplement euh également

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le glisser déposer directement dans la partie faite.

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Et là,

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vous avez désormais un accès plus rapide à ce dossier.

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il est également possible de réorganiser l'arborescence de

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vos dossiers en les faisant simplement glisser à l'endroit

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où vous souhaitez qu'ils s'affichent ou si vous

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souhaitez simplement changer l'ordre d'affichage de ces dossiers.

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alors une autre manière vous permet également

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de déplacer les messages de façon automatique.

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Donc sélectionner un élément.

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Puis dans le ruban cliquez sur déplacer,

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puis choisissez toujours déplacer les messages de cette conversation.

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dans la fenêtre qui s'ouvre,

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sélectionnez un dossier ou créez-en un.

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puis cliquez sur OK pour sauvegarder.

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donc cette fonction déplacera automatiquement les futurs

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messages de cette conversation dans ce dossier.

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par contre attention,

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les nouveaux messages seront déplacés directement dans

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le dossier spécifié donc ne vous attendez

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pas à les voir apparaître en haut de la liste des des nouveaux messages.

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Donc dans ce cas,

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vous pouvez utiliser soit le dossier courrier non lu présent dans la partie favori

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qui va centraliser tous les nouveaux messages

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reçus euh de tout dossiers confondus.

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ou bien référez-vous euh au chiffre qui apparaîtra

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euh à côté du dossier donc toujours dans

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la partie favori si vous y avez ajouté le dossier en question en tant que favori.

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Si vous ne voyez pas votre dossier de courrier non lu dans

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vos favoris et qu'il n'est pas présent dans votre dossier de recherche,

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faites un clic droit sur ce dossier.

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cliquez sur dossier de recherche,

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puis sélectionner courrier non lu.

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valider et vous pouvez maintenant placer ce dossier

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dans vos favoris pour le retrouver plus facilement.

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