Outlook Online - Pièces jointes et options d'envoi Tutoriels
Découvrez comment utiliser les pièces jointes et les options d'envoi dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour ajouter des pièces jointes à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud, définir l'importance de votre message et demander des accusés de réception ou des confirmations de lecture.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.
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Objectifs :
Comprendre comment ajouter des pièces jointes et modifier les options d'envoi d'un message dans une application de messagerie.
Chapitres :
-
Introduction
Dans cette section, nous allons explorer les différentes options disponibles avant d'envoyer un message, notamment l'ajout de pièces jointes, la définition de l'importance du message, et la gestion des accusés de réception. -
Options d'envoi de message
Avant d'envoyer un message, plusieurs options s'offrent à vous : - **Ajouter une pièce jointe** : Vous pouvez insérer des fichiers à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud. - **Modifier les options de message** : Cela inclut la demande d'accusés de réception ou l'enregistrement d'un brouillon. - **Définir l'importance du message** : En cliquant sur le point d'exclamation rouge, vous pouvez choisir entre trois niveaux d'importance : haute, normale ou basse. -
Accusés de réception et brouillons
Pour demander un accusé de réception ou une confirmation de lecture, cliquez sur les trois points de suspension pour faire apparaître le menu contextuel. Si vous ne souhaitez pas envoyer le message immédiatement, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon. -
Ajout de pièces jointes
Il existe plusieurs façons d'ajouter des pièces jointes à votre message : 1. **À partir de votre ordinateur** : Recherchez le fichier dans votre arborescence de fichiers. 2. **À partir d'un emplacement cloud** : Cela permet d'envoyer des fichiers plus volumineux et de mieux contrôler le partage. En choisissant un document dans votre OneDrive, vous pouvez joindre une copie ou un lien vers le document. 3. **Charger et partager** : Si le fichier n'est pas dans OneDrive, vous pouvez le charger et le partager directement. 4. **Partager une URL** : Vous pouvez également ajouter un lien vers un fichier OneDrive ou un site SharePoint. 5. **Glisser-déposer** : Une méthode simple consiste à faire glisser le fichier depuis l'explorateur de votre ordinateur vers le message. -
Conclusion
En résumé, il est essentiel de connaître les différentes options disponibles lors de l'envoi d'un message. Que ce soit pour ajouter des pièces jointes, définir l'importance du message ou gérer les accusés de réception, ces fonctionnalités améliorent l'efficacité de la communication.
FAQ :
Comment ajouter une pièce jointe à un message?
Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône de pièce jointe dans votre interface de messagerie, puis choisissez le fichier à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud comme OneDrive.
Qu'est-ce qu'un accusé de réception et comment le demander?
Un accusé de réception est une confirmation que votre message a été reçu. Vous pouvez le demander en sélectionnant l'option correspondante dans le menu contextuel avant d'envoyer votre message.
Comment enregistrer un message comme brouillon?
Pour enregistrer un message comme brouillon, cliquez sur l'option 'Enregistrer comme brouillon' dans votre interface de messagerie avant de l'envoyer.
Quels sont les niveaux d'importance d'un message?
Il existe trois niveaux d'importance pour un message : haut, normal, et bas. Vous pouvez définir l'importance en cliquant sur l'icône correspondante avant d'envoyer le message.
Comment partager un lien vers un fichier OneDrive?
Pour partager un lien vers un fichier OneDrive, sélectionnez le fichier dans votre OneDrive, puis choisissez l'option de partage pour générer un lien que vous pouvez envoyer par email.
Quelques cas d'usages :
Envoi de documents volumineux
Utilisez OneDrive pour envoyer des pièces jointes volumineuses par email. Cela permet de partager des fichiers sans encombrer la boîte de réception du destinataire et de garantir un accès en temps réel aux documents.
Gestion des priorités dans la communication
Définissez l'importance de vos messages pour gérer efficacement les priorités dans votre communication professionnelle. Cela aide les destinataires à identifier rapidement les messages urgents.
Collaboration en temps réel
Partagez des liens vers des fichiers OneDrive ou SharePoint pour permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer sur un document en temps réel, améliorant ainsi l'efficacité des projets d'équipe.
Utilisation des brouillons pour la planification
Enregistrez des messages comme brouillons pour les préparer à l'avance. Cela est particulièrement utile pour les communications planifiées, vous permettant de peaufiner le contenu avant l'envoi.
Suivi des messages importants
Demandez des accusés de réception pour les messages critiques afin de vous assurer qu'ils ont été reçus et lus, ce qui est essentiel pour le suivi des communications importantes.
Glossaire :
Pièce jointe
Un fichier ou un document qui est envoyé avec un message électronique, permettant de partager des informations supplémentaires.
Accusé de réception
Une notification envoyée pour confirmer que le message a été reçu par le destinataire.
Brouillon
Une version non envoyée d'un message, qui peut être enregistrée pour être envoyée ultérieurement.
Importance du message
Un paramètre qui permet de définir le niveau de priorité d'un message, avec trois niveaux : haut, normal, et bas.
OneDrive
Un service de stockage en cloud de Microsoft qui permet de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.
Glisser-déposer
Une méthode d'interaction avec l'interface utilisateur qui permet de déplacer des fichiers ou des objets en les faisant glisser avec la souris.
URL
Uniform Resource Locator, une adresse web qui permet d'accéder à une ressource en ligne, comme un fichier ou un site web.
Menu contextuel
Un menu qui apparaît lorsque l'utilisateur clique avec le bouton droit de la souris, offrant des options supplémentaires liées à l'élément sélectionné.
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