Outlook - Planifier une réunion Tutoriels

Découvrez comment planifier facilement une réunion en ligne avec Microsoft Teams dans la vidéo "Planifier une réunion en ligne Teams".
Vous apprendrez deux façons simples de programmer une réunion Teams dans Outlook, en sélectionnant une plage horaire ou en double-cliquant sur l'heure souhaitée.
Vous verrez comment ajouter des participants, choisir un emplacement et inclure un message pour rejoindre la réunion.
De plus, vous découvrirez les options de paramétrage pour contrôler l'accès à la réunion et la possibilité de lancer la réunion à l'heure convenue.
Ne manquez pas cette vidéo pour maîtriser la planification de réunions en ligne avec Microsoft Teams.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à transformer un rendez-vous en réunion dans un calendrier, en comprenant les différences entre les deux et en utilisant les fonctionnalités disponibles pour inviter des participants et gérer les détails de la réunion.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment transformer un rendez-vous en réunion dans votre calendrier. Nous aborderons les différences entre un rendez-vous et une réunion, ainsi que les étapes nécessaires pour inviter d'autres participants.
Différence entre un Rendez-vous et une Réunion
Un rendez-vous est généralement une rencontre entre deux personnes, tandis qu'une réunion implique plusieurs participants. La réunion nécessite l'invitation d'autres personnes, ce qui la distingue du simple rendez-vous.
Transformation d'un Rendez-vous en Réunion
Pour transformer un rendez-vous en réunion, commencez par ouvrir le rendez-vous existant. Cliquez sur le bouton 'Inviter' pour faire apparaître les champs 'Obligatoire' et 'Facultatif'. Le bouton 'Envoyer' remplace alors le bouton d'enregistrement, et l'onglet devient 'Réunion'.
Création d'une Nouvelle Réunion
Vous pouvez également créer une réunion directement en cliquant sur le bouton 'Nouvelle réunion' dans le ruban. Remplissez les champs 'Obligatoire' et 'Facultatif' avec les noms des participants. Pour ajouter des personnes qui ne sont pas obligatoires mais que vous souhaitez informer, utilisez le champ 'Facultatif'.
Choix de l'Emplacement
Sélectionnez un emplacement en cliquant sur 'Lieu'. Si votre organisation a ajouté des salles de réunion dans le carnet d'adresses, vous pouvez les ajouter ici pour vérifier leur disponibilité. Le nom de la salle apparaîtra dans le champ 'Lieu' ainsi que dans le champ 'Obligatoire'.
Ajout de Détails et Envoi de la Réunion
Ajoutez une description si nécessaire, puis cliquez sur 'Envoyer' lorsque vous avez terminé. Avant d'envoyer, vous pouvez vérifier la disponibilité des participants et de la salle grâce à l'option 'Assistant de planification'.
Notifications et Suivi des Réponses
Chaque participant dans la ligne 'Obligatoire' recevra une notification par message qu'ils pourront accepter ou refuser. Vous pourrez suivre les réponses des participants en ouvrant le détail de la réunion dans votre calendrier.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de transformer efficacement un rendez-vous en réunion, d'inviter des participants et de gérer les détails de la réunion. Cela facilitera la collaboration et la communication au sein de votre organisation.

FAQ :

Quelle est la différence entre un rendez-vous et une réunion ?

La principale différence est que le rendez-vous concerne généralement une ou deux personnes, tandis qu'une réunion implique plusieurs participants qui sont invités à discuter d'un sujet commun.

Comment puis-je inviter des personnes à une réunion ?

Pour inviter des personnes à une réunion, ouvrez votre rendez-vous, cliquez sur le bouton 'Inviter', puis entrez les noms dans les champs Obligatoire ou Facultatif. Vous pouvez également utiliser le carnet d'adresse pour sélectionner des contacts.

Qu'est-ce que le champ Obligatoire dans une invitation à une réunion ?

Le champ Obligatoire est un champ que vous devez remplir avec les noms des participants qui doivent absolument être présents à la réunion. Si une personne n'est pas obligatoire, vous pouvez l'ajouter dans le champ Facultatif.

Comment vérifier la disponibilité des participants avant d'envoyer une invitation ?

Vous pouvez utiliser l'Assistant de planification pour vérifier la disponibilité des participants et des salles de réunion avant d'envoyer l'invitation.

Que se passe-t-il après avoir envoyé une invitation à une réunion ?

Après l'envoi de l'invitation, chaque participant reçoit une notification par message et peut accepter ou refuser l'invitation. Vous pouvez suivre leurs réponses dans le détail de la réunion dans votre calendrier.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez les fonctionnalités de création de réunions pour planifier des réunions d'équipe régulières. En ajoutant des participants dans les champs Obligatoire et Facultatif, vous pouvez vous assurer que les membres clés de l'équipe sont présents tout en informant d'autres personnes qui pourraient être intéressées.

Organisation d'un événement d'entreprise

Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, vous pouvez créer une réunion pour coordonner les détails avec les différents départements. En utilisant le carnet d'adresse, vous pouvez facilement inviter tous les responsables concernés et vérifier la disponibilité des salles.

Suivi des réponses des participants

Après avoir envoyé une invitation à une réunion, vous pouvez suivre les réponses des participants. Cela vous permet de savoir qui a accepté ou refusé l'invitation, facilitant ainsi la planification de la réunion en fonction des disponibilités.

Utilisation de l'Assistant de planification

L'Assistant de planification peut être utilisé pour s'assurer que tous les participants et la salle de réunion sont disponibles avant de finaliser l'invitation. Cela réduit le risque de conflits d'horaire et améliore l'efficacité des réunions.

Glossaire :

Rendez-vous

Un rendez-vous est une rencontre planifiée entre une ou plusieurs personnes, généralement pour discuter d'un sujet spécifique ou pour une activité particulière.

Réunion

Une réunion est un rassemblement de plusieurs personnes, souvent pour discuter de sujets d'intérêt commun, prendre des décisions ou échanger des informations.

Champs Obligatoire et Facultatif

Les champs Obligatoire et Facultatif sont des sections dans un formulaire où les utilisateurs peuvent entrer des informations. Le champ Obligatoire doit être rempli pour que le formulaire soit valide, tandis que le champ Facultatif peut être rempli à la discrétion de l'utilisateur.

Assistant de planification

L'Assistant de planification est un outil qui aide à vérifier la disponibilité des participants et des ressources (comme des salles de réunion) avant de finaliser une réunion.

Carnet d'adresse

Un carnet d'adresse est une liste de contacts qui peut inclure des noms, des adresses e-mail et d'autres informations de contact, facilitant l'invitation de personnes à des réunions.

Notification par message

Une notification par message est un avis envoyé aux participants pour les informer d'une réunion, leur permettant d'accepter ou de refuser l'invitation.

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Disponible dans Microsoft365

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j'ai créé ce rendez-vous dans mon calendrier.

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Je voudrais transformer ce rendez-vous pour en faire une réunion.

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La différence entre un rendez-vous et une réunion,

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c'est que la réunion va concerner d'autres personnes que vous allez inviter.

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J'ouvre alors mon rendez-vous.

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En cliquant sur le bouton invité,

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les champs obligatoires et facultatifs apparaissent.

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Un bouton envoyé à remplacer le bouton d'enregistrement

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et le nom de l'onglet devient réunion.

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Nous pouvons également créer une réunion directement cliquant sur

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le bouton nouvelle réunion présent dans le ruban.

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Dans les champs obligatoires et facultatifs,

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entrer les personnes concernées par cette réunion.

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vous pouvez cliquer sur l'un des champs pour afficher le carnet d'adresse.

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Ajoutez les noms dans le champ obligatoire ou facultatif

00:00:49

si la présence de certaines personnes n'est pas obligatoire,

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mais que vous souhaitez tout de même informer ces personnes de la réunion.

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cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

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choisissez un emplacement en cliquant sur lieu.

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si votre organisation a ajouté des salles de

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réunion ou d'autres ressources dans le carnet d'adresse,

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vous pouvez ici ajouter une salle.

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cela permettra de vérifier la disponibilité de la salle par la suite.

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Le nom de la salle apparaît maintenant dans le champ lieu,

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mais également dans le champ obligatoire.

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ajouter une description si nécessaire.

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puis cliquez sur envoyer lorsque vous avez terminé.

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Avant d'envoyer,

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vous pouvez éventuellement vérifier la disponibilité des participants et de

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la salle de réunion grâce à l'option assistant de planification.

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Visualiser la vidéo détaillée pour en savoir plus sur cette option.

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chaque personne figurant dans la ligne obligatoire reçoit une

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notification par message qu'ils pourront accepter ou refuser.

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Vous pourrez suivre les réponses des participants en ouvrant

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le détail de la réunion dans votre calendrier.

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