Copilot (licence) - Préparer un budget pilotable avec Copilot et GPT-5 Tutoriels

Découvrez comment préparer un budget pilotable avec Copilot et GPT-5 dans cette vidéo inspirante. Suivez pas à pas la méthode pour optimiser votre fichier de budget tout en économisant un temps précieux. Apprenez à exploiter les outils d'IA générative pour transformer vos analyses comptables en un livrable clair et efficace, prêt pour votre comité d'administration. Ne manquez pas ces conseils pratiques pour maîtriser vos actions futures !

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Objectifs :

Ce cours vise à démontrer comment utiliser Microsoft Copilot pour optimiser la gestion budgétaire au sein d'une association. Les participants apprendront à exploiter leurs fichiers de budget, à structurer les données et à générer des analyses pertinentes sans investir un temps considérable.

Chapitres :

Introduction à la gestion budgétaire
En tant que responsable administratif et financier d'une association, ma mission principale est de gérer efficacement le budget. Cela inclut l'exploitation de mon fichier de budget et la projection dans le prévisionnel. Pour piloter nos futures actions, il est essentiel de synthétiser ces informations et de les présenter au comité d'administration.
Utilisation de Microsoft Copilot
Dans ce cours, je vais vous montrer comment Microsoft Copilot peut m'aider à travers toutes ces étapes sans nécessiter des heures de travail. Pour commencer, j'active GPT en haut à droite de l'interface de Copilot Chat, ce qui me permet d'obtenir des résultats plus fiables et précis grâce à ses capacités de raisonnement avancées.
Contextualisation des besoins
Il est important de contextualiser mes besoins et mon métier dans la conversation avec Copilot. Je recommande également de renseigner directement certains éléments relatifs à mes attentes et à mon activité dans les paramètres de Copilot. Ces instructions personnalisées s'appliqueront par défaut à toutes mes conversations.
Création d'un plan budgétaire
Une fois de retour sur l'interface de chat, je valide mon prompt rédigé précédemment. Copilot me propose alors un plan complet, incluant une analyse, les résultats visés, une feuille de route avec livrables, ainsi qu'une proposition de structure pour le futur fichier Excel relatif au budget.
Optimisation du fichier Excel
Je précise à Copilot que j'ai déjà un fichier rempli à lui transmettre, et qu'il doit être optimisé et structuré pour une exploitation efficace. Cela inclut la mise en avant des écarts et des postes clés. Après avoir joint mon fichier Excel, je valide ma demande.
Analyse et génération de rapports
Après quelques instants, Copilot ouvre, lit, analyse, modélise et structure le fichier. Bien que le temps de réponse soit plus long avec GPT-5, les analyses sont plus complexes et approfondies, tout en restant beaucoup plus rapides qu'un traitement manuel.
Résultats et livrables
Microsoft Copilot génère une nouvelle version de mon budget, ajoutant des tableaux et des onglets. Chaque action effectuée par Copilot est expliquée, que ce soit au niveau des colonnes analytiques ou des regroupements. De plus, il propose un mode d'emploi du livrable et des suggestions d'actions complémentaires.
Tableaux d'analyse et recommandations
Je souhaite mettre en avant les postes dépassant de plus de cinq pour cent ou en sous-exploitation, le tout dans un tableau clair prêt à être copié-collé. Après analyse, Copilot me propose plusieurs tableaux d'analyse prêts à l'emploi, ainsi qu'un livrable supplémentaire au format Excel relatif aux écarts.
Conclusion et vérification
En plus de mon budget structuré, Copilot a pris l'initiative de me proposer un texte clé en main que je pourrai utiliser dans une présentation future au comité administratif. En examinant le contenu sous Excel, je constate qu'il est complet et bien organisé. Les tableaux construits par l'intelligence artificielle sous GPT-5 sont impressionnants, bien que je doive vérifier l'exactitude des données produites.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un responsable administratif et financier?

Un responsable administratif et financier est un professionnel qui gère les aspects financiers et administratifs d'une organisation, s'assurant que les ressources sont utilisées efficacement et que les objectifs financiers sont atteints.

Comment utiliser Copilot pour optimiser un budget?

Pour utiliser Copilot dans l'optimisation d'un budget, il faut d'abord contextualiser vos besoins dans la conversation, puis fournir des données existantes. Copilot analysera ces données et proposera des améliorations et des structures pour le budget.

Quels sont les avantages d'utiliser un budget prévisionnel?

Un budget prévisionnel permet de planifier les ressources financières, d'anticiper les besoins futurs et de prendre des décisions éclairées pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Comment Copilot peut-il aider à la présentation d'un budget?

Copilot peut générer des tableaux d'analyse, structurer les données et fournir des suggestions pour la présentation, rendant le processus plus rapide et plus efficace.

Quels types de livrables peut-on obtenir avec Copilot?

Avec Copilot, vous pouvez obtenir divers livrables tels que des tableaux d'analyse, des documents de présentation, et des fichiers Excel structurés contenant des informations financières.

Comment vérifier l'exactitude des résultats générés par Copilot?

Il est important de contrôler les résultats générés par Copilot en les comparant aux données originales et en vérifiant les calculs et les analyses pour s'assurer de leur précision.

Quelques cas d'usages :

Optimisation budgétaire dans une association

Un responsable administratif et financier utilise Copilot pour analyser et optimiser le budget d'une association, en identifiant les écarts et en proposant des ajustements pour améliorer la gestion financière.

Préparation de présentations pour le comité d'administration

Utiliser Copilot pour créer des présentations claires et structurées à destination du comité d'administration, en intégrant des tableaux d'analyse et des recommandations basées sur les données budgétaires.

Analyse des performances financières

Un analyste financier utilise Copilot pour générer des rapports d'analyse des performances financières, en mettant en avant les postes clés et les écarts significatifs pour une meilleure prise de décision.

Gestion de projet avec des livrables clairs

Dans le cadre d'un projet, un chef de projet utilise Copilot pour définir des livrables clairs et des feuilles de route, facilitant ainsi la communication et le suivi des progrès.

Amélioration de l'efficacité administrative

Un responsable administratif utilise Copilot pour automatiser certaines tâches répétitives, comme la création de rapports, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Glossaire :

responsable administratif et financier

Un professionnel chargé de la gestion administrative et financière d'une organisation, souvent impliqué dans la planification budgétaire et le suivi des dépenses.

budget prévisionnel

Un document qui prévoit les recettes et les dépenses d'une organisation pour une période future, permettant de planifier les ressources financières.

optimiser

Améliorer l'efficacité ou la performance d'un processus ou d'un document, souvent en réduisant les coûts ou en augmentant la productivité.

synthétiser

Rassembler et résumer des informations complexes en un format plus simple et plus compréhensible.

comité d'administration

Un groupe de personnes responsables de la supervision et de la direction d'une organisation, prenant des décisions stratégiques.

Copilot

Un outil d'intelligence artificielle développé par Microsoft, conçu pour aider les utilisateurs à générer des documents, des analyses et des recommandations basées sur des données fournies.

GPT

Generative Pre-trained Transformer, un modèle d'intelligence artificielle développé par OpenAI, utilisé pour générer du texte et effectuer des analyses complexes.

livrable

Un produit ou un résultat final qui doit être remis à un client ou à un comité, souvent dans le cadre d'un projet.

tableau d'analyse

Un format visuel qui présente des données de manière organisée, facilitant l'interprétation et la prise de décision.

écarts

Les différences entre les prévisions budgétaires et les résultats réels, souvent analysées pour comprendre les performances financières.

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Ma mission,

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Exploiter mon fichier de budget et me projeter dans le prévisionnel.

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Je vais devoir optimiser,

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synthétiser mon fichier et le présenter

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au comité d'administration pour piloter au mieux

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nos futures actions.

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Comment copilote peut-il m'aider dans toutes ces

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étapes sans investir des heures interminables?

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C'est ce que je vous propose de découvrir dans ce cours.

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Pour commencer depuis copilot chat,

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j'active en haut à droite GPT,

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plus fiable,

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précis

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et pourvu de capacité de raisonnement avancé

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afin de donner des indications à copilot,

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je contextualise mes besoins et mon métier dans la conversation.

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Je vous conseillerais également de directement renseigner certains

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éléments relatifs à vos attentes et à votre activité

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directement dans les paramètres copilot.

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ces instructions personnalisées s'appliqueront par

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défaut à toutes vos conversations.

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De retour sur l'interface chat,

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je valide mon prompt rédigé précédemment.

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Copilot

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me propose alors un plan complet.

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analyse,

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résultats visés,

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feuille de route avec livrable

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ainsi qu'une proposition de structure pour le

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futur fichier Excel relatif au budget.

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Pour ma part,

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je précise à copilot que j'ai déjà un fichier rempli à lui transmettre.

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et qu'il va falloir l'optimiser et le structurer en vue de l'exploiter,

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notamment en mettant en avant les écarts et les postes clés.

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je joins mon fichier Excel,

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puis je valide ma demande.

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Après quelques instants,

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copilot ouvre,

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lit,

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analyse,

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modélise

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et structure.

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Le temps de réponse est plus long avec GPT5.

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Le modèle effectue des analyses plus complexes et approfondies.

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Ça reste néanmoins beaucoup plus rapide que du 100% manuel.

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Microsoft copilot

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génère donc une nouvelle version de mon budget

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en y ajoutant des tableaux

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et des onglets.

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Chaque action que copilot a faite est expliquée précisément,

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que ce soit au niveau des colonnes analytiques

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ou vis-à-vis des regroupements effectués.

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Copilot me propose même un mode d'emploi du livrable

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et des suggestions d'actions complémentaires.

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Pour ma part,

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je souhaiterais une mise en avant des postes dépassant de plus de cinq pour cent

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ou encore

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en sous-exploitation.

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Le tout dans un tableau clair,

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prêt à copier-coller.

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après analyse,

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copilot me propose non pas un,

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mais plusieurs tableaux d'analyse prêts à l'emploi.

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ainsi qu'un livrable supplémentaire au format Excel relatif aux écarts.

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En plus,

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bien sûr de mon budget qu'il a au préalable structuré.

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Il a également pris l'initiative de me proposer un texte clé en main

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que je serai libre d'utiliser dans

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une présentation future au comité administratif.

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regardons le contenu sous Excel.

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c'est effectivement complet et bien organisé.

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Les tableaux construits par l'intelligence artificielle

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sous GPT cinq

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sont tout bonnement impressionnants.

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même si je vais quand même devoir contrôler dans le détail

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l'exactitude de ce qui a été produit.

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