Copilot (licence) - Présenter un budget avec Copilot dans Powerpoint Tutoriels

Découvrez comment présenter un budget de manière efficace avec Copilot dans PowerPoint. Cette vidéo vous guide à travers le processus de création de diaporamas clairs et visuels, tout en intégrant vos analyses existantes. Avec des astuces pratiques et des conseils, transformez vos présentations budgétaires en outils percutants. Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences de présentation!

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser PowerPoint et l'outil Copilot pour créer des présentations budgétaires claires et visuelles, adaptées à différents publics, tout en intégrant des éléments graphiques et en optimisant le contenu.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer le processus de création d'une synthèse budgétaire à l'aide de PowerPoint et de l'outil Copilot. La direction a demandé une présentation qui sera utilisée lors d'une réunion du conseil d'administration dans 48 heures. Nous allons voir comment préparer une version complète pour le conseil et une version plus synthétique pour la direction.
Préparation de la Présentation
La première étape consiste à choisir PowerPoint pour sa flexibilité et son contrôle sur le contenu. Voici les étapes à suivre : - Ouvrir une présentation vide. - Charger la charte graphique via l'onglet 'Conception'. - Utiliser l'icône Copilot pour créer un nouveau document à partir de fichiers existants.
Intégration des Fichiers
Il est essentiel d'intégrer les fichiers nécessaires pour la présentation. Cela inclut : - Le fichier de synthèse au format Word. - Le fichier Excel relatif au budget, qui a été structuré précédemment avec Copilot. Cette intégration permet de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont disponibles pour la création de la présentation.
Détails de la Demande
Lors de la création de la présentation, il est important de préciser certains éléments : - La cible : le conseil d'administration. - Le nombre de diapositives souhaitées : sept. - La structure précise attendue. - Le ton à adopter et les éléments à mettre en avant. Ces détails aident Copilot à générer un contenu qui répond aux attentes.
Utilisation de Copilot
Une fois les informations fournies, Copilot commence à travailler. Le squelette de la présentation se construit progressivement, et le résultat est souvent plus complet que prévu. Il est possible de valider le contenu généré, même si le nombre de diapositives dépasse les attentes initiales, car il est toujours possible de réorganiser ou d'élaguer le contenu par la suite.
Suggestions de Conception
L'outil de suggestion de conception, situé en haut à droite, permet d'améliorer visuellement la présentation. Si les propositions ne conviennent pas, il est possible de sélectionner les blocs de texte et de les convertir manuellement au format SmartArt, offrant ainsi une flexibilité supplémentaire dans la présentation.
Création d'une Version pour la Direction
Pour générer une version destinée à la direction, la même méthode est utilisée, mais avec un prompt plus léger. Il est possible de simplifier le rendu en supprimant certaines sections. Bien que le diaporama final soit plus court, il peut encore comporter un nombre significatif de diapositives, nécessitant un retravail manuel pour condenser davantage le contenu.
Conclusion
En conclusion, l'utilisation de PowerPoint et de Copilot permet de créer des présentations budgétaires efficaces et adaptées à différents publics. Bien que des ajustements manuels puissent être nécessaires, Copilot facilite grandement le processus de création, permettant de se concentrer sur le contenu et la clarté de la présentation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un conseil d'administration?

Le conseil d'administration est un groupe de personnes qui supervise les activités d'une entreprise ou d'une organisation. Il prend des décisions stratégiques et veille à la bonne gestion de l'entité.

Comment créer une synthèse budgétaire?

Pour créer une synthèse budgétaire, commencez par rassembler toutes les données financières pertinentes, puis résumez-les de manière claire et visuelle, en utilisant des outils comme PowerPoint pour présenter les informations.

Quels sont les avantages d'utiliser PowerPoint pour des présentations?

PowerPoint permet de créer des présentations visuellement attrayantes et structurées. Il offre des fonctionnalités comme des modèles, des graphiques et des animations qui aident à communiquer efficacement des idées.

Qu'est-ce que Copilot dans PowerPoint?

Copilot est un outil d'assistance qui aide les utilisateurs à créer des documents en automatisant certaines tâches, comme la génération de diapositives à partir de fichiers existants.

Comment appliquer une charte graphique dans PowerPoint?

Pour appliquer une charte graphique dans PowerPoint, vous devez charger votre charte via l'onglet 'Conception' et sélectionner les éléments visuels que vous souhaitez utiliser pour garantir la cohérence de votre présentation.

Comment simplifier une présentation PowerPoint?

Pour simplifier une présentation, vous pouvez réduire le nombre de diapositives, supprimer des sections non essentielles et utiliser des graphiques Smart Art pour rendre l'information plus concise et visuelle.

Quelques cas d'usages :

Préparation d'une présentation pour le conseil d'administration

Utiliser PowerPoint et Copilot pour créer une synthèse budgétaire claire et visuelle destinée au conseil d'administration, en intégrant des données financières et des graphiques pour faciliter la compréhension.

Création de rapports financiers

Appliquer les compétences acquises pour générer des rapports financiers à l'aide de PowerPoint, en utilisant des modèles et des chartes graphiques pour assurer la cohérence visuelle et la clarté des informations.

Formation d'équipe sur l'utilisation de PowerPoint

Former les membres de l'équipe à utiliser PowerPoint et Copilot pour améliorer leurs présentations, en mettant l'accent sur l'application de chartes graphiques et la simplification des contenus.

Optimisation de présentations pour des réunions

Utiliser les outils de suggestion de conception de PowerPoint pour optimiser les présentations destinées à des réunions, en s'assurant que le contenu est pertinent et visuellement attrayant.

Amélioration de la communication visuelle

Appliquer les principes de la charte graphique et des graphiques Smart Art pour améliorer la communication visuelle dans les présentations, rendant les informations plus accessibles et engageantes.

Glossaire :

Conseil d'administration

Organe de direction d'une entreprise ou d'une organisation, responsable de la prise de décisions stratégiques.

Synthèse budgétaire

Résumé des informations financières d'une organisation, permettant de visualiser les revenus et les dépenses.

PowerPoint

Logiciel de présentation développé par Microsoft, utilisé pour créer des diaporamas.

Copilot

Outil d'assistance intégré dans certaines applications, comme PowerPoint, qui aide à la création de documents en automatisant certaines tâches.

Charte graphique

Document qui définit les règles d'utilisation des éléments visuels d'une marque, comme les couleurs, les polices et les logos.

Smart Art

Fonctionnalité de PowerPoint permettant de créer des graphiques et des diagrammes visuels à partir de texte.

Diapositive

Page individuelle d'une présentation PowerPoint, contenant du texte, des images ou d'autres éléments visuels.

Prompt

Instruction ou demande donnée à un logiciel pour générer un contenu spécifique.

00:00:09

La direction me demande de préparer une synthèse budgétaire

00:00:11

claire et visuelle à partir des analyses déjà réalisées.

00:00:15

Une version complète sera destinée au conseil d'administration,

00:00:18

un autre plus synthétique

00:00:20

à la direction.

00:00:21

Je choisis ici de travailler directement dans PowerPoint,

00:00:24

copilot y offre plus de souplesse,

00:00:27

plus de contrôle sur le contenu,

00:00:29

ainsi que la possibilité d'appliquer facilement

00:00:31

ma charte graphique.

00:00:33

J'ouvre une présentation vide et je charge

00:00:35

ma charte graphique via l'onglet conception.

00:00:40

Ensuite,

00:00:40

grâce à l'icône copilot,

00:00:42

j'indique que je souhaite créer un nouveau document

00:00:45

à partir de fichiers.

00:00:48

je n'oublie pas de sélectionner mon modèle charté

00:00:51

pour garantir la cohérence visuelle.

00:00:54

Dans la zone de prompte,

00:00:55

j'intègre mon fichier de synthèse au format Word,

00:00:58

ainsi que le fichier Excel relatif à mon budget,

00:01:01

structuré précédemment avec copilot.

00:01:04

Je détaille ensuite ma demande.

00:01:06

Je précise ma cible,

00:01:08

le conseil d'administration,

00:01:10

le nombre de diapositifs souhaités,

00:01:12

sept

00:01:13

et je fournis la structure précise attendue.

00:01:15

Enfin,

00:01:16

j'indique le ton à adopter et les éléments à mettre en avant.

00:01:21

C'est parti.

00:01:22

Copilote se met au travail pour moi,

00:01:25

le squelette de la présentation se construit progressivement

00:01:28

et le résultat me paraît conforme et très complet.

00:01:32

bien au-delà des sept diapositives que je souhaitais générer.

00:01:37

Je valide quand même,

00:01:38

car je pourrais réorganiser ou élaguer le contenu plus tard si nécessaire.

00:01:46

À ce stade,

00:01:46

je choisis d'utiliser l'outil de suggestion de conception

00:01:50

situé en haut à droite.

00:01:52

Si les propositions ne me conviennent pas,

00:01:54

je peux sélectionner les blocs de texte

00:01:56

et les convertir manuellement au format smart art

00:01:59

sans passer par copilot.

00:02:05

Regardons ensemble le rang du final.

00:02:07

À mon sens,

00:02:08

il répond correctement à l'objectif fixé au départ,

00:02:11

même si le nombre de diapositives est plus important que prévu.

00:02:16

Tentons maintenant de générer une version destinée à la direction

00:02:19

en utilisant la même méthode,

00:02:21

sélection des fichiers sources du modèle charté à appliquer

00:02:25

et saisi d'un prompt détaillé,

00:02:28

mais cette fois plus léger que pour la précédente présentation.

00:02:33

lors de la génération du squelette,

00:02:36

je supprime volontairement une section pour simplifier le rendu.

00:02:39

Le diaporama final est plus court

00:02:41

mais comporte encore 16 diapositives.

00:02:44

Un retravail manuel sera sans doute nécessaire pour condenser davantage.

00:02:48

Mais malgré cela,

00:02:49

copilot a brillamment accompli l'essentiel du travail.

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