Viva Insights - Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues Tutoriels

Découvrez comment respecter les horaires de déconnexion de vos collègues dans la solution Microsoft 365. Dans cette vidéo, vous apprendrez comment planifier des réunions en tenant compte des horaires de travail de vos collègues, éviter de les déranger en dehors de leurs heures de travail et gagner en visibilité en planifiant l'envoi de vos e-mails.
Suivez ces conseils pour maintenir une communication respectueuse et efficace avec vos collègues tout en optimisant votre utilisation de Microsoft 365.

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Avis

Objectifs :

Comprendre comment gérer les horaires de travail des collègues et optimiser la planification des réunions et l'envoi des emails.

Chapitres :

Gestion des Horaires de Travail
Lorsque vous planifiez une réunion à l'aide de l'assistant de planification, les horaires de travail de vos collègues seront affichés. Les plages horaires en dehors de ces heures seront grisées, ce qui vous permet de visualiser facilement les moments appropriés pour organiser des réunions.
Notifications et Réunions
À partir de l'heure indiquée lors de la planification, vos collègues recevront des notifications concernant les réunions. Cela garantit qu'ils sont informés et disponibles pour participer aux discussions importantes.
Envoi d'Emails en Dehors des Horaires de Travail
Si vous écrivez un email en dehors des horaires de travail de vos collègues, un message s'affichera vous proposant de planifier l'envoi de votre email. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer votre message d'un simple clic, afin qu'il ne soit reçu que pendant les heures de travail officielles.
Avantages de la Planification
En évitant d'envoyer des emails en dehors des heures de travail, vous réduisez les interruptions pour vos collègues pendant leurs heures de déconnexion. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et à une visibilité accrue des communications importantes.

FAQ :

Comment planifier une réunion en utilisant l'assistant de planification?

Pour planifier une réunion, ouvrez l'assistant de planification, sélectionnez les participants et choisissez un créneau horaire disponible. Les plages horaires en dehors des heures de travail seront grisées pour éviter les conflits.

Que se passe-t-il si j'envoie un mail en dehors des horaires de travail?

Si vous essayez d'envoyer un mail en dehors des horaires de travail, un message s'affichera pour vous proposer de planifier l'envoi afin que votre mail soit reçu pendant les heures de travail officielles.

Pourquoi est-il important de respecter les horaires de travail lors de l'envoi de mails?

Respecter les horaires de travail permet d'éviter de perturber les collègues pendant leurs heures de déconnexion, ce qui peut améliorer la communication et la productivité.

Comment les notifications fonctionnent-elles dans l'assistant de planification?

Les notifications vous informent des horaires de travail de vos collègues et vous alertent lorsque vous planifiez une réunion, afin que vous puissiez choisir un moment approprié.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe en tenant compte des horaires de travail de chaque membre. Cela garantit que tous les participants sont disponibles et améliore l'efficacité des réunions.

Gestion des communications par mail

Lors de l'envoi de mails, utilisez la fonction de planification pour envoyer des messages pendant les heures de travail de vos collègues. Cela aide à maintenir une communication respectueuse et à éviter les interruptions.

Optimisation de la productivité

En respectant les horaires de travail et en utilisant les notifications de l'assistant de planification, les équipes peuvent mieux gérer leur temps et améliorer leur productivité globale.

Glossaire :

assistant de planification

Outil ou logiciel utilisé pour organiser et planifier des réunions, en tenant compte des disponibilités des participants.

plages horaires

Intervalle de temps durant lequel une personne est disponible pour des activités professionnelles, comme des réunions ou des appels.

notifications

Alertes ou messages envoyés pour informer les utilisateurs d'événements ou d'actions à venir, comme des réunions planifiées.

mail

Courrier électronique utilisé pour communiquer des informations, poser des questions ou partager des documents.

horaires de travail

Heures spécifiques durant lesquelles un employé est censé travailler et être disponible pour des communications professionnelles.

message d'envoi programmé

Notification qui propose d'envoyer un mail à un moment ultérieur, souvent pour respecter les horaires de travail des destinataires.

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Vos collègues qui auront également

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entré leur horaire de travail ne

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ressembleront plus de notifications

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à partir de l'heure indiquée

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lorsque vous planifiez une réunion

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dans l'assistant de planification.

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Les plages horaires en dehors des

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heures de travail seront grisées.

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En plus de ça, lorsque vous allez leur

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écrire un mail en dehors de leurs horaires,

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un message s'affichera pour vous proposer

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de planifier l'envoi en un clic afin

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que votre mail ne soit reçu que pendant

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ces horaires de travail officiels.

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Vous éviterez ainsi de le perturber

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pendant ces heures de déconnexion

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et gagnerez en visibilité.

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Parmi ces autres mails reçus.

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