Outlook - Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights) Tutoriels

Découvrez comment utiliser Viva Insights dans Outlook pour respecter les horaires de déconnexion de vos collègues. Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos communications et d'éviter de les déranger en dehors de leurs heures de travail. Ajoutez Viva à Outlook, ouvrez un email ou une invitation, et profitez des suggestions pour mieux gérer vos tâches. Vous saurez facilement quand vos collègues sont disponibles et pourrez planifier l'envoi d'emails pour respecter leurs horaires. Ajoutez et utilisez Viva Insights dès maintenant !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser Viva Insite dans Outlook pour respecter les horaires de déconnexion de vos collègues, gérer vos communications et éviter de les déranger en dehors de leurs heures de travail.

Chapitres :

Introduction à Viva Insite
Viva Insite est une fonctionnalité intégrée à Outlook qui vous aide à gérer vos interactions avec vos collègues en tenant compte de leurs horaires de travail. Cela permet de respecter leur temps personnel et d'améliorer la communication au sein de l'équipe.
Ajout de Viva Insite à Outlook
Pour commencer, assurez-vous que Viva Insite est ajouté à votre Outlook. Voici les étapes à suivre : 1. Ouvrez le volet de navigation à gauche. 2. Cliquez sur 'Applications'. 3. Sélectionnez 'Ajouter des applications'. 4. Recherchez 'Viva' dans la liste des applications disponibles. 5. Sélectionnez 'Viva' et ajoutez-le à votre Outlook.
Utilisation de Viva Insite
Une fois que Viva Insite est ajouté, vous pouvez l'utiliser lors de la gestion de vos emails et invitations à des réunions. Voici comment procéder : 1. Ouvrez un email ou une invitation à une réunion dans Outlook. 2. Cliquez sur le bouton dans le menu pour ouvrir le volet sur le côté droit de votre écran. 3. Dans ce volet, vous verrez plusieurs cartes qui offrent des suggestions pour mieux gérer vos tâches, préparer votre absence, et plus encore.
Planification des communications
Lorsque vous planifiez une réunion, les plages horaires en dehors des heures de travail de vos collègues seront grisées. Cela vous permet de voir facilement quand ils sont disponibles. Si vous envoyez un email en dehors de leurs heures de travail, un message apparaîtra vous proposant de planifier l'envoi de l'email. En un clic, vous pouvez choisir de programmer l'envoi pour qu'il soit reçu pendant les heures de travail officielles de votre collègue.
Conclusion
En résumé, vous savez maintenant comment ajouter et utiliser Viva Insite dans Outlook. Cette fonctionnalité vous aide à respecter les horaires de déconnexion de vos collègues, à gérer vos communications de manière plus efficace et à améliorer la collaboration au sein de votre équipe.

FAQ :

Qu'est-ce que Viva Insite et comment fonctionne-t-il ?

Viva Insite est une fonctionnalité d'Outlook qui aide à gérer les communications en respectant les horaires de travail des collègues. Il permet de voir les disponibilités des collègues et de planifier l'envoi d'emails en dehors de leurs heures de travail.

Comment ajouter Viva Insite à Outlook ?

Pour ajouter Viva Insite à Outlook, allez dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur 'applications', puis sur 'Ajouter des applications'. Recherchez 'Viva' dans la liste des applications disponibles et sélectionnez-le pour l'ajouter.

Que se passe-t-il si j'envoie un email en dehors des heures de travail de mes collègues ?

Si vous envoyez un email en dehors des heures de travail de vos collègues, un message apparaîtra vous proposant de planifier l'envoi de l'email pour qu'il soit reçu pendant leurs heures de travail officielles.

Comment puis-je voir les horaires de travail de mes collègues dans Outlook ?

Lorsque vous planifiez une réunion, les plages horaires en dehors des heures de travail de vos collègues seront grisées, ce qui vous permet de voir facilement quand ils sont disponibles.

Quelques cas d'usages :

Gestion des communications en équipe

Utiliser Viva Insite pour planifier l'envoi d'emails afin de respecter les horaires de travail des membres de l'équipe, ce qui améliore la communication et réduit les interruptions.

Planification de réunions efficaces

Lors de la planification de réunions, utiliser les informations de disponibilité fournies par Viva Insite pour choisir des horaires qui conviennent à tous les participants, augmentant ainsi la probabilité de présence.

Préparation des absences

Utiliser les cartes de suggestions dans le volet de Viva Insite pour préparer votre absence en informant vos collègues et en planifiant des tâches à l'avance.

Glossaire :

Viva Insite

Une fonctionnalité intégrée dans Outlook qui aide à gérer les communications en respectant les horaires de travail des collègues.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour la communication et la planification.

plages horaires

Les périodes de temps durant lesquelles une personne est disponible ou non pour des réunions ou des communications.

email

Un message électronique envoyé via Internet, souvent utilisé pour la communication professionnelle.

invitation à une réunion

Un message envoyé pour convier des participants à une réunion, souvent incluant la date, l'heure et le lieu.

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respecter les horaires de déconnexion de vos collègues.

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Cette fonctionnalité vous aidera à gérer vos communications et à éviter

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de les déranger en dehors de leurs heures de travail.

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Pour commencer, assurez-vous que Viva Insite est ajouté à Outlook.

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Allez dans le volet de navigation de gauche et cliquez sur application.

00:00:30

Cliquez sur Ajouter des applications

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Recherchez Viva

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dans la liste des applications disponibles,

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Sélectionnez Viva

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et Ajoutez-le à votre Outlook pour pouvoir l'utiliser.

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Une fois

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ajouté,

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ouvrez un email ou une invitation à une réunion dans Outlook,

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Cliquez sur le bouton

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dans le menu pour ouvrir le volet sur le côté droit de votre écran.

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Après avoir ouvert le volet,

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vous verrez plusieurs cartes dans le panneau droit.

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Ces cartes offrent des suggestions pour vous aider à mieux gérer vos tâches,

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préparer votre absence et plus encore

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lorsque vous planifiez une réunion,

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Les plages horaires en dehors des heures

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de travail de vos collègues seront grisées.

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Cela vous permet de voir facilement quand ils sont disponibles ou non.

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Si vous envoyez un email en dehors des heures de travail de vos collègues,

00:01:20

un message apparaîtra vous proposant de planifier l'envoi de l'email.

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En un clic,

00:01:25

vous pouvez choisir de planifier l'envoi pour qu'il soit reçu

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pendant les heures de travail officielles de votre collègue.

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Et voilà,

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vous savez maintenant comment ajouter et utiliser Viva Insite.

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