Teams - Restreindre un document à certains membres de son équipe Tutoriels

Restreignez l'accès à vos documents dans Microsoft Teams et choisissez qui peut les consulter. Découvrez comment restreindre l'accès à un groupe spécifique de personnes et sécurisez vos informations confidentielles.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un dossier ou un document dans Microsoft Teams tout en restreignant l'accès à un groupe spécifique de personnes via SharePoint.


Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cet e-learning, nous allons explorer comment gérer l'accès aux dossiers et documents partagés dans Microsoft Teams. Que ce soit dans un canal public ou privé, il est essentiel de savoir comment restreindre l'accès à certaines personnes pour protéger les informations sensibles.
  2. Accéder à SharePoint
    Pour commencer, accédez au site SharePoint de votre équipe. Cela vous permettra de gérer les autorisations des documents et dossiers que vous souhaitez partager.
  3. Configurer les autorisations
    Cliquez sur l'icône de la roue crantée en haut à droite de la page, puis sélectionnez 'Autorisation du site' dans le menu contextuel. Dans le nouvel affichage, cliquez sur 'Accéder aux paramètres avancés des autorisations'.
  4. Créer un groupe
    Une page s'ouvre où vous pouvez voir les groupes existants. Cliquez sur 'Créer un groupe'. Vous aurez la possibilité de paramétrer ce nouveau groupe en désignant un propriétaire et en définissant les autorisations souhaitées. Une fois terminé, cliquez sur 'Créer' en bas de la page.
  5. Ajouter des membres au groupe
    Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton 'Nouveau' pour ajouter les personnes de votre choix au groupe que vous venez de créer. Cela vous permet de contrôler qui a accès aux documents.
  6. Affecter le groupe à un dossier ou document
    Retournez maintenant dans SharePoint pour affecter le groupe à un dossier ou document. Faites un clic droit sur le dossier ou document concerné et sélectionnez 'Gérer l'accès'. Vous verrez les groupes existants et les autorisations liées à ce dossier.
  7. Restreindre l'accès
    Appuyez sur le bouton 'Plus' et entrez le nom du groupe que vous venez de créer. Votre nouveau groupe aura accès au dossier avec les autorisations que vous lui avez attribuées. Pour finaliser, supprimez les accès des autres groupes. Ainsi, le dossier ne sera accessible qu'aux membres que vous avez choisis, même s'il est présent dans un canal public dans Microsoft Teams.
  8. Conclusion
    En suivant ces étapes, vous pouvez facilement gérer l'accès aux dossiers et documents dans Microsoft Teams, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent y accéder. Cela renforce la sécurité des informations partagées au sein de votre équipe.

FAQ :

Comment partager un dossier dans Microsoft Teams?

Pour partager un dossier dans Microsoft Teams, accédez au canal où vous souhaitez le partager, puis téléchargez le dossier ou le document. Tous les membres du canal auront accès par défaut, mais vous pouvez restreindre l'accès à un groupe spécifique via SharePoint.

Comment restreindre l'accès à un dossier dans SharePoint?

Pour restreindre l'accès à un dossier dans SharePoint, créez un groupe d'utilisateurs avec les autorisations souhaitées, puis affectez ce groupe au dossier en utilisant l'option 'Gérer l'accès'.

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plateforme de Microsoft qui permet aux équipes de collaborer, de partager des documents et de gérer des informations de manière centralisée.

Quels types d'autorisations puis-je donner à un groupe dans SharePoint?

Vous pouvez donner différentes autorisations à un groupe, telles que la lecture, l'écriture, la modification ou la suppression de fichiers et de dossiers.

Que se passe-t-il si je supprime l'accès d'autres groupes à un dossier?

Si vous supprimez l'accès d'autres groupes à un dossier, seuls les membres du groupe que vous avez créé auront accès à ce dossier, même s'il est présent dans un canal public.


Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent créer des groupes spécifiques pour chaque projet dans SharePoint, permettant ainsi de restreindre l'accès aux documents sensibles uniquement aux membres de l'équipe projet.

Collaboration inter-équipes

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour créer des groupes inter-équipes, facilitant la collaboration sur des documents partagés tout en maintenant des niveaux de sécurité appropriés pour les informations sensibles.

Formation et développement

Les responsables de la formation peuvent créer des groupes pour les participants à des sessions de formation, leur permettant d'accéder à des ressources spécifiques tout en restreignant l'accès à d'autres utilisateurs.

Gestion des documents sensibles

Les organisations peuvent restreindre l'accès à des documents sensibles en créant des groupes d'utilisateurs spécifiques dans SharePoint, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier ces documents.


Glossaire :

Canal Teams

Un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres peuvent discuter, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.

SharePoint

Une plateforme de gestion de contenu et de collaboration développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des informations.

Autorisation du site

Les paramètres qui déterminent qui peut accéder à un site SharePoint et quelles actions ils peuvent effectuer.

Paramètres avancés des autorisations

Options supplémentaires permettant de gérer les droits d'accès des utilisateurs et des groupes sur un site SharePoint.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des autorisations communes pour accéder à des ressources spécifiques.

Propriétaire

Un utilisateur qui a des droits d'administration sur un groupe ou un site, capable de gérer les membres et les autorisations.

Gérer l'accès

Une fonctionnalité permettant de modifier les autorisations d'accès à un dossier ou un document dans SharePoint.

00:00:02
Lorsque vous partagez un dossier
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ou un document dans un canal teams,
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qu'il soit public ou privé,
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tous les membres du canal y ont accès.
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Il est possible de restreindre l'accès
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à un groupe de personnes de votre choix.
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Pour cela, Accédez au site
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SharePoint de votre équipe.
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Cliquez ensuite sur la roue
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crantée en haut à droite,
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puis dans le menu contextuel
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sélectionner autorisation du site.
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Dans le nouvel affichage,
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cliquez ici pour accéder aux
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paramètres avancés des autorisations.
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Une page s'ouvre dans laquelle
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vous Retrouvez les groupes
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existants en haut à gauche.
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Cliquez sur créer un groupe ici.
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Vous pouvez paramétrer ce nouveau groupe,
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par exemple en désignant le
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propriétaire et en donnant au groupe
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les autorisations de votre choix.
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Lorsque vous avez terminé,
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cliquez sur créer en bas de la page.
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C'est dans cette nouvelle fenêtre
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que vous pourrez ajouter les
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personnes de votre choix en
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utilisant le bouton nouveau.
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Le groupe est maintenant créé et contient
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les membres que vous avez sélectionnés.
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Retournez maintenant dans SharePoint pour
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affecter le groupe à un dossier ou documents.
00:01:22
Lorsque vous faites un clic droit avec
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la souris sur un dossier ou un document,
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ce menu apparaît, cliquez sur gérer l'accès.
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Vous y Retrouvez les groupes existants
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et les autorisations liées à ce dossier.
00:01:37
Appuyez sur le bouton plus et entrez le
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nom du groupe que vous venez de créer.
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Votre nouveau groupe a accès au dossier avec
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les autorisations que vous lui avez données.
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Supprimer les accès des autres groupes
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ce dossier n'est désormais accessible
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qu'aux membres que vous avez choisis.
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Cette restriction est valable même
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si le dossier est présent dans un
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canal public dans Microsoft teams.

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