Teams - Restreindre un document à certains membres de son équipe Tutoriels

Restreignez l'accès à vos documents dans Microsoft Teams et choisissez qui peut les consulter. Découvrez comment restreindre l'accès à un groupe spécifique de personnes et sécurisez vos informations confidentielles.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un dossier ou un document dans Microsoft Teams tout en restreignant l'accès à un groupe spécifique de personnes via SharePoint.

Chapitres :

Introduction
Dans cet e-learning, nous allons explorer comment gérer les autorisations d'accès aux dossiers et documents partagés dans Microsoft Teams. Que ce soit dans un canal public ou privé, il est essentiel de savoir comment restreindre l'accès à certaines personnes pour protéger les informations sensibles.
Accéder à SharePoint
Pour commencer, accédez au site SharePoint de votre équipe. Cela vous permettra de gérer les autorisations de manière plus précise. Une fois sur le site, cliquez sur l'icône de la roue crantée située en haut à droite de l'écran.
Configurer les autorisations du site
Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez 'Autorisation du site'. Cela vous amènera à un nouvel affichage où vous pourrez accéder aux paramètres avancés des autorisations. Une page s'ouvre, affichant les groupes existants en haut à gauche.
Créer un nouveau groupe
Pour créer un groupe restreint, cliquez sur 'Créer un groupe'. Vous aurez la possibilité de paramétrer ce groupe en désignant un propriétaire et en définissant les autorisations souhaitées. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur 'Créer' en bas de la page.
Ajouter des membres au groupe
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez ajouter les personnes de votre choix en utilisant le bouton 'Nouveau'. Cela vous permet de personnaliser qui aura accès aux documents ou dossiers spécifiques.
Affecter le groupe à un dossier ou document
Retournez maintenant dans SharePoint pour affecter le groupe que vous venez de créer à un dossier ou à un document. Faites un clic droit sur le dossier ou le document concerné, puis sélectionnez 'Gérer l'accès'.
Gérer les accès
Dans le menu qui apparaît, vous verrez les groupes existants et les autorisations liées à ce dossier. Cliquez sur le bouton 'Plus' et entrez le nom du groupe que vous venez de créer. Votre nouveau groupe aura alors accès au dossier avec les autorisations que vous lui avez attribuées.
Restreindre l'accès
Pour finaliser, il est important de supprimer les accès des autres groupes. Ainsi, le dossier ne sera accessible qu'aux membres que vous avez choisis, même s'il est présent dans un canal public dans Microsoft Teams.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez efficacement gérer l'accès aux documents et dossiers dans Microsoft Teams, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations partagées au sein de votre équipe.

FAQ :

Comment partager un dossier dans Microsoft Teams?

Pour partager un dossier dans Microsoft Teams, accédez au canal où vous souhaitez le partager, puis téléchargez le dossier ou le document. Tous les membres du canal auront accès par défaut, mais vous pouvez restreindre l'accès en créant un groupe dans SharePoint.

Comment restreindre l'accès à un dossier dans SharePoint?

Pour restreindre l'accès à un dossier dans SharePoint, créez un groupe avec les membres de votre choix, puis affectez ce groupe au dossier en utilisant l'option 'Gérer l'accès'. Vous pouvez également supprimer les accès des autres groupes pour que seuls les membres sélectionnés puissent y accéder.

Qu'est-ce que SharePoint et comment l'utiliser?

SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet de stocker et de partager des documents. Pour l'utiliser, accédez à votre site d'équipe, créez des groupes, et gérez les autorisations pour contrôler qui peut voir ou modifier les fichiers.

Quels sont les avantages de créer des groupes dans SharePoint?

Créer des groupes dans SharePoint permet de gérer facilement les autorisations d'accès, de simplifier la collaboration entre les membres d'une équipe, et de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder à des informations sensibles.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser SharePoint pour créer des groupes spécifiques pour chaque projet, en restreignant l'accès aux documents sensibles uniquement aux membres de l'équipe projet. Cela améliore la sécurité des informations et facilite la collaboration.

Formation d'équipe

Lors de la formation d'une nouvelle équipe, un responsable peut créer un groupe dans SharePoint pour les nouveaux employés, leur donnant accès à des ressources de formation tout en restreignant l'accès aux documents internes. Cela permet de gérer efficacement les informations tout en formant les nouveaux membres.

Partage de documents sensibles

Les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents sensibles avec un groupe restreint d'employés. En créant un groupe et en gérant les accès, les responsables peuvent s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier ces documents.

Glossaire :

Canal Teams

Un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres peuvent discuter, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.

SharePoint

Une plateforme de gestion de contenu et de collaboration développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des informations.

Autorisation du site

Les paramètres qui déterminent qui peut accéder à un site SharePoint et quelles actions ils peuvent y effectuer.

Paramètres avancés des autorisations

Options supplémentaires permettant de gérer les droits d'accès des utilisateurs et des groupes sur un site SharePoint.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des autorisations communes pour accéder à des ressources spécifiques.

Propriétaire

Un utilisateur qui a des droits d'administration sur un groupe ou un site, lui permettant de gérer les membres et les autorisations.

Gérer l'accès

Une fonction qui permet de modifier les autorisations d'accès à un dossier ou un document dans SharePoint.

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Lorsque vous partagez un dossier

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ou un document dans un canal teams,

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qu'il soit public ou privé,

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tous les membres du canal y ont accès.

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Il est possible de restreindre l'accès

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à un groupe de personnes de votre choix.

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Pour cela, Accédez au site

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SharePoint de votre équipe.

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Cliquez ensuite sur la roue

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crantée en haut à droite,

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puis dans le menu contextuel

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sélectionner autorisation du site.

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Dans le nouvel affichage,

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cliquez ici pour accéder aux

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paramètres avancés des autorisations.

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Une page s'ouvre dans laquelle

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vous Retrouvez les groupes

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existants en haut à gauche.

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Cliquez sur créer un groupe ici.

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Vous pouvez paramétrer ce nouveau groupe,

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par exemple en désignant le

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propriétaire et en donnant au groupe

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les autorisations de votre choix.

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Lorsque vous avez terminé,

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cliquez sur créer en bas de la page.

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C'est dans cette nouvelle fenêtre

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que vous pourrez ajouter les

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personnes de votre choix en

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utilisant le bouton nouveau.

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Le groupe est maintenant créé et contient

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les membres que vous avez sélectionnés.

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Retournez maintenant dans SharePoint pour

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affecter le groupe à un dossier ou documents.

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Lorsque vous faites un clic droit avec

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la souris sur un dossier ou un document,

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ce menu apparaît, cliquez sur gérer l'accès.

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Vous y Retrouvez les groupes existants

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et les autorisations liées à ce dossier.

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Appuyez sur le bouton plus et entrez le

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nom du groupe que vous venez de créer.

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Votre nouveau groupe a accès au dossier avec

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les autorisations que vous lui avez données.

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Supprimer les accès des autres groupes

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ce dossier n'est désormais accessible

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qu'aux membres que vous avez choisis.

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Cette restriction est valable même

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si le dossier est présent dans un

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canal public dans Microsoft teams.

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