Copilot (licence) - Structurer des échanges en compte rendu avec Copilot Chat Tutoriels

Découvrez comment structurer des échanges en compte rendu avec Copilot Chat ! Cette vidéo vous guide à travers l'utilisation de GPT-5 pour transformer vos réunions en rapports clairs et efficaces. Apprenez à mettre en avant les décisions clés, les points sensibles et à optimiser votre documentation. Donnez un coup de pouce à votre productivité avec des astuces pratiques et des démonstrations concrètes. Ne manquez pas cette opportunité de simplifier vos comptes rendus !

04:24
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Microsoft Copilot associé à GPT-5 pour transformer les échanges d'une réunion budgétaire en un compte rendu clair et structuré, tout en facilitant la prise de décision et la préparation d'un plan d'action.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment présenter efficacement un budget au conseil d'administration. Nous aborderons les étapes nécessaires pour transformer les discussions de la réunion en un compte rendu clair, en utilisant les outils modernes comme Microsoft Copilot et GPT-5.
Étapes pour créer un compte rendu efficace
Voici les étapes clés pour élaborer un compte rendu efficace : 1. **Transcription des échanges** : Utiliser la transcription de la réunion et le support PowerPoint pour structurer les points clés. 2. **Formalisation des décisions** : Identifier et formaliser les décisions prises durant la réunion. 3. **Préparation du plan d'action** : Établir un plan d'action basé sur les décisions et les discussions.
Utilisation de Microsoft Copilot et GPT-5
En utilisant Microsoft Copilot associé à GPT-5, vous pouvez : - Obtenir des explications claires et une structure complète pour votre compte rendu. - Adapter cette structure à votre cas concret en fournissant des détails spécifiques sur la réunion. - Inclure des éléments essentiels tels que des chiffres, des points sensibles, et des projections sur les étapes à suivre.
Génération et formatage du rapport
Une fois que vous avez structuré votre compte rendu, Copilot vous aide à générer un rapport complet. Voici comment procéder : - **Demande de format Word** : Bien que la génération directe en Word puisse échouer, Copilot propose un bloc de texte à copier-coller. - **Mise en forme** : Assurez-vous de modifier les options de collage pour conserver la structure initiale. Utilisez des listes à puces et des tableaux pour une meilleure clarté.
Optimisation du document
Pour optimiser votre document, vous pouvez : - Sélectionner des options structurées qui réorganisent le contenu tout en maintenant un équilibre entre paragraphes et listes. - Intégrer des tableaux selon le contenu pour une présentation plus claire. - Finaliser la mise en forme et valider le contenu avant d'enregistrer le document final.
Conclusion
En conclusion, l'utilisation de Microsoft Copilot et GPT-5 peut considérablement améliorer l'efficacité de la création de comptes rendus de réunions budgétaires. En expérimentant ces outils, vous pouvez gagner un temps précieux et produire des documents de qualité qui facilitent la prise de décision.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un compte rendu efficace de réunion budgétaire?

Un compte rendu efficace de réunion budgétaire doit inclure un résumé des discussions, les décisions prises, des chiffres pertinents, et une projection des étapes à suivre. Il doit être clair et structuré pour faciliter la compréhension.

Comment utiliser Microsoft Copilot pour rédiger un compte rendu?

Pour utiliser Microsoft Copilot, commencez par saisir un prompt dans le chat pour demander des informations sur la structure d'un compte rendu. Ensuite, fournissez des détails spécifiques sur vos attentes, et Copilot générera un document structuré basé sur vos instructions.

Quels sont les avantages de GPT-5 dans la rédaction de documents?

GPT-5 offre une capacité de raisonnement avancée, permettant de générer des textes de haute qualité et pertinents. Bien que le temps de génération puisse être plus long, la qualité des résultats en vaut la peine.

Comment puis-je améliorer la mise en forme de mon document dans Word?

Pour améliorer la mise en forme dans Word, utilisez les options de collage pour conserver la structure originale, et maximisez l'utilisation des listes à puce et des tableaux pour organiser les informations de manière claire.

Que faire si la génération de documents échoue dans Microsoft Copilot?

Si la génération de documents échoue, cela peut être dû à un problème temporaire ou à une limite technique. Dans ce cas, vous pouvez copier le contenu généré et le coller manuellement dans Word pour finaliser votre document.

Quelques cas d'usages :

Rédaction de comptes rendus de réunion

Utiliser Microsoft Copilot pour générer des comptes rendus de réunion clairs et structurés, facilitant la communication des décisions prises au sein d'une organisation.

Préparation de présentations budgétaires

Appliquer les compétences acquises pour créer des présentations PowerPoint efficaces qui résument les budgets et les décisions financières pour le conseil d'administration.

Amélioration de la productivité en entreprise

Utiliser les outils d'intelligence artificielle comme Copilot pour automatiser la rédaction de documents, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Analyse des décisions budgétaires

Exploiter les capacités de GPT-5 pour analyser les décisions budgétaires et proposer des recommandations basées sur des données et des tendances.

Collaboration entre équipes

Faciliter la collaboration entre différentes équipes en utilisant des comptes rendus de réunion bien structurés, permettant à tous les membres de rester informés des décisions et des actions à entreprendre.

Glossaire :

Budget

Un budget est un plan financier qui détaille les revenus et les dépenses prévues sur une période donnée.

Conseil d'administration

Un groupe de personnes qui supervise les activités d'une organisation et prend des décisions stratégiques.

Compte rendu

Un document qui résume les discussions et les décisions prises lors d'une réunion.

Copilot

Un assistant numérique développé par Microsoft qui utilise l'intelligence artificielle pour aider à la rédaction et à l'organisation de documents.

GPT-5

La cinquième génération du modèle de traitement du langage naturel développé par OpenAI, capable de générer du texte de manière cohérente et contextuelle.

Transcription

Le processus de conversion de la parole en texte écrit, souvent utilisé pour documenter des réunions.

PowerPoint

Un logiciel de présentation développé par Microsoft, utilisé pour créer des diaporamas.

Mise en forme

L'organisation visuelle d'un document, y compris la police, la taille, les marges et l'espacement.

Tableau

Une représentation visuelle de données organisée en lignes et colonnes.

00:00:07

Place à la suite logique.

00:00:09

Transformer les échanges de la réunion en un compte rendu clair.

00:00:13

Grâce à copilot chat associé à GPT 5,

00:00:17

je vais partir de la transcription Teams et du support PowerPoint

00:00:21

présenté lors de ma réunion afin de structurer les points clés,

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de formaliser les décisions et de préparer le terrain du plan d'action.

00:00:29

J'ai fait encore une fois le choix d'utiliser

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GPT cinq associé à copilot afin d'illustrer le pouvoir génératif

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sans limite et les évolutions de l'assistant I à Microsoft.

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Depuis le tchat,

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dans une nouvelle conversation,

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je saisis un prompt pour me renseigner,

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tant sur le fond et la forme

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de ce que doit être un compte rendu efficace de réunion budgétaire.

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Je donne quelques précisions sur ce que j'attends de copilot.

00:00:54

En réponse,

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copilot capitalise les sources récoltées pour

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me proposer des explications claires,

00:01:00

mais surtout une structure complète.

00:01:06

dans une seconde requête

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plus précise.

00:01:08

J'exprime mon besoin d'adapter cette structure à mon cas concret qui

00:01:12

devra s'appuyer sur la transcription de la réunion que je fournis,

00:01:16

ainsi que le support PowerPoint projeté pendant cette réunion.

00:01:19

Je veux,

00:01:20

entre autres,

00:01:21

des chiffres,

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une mise en avant des points sensibles,

00:01:24

des décisions prises,

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un projection quant aux étapes à mettre en oeuvre.

00:01:28

le point fort de GPT cinq est sa capacité de raisonnement

00:01:32

qui est ici mise à l'épreuve.

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le temps de génération est plus lent,

00:01:37

mais la qualité et la pertinence de ce qui est généré en vaut la peine.

00:01:42

Copilot me construit un rapport complet

00:01:44

destiné au conseil d'administration

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tout en restant conforme à la structure idéale définie en amont.

00:01:57

Pour compléter et

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dans un souci d'accessibilité,

00:02:00

j'aimerais une version plus synthétique

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à destination de mes éventuels partenaires,

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financeurs ou équipes

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de décisionnaires internes.

00:02:09

J'ai en réponse une version simplifiée mais toujours structurée de mon rapport.

00:02:14

Copilot comprend,

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analyse,

00:02:16

rédige.

00:02:17

En sortie,

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c'est excellent.

00:02:20

Essayons d'aller encore un peu plus loin en demandant à copilot

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de me proposer directement ces deux comptes rendus au format word.

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Ah!

00:02:32

petit souci.

00:02:33

Le contenu est retravaillé,

00:02:35

mais pas directement récupérable sous Word.

00:02:38

J'essaie de réitérer ma demande,

00:02:40

je souhaite vraiment une sortie Word.

00:02:44

La génération est un échec.

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Impossibilité de créer les documents.

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Cela peut être dû à un souci temporaire

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ou une limite technique.

00:02:52

Quoi qu'il en soit,

00:02:53

Microsoft copilot me propose un bloc à copier-coller dans Word.

00:02:56

Pas de panique,

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je finaliserai côté traitement de texte.

00:03:00

Attention ici de bien modifier les options de collage pour rester visuellement

00:03:04

fidèle à la structure initialement proposée depuis copilot chat.

00:03:09

je procède de la même manière pour mon CR simplifié.

00:03:14

Sur ce dernier,

00:03:15

je sélectionne l'intégralité de mon texte et

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sollicite copilote dans Word pour formaliser,

00:03:20

c'est-à-dire,

00:03:21

clarifier mon document en réécrivant le contenu.

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Microsoft Copilot s'exécute en maximisant l'utilisation des listes à puce.

00:03:30

J'effectue d'autres actions comme la transformation d'un bloc en tableau.

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En plus d'une relecture et de la validation du contenu qui reste à ma charge,

00:03:38

je dois aussi finaliser la mise en forme avant d'enregistrer mon document final.

00:03:43

Dans mon compte rendu complet

00:03:45

et pour gagner un maximum de temps,

00:03:47

je sélectionne une autre option copilot,

00:03:50

structurée et affinée,

00:03:52

qui optimise le document en le réorganisant tout

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en maintenant plus d'équilibre sur la structure,

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alternance de paragraphes et de listes à puce,

00:04:01

intégration d'un tableau selon le contenu.

00:04:04

C'est à mon sens plus optimal que dans mon autre compte-rendu.

00:04:07

Dans tous les cas,

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la mise en forme finale restera également à ma charge.

00:04:12

A vous maintenant

00:04:13

d'expérimenter et de tester copilot selon vos besoins

00:04:16

afin d'arriver comme moi,

00:04:18

à gagner un temps précieux.

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