Lists - Utiliser les affichages personnalisés Tutoriels

Découvrez comment utiliser les affichages personnalisés pour optimiser vos listes et collaborer efficacement. Dans cette vidéo, apprenez à créer des affichages adaptés à vos besoins, à regrouper vos données par critères importants et à basculer entre les différents affichages. Ne laissez pas les informations inutiles vous polluer, regardez maintenant !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment créer et personnaliser des affichages dans un système de gestion d'informations, en utilisant des métadonnées et des critères de tri pour répondre à des besoins spécifiques.

Chapitres :

Introduction
Dans ce module, nous allons explorer comment les listes peuvent contenir une grande quantité d'informations. Selon votre rôle, seules certaines de ces informations seront pertinentes pour vous. Nous allons apprendre à utiliser les affichages et les métadonnées pour créer des affichages personnalisés qui répondent à des besoins spécifiques.
Définir vos besoins
Avant de créer un affichage, il est essentiel d'avoir un besoin clairement défini. Par exemple, vous pourriez vouloir avoir une vue d'ensemble sur certains éléments en fonction d'un critère important, comme le niveau national ou international.
Création d'un nouvel affichage
Pour commencer, cliquez sur l'option pour créer un nouvel affichage. Donnez un nom à votre affichage et sélectionnez le type souhaité. Dans ce cas, une simple liste suffira. Vous pouvez également choisir si vos collègues pourront utiliser cet affichage.
Personnalisation de l'affichage
Une fois l'affichage créé, accédez aux options pour modifier l'affichage actuel. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre en ligne où vous pourrez définir plusieurs critères, tels que les colonnes à afficher ou non, et dans quel ordre. Par exemple, vous pouvez décocher la colonne 'type' si vous prévoyez de l'utiliser pour regrouper vos données, car sa visibilité n'est plus nécessaire.
Utilisation des filtres et des groupements
Des filtres automatiques, des tris et des groupements sont également disponibles. Pour cet exemple, choisissons de regrouper par la colonne 'type', car c'est le critère de tri décisif. Une fois que vous avez préparé votre affichage, cliquez sur OK pour accéder à votre nouvel affichage personnalisé, que vous pourrez modifier si nécessaire.
Gestion des affichages
Il est possible de basculer entre différents affichages selon la situation, ce qui vous permet d'éviter d'être submergé par des informations inutiles. Rappelez-vous qu'il existe autant de besoins que de possibilités en termes d'affichage. Vous pouvez également supprimer votre création à tout moment ou ajouter de nouveaux affichages.
Conclusion
En résumé, la création d'affichages personnalisés vous permet de mieux gérer les informations en fonction de vos besoins spécifiques. En utilisant des critères de tri et des métadonnées, vous pouvez optimiser votre expérience d'utilisation et vous concentrer sur les informations qui comptent vraiment.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un affichage personnalisé?

Un affichage personnalisé est une configuration spécifique d'une liste ou d'un tableau qui répond à des besoins particuliers, en affichant uniquement les informations pertinentes.

Comment créer un nouvel affichage?

Pour créer un nouvel affichage, vous devez d'abord définir vos besoins, puis donner un nom à l'affichage, sélectionner le type souhaité, et configurer les options selon vos critères.

Puis-je modifier un affichage après l'avoir créé?

Oui, une fois que vous avez créé un affichage, vous pouvez le modifier à tout moment pour l'adapter à vos besoins changeants.

Quelles sont les options disponibles pour trier les données?

Les options de tri incluent des filtres automatiques, des groupements, et la possibilité de choisir les colonnes à afficher ou à masquer.

Est-il possible de supprimer un affichage?

Oui, vous pouvez supprimer un affichage que vous avez créé à tout moment si vous n'en avez plus besoin.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les affichages personnalisés peuvent être utilisés pour suivre les tâches en fonction de leur statut, permettant aux équipes de se concentrer sur les éléments les plus critiques.

Analyse de données

Les analystes de données peuvent créer des affichages personnalisés pour visualiser des ensembles de données spécifiques, facilitant l'identification des tendances et des anomalies.

Suivi des performances

Les responsables peuvent utiliser des affichages pour suivre les performances des employés en regroupant les données par département ou par projet, ce qui aide à identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Reporting

Les équipes de reporting peuvent créer des affichages qui regroupent les données par type, ce qui simplifie la préparation des rapports et la présentation des résultats aux parties prenantes.

Planification stratégique

Les dirigeants peuvent utiliser des affichages personnalisés pour visualiser les informations clés sur le marché, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques éclairées.

Glossaire :

affichage

Un affichage est une représentation visuelle des données, permettant de les organiser et de les présenter de manière compréhensible.

métadonnées

Les métadonnées sont des données qui fournissent des informations sur d'autres données, facilitant leur gestion et leur recherche.

critère

Un critère est une norme ou un principe utilisé pour évaluer ou classer des éléments.

colonnes

Les colonnes sont des divisions verticales dans un tableau ou une liste, utilisées pour organiser les informations.

filtres automatiques

Les filtres automatiques sont des outils qui permettent de trier et de sélectionner des données en fonction de critères spécifiques.

groupements

Les groupements sont des méthodes d'organisation des données qui rassemblent des éléments similaires pour une analyse plus facile.

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et selon votre rôle,

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seules certaines d'entre elles vous seront utiles.

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Utilisons les affichages et les métadonnées

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pour créer des affichages personnalisés.

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tout d'abord,

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assurez-vous d'avoir un besoin clairement défini.

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Ici,

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je souhaite avoir une vue d'ensemble sur ces

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éléments selon le seul critère important pour moi,

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national ou international.

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Cliquez ici,

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puis donner un nom à votre nouvel affichage.

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Sélectionnez le type voulu

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ici,

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une simple liste suffira

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et choisissez si oui ou non vos autres collègues pourront se servir de ce dernier.

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une fois créé,

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entrez dans les options de ce dernier,

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puis modifier l'affichage actuel.

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cela vous ouvrira une nouvelle fenêtre en ligne.

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vous pourrez ici définir plusieurs critères tels que des

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colonnes affichées ou non et dans quel ordre?

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décochons la colonne type

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comme nous allons l'utiliser pour regrouper nos données,

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sa visibilité n'est plus nécessaire.

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des filtres automatiques,

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des tri ou encore des groupements sont également disponibles.

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Pour cet exemple,

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choisissons de regrouper par la colonne type,

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le type étant le critère de tri décisif.

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Une fois préparé,

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cliquez sur OK pour accéder à votre tout nouvel affichage personnalisé

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que vous pourrez remodifier si besoin.

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Il est également possible de basculer entre

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les différents affichages selon la situation,

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vous permettant de ne pas être pollué par des informations inutiles.

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Souvenez-vous,

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il existe autant de besoins que de possibilités en termes d'affichage.

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Il vous est également possible de supprimer votre création à tout moment

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ou de rajouter de nouveaux affichages.

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