Power Automate - Flow - Ajouter des actions conditionnelles "IF" dans Power Automate Tutoriels

Découvrez comment utiliser la condition "IF" dans Power Automate pour exécuter des actions différentes selon des critères définis. Ce tutoriel vous montre comment automatiser l'acceptation d'invitations à des réunions sur Outlook, en fonction de l'organisateur et d'un mot-clé spécifique. Apprenez à configurer et tester des conditions multiples pour créer des flux intelligents et adaptatifs.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer un flux automatisé dans Outlook qui accepte automatiquement les invitations à des réunions contenant un mot clé spécifique d'un organisateur particulier. Ce flux utilise des conditions logiques pour déterminer les actions à entreprendre en fonction des critères définis.

Chapitres :

Introduction au Flux Automatisé
Dans des flux plus complexes, il est fréquent de devoir générer des actions différentes en fonction d'un ou plusieurs critères. Cette vidéo se concentre sur un flux qui automatisera l'acceptation d'une invitation à une réunion contenant un mot clé précis d'un organisateur spécifique.
Compréhension de la Logique Conditionnelle
L'exemple utilisé dans ce flux est simple mais permet de comprendre le principe de fonctionnement lié à la condition 'if'. En termes de logique, cela permet de tester un ensemble de conditions et d'enchaîner des actions lorsque la condition est remplie.
Création du Flux Automatisé
Je vais créer un flux automatisé que je nomme, en utilisant l'action liée à la création d'événements dans Outlook. Dans les propriétés, j'indique de surveiller mon calendrier et je conseille de contrôler la fréquence de vérification des ajouts d'événements, que je paramètre sur une minute pour une exécution quasi instantanée après réception de l'invitation.
Gestion des Conditions
Les actions conditionnelles sont regroupées dans la tuile de contrôle. La condition de base 'If' est labellisée 'condition'. Une fois insérées, nous voyons bien les deux branches permettant d'effectuer des actions distinctes selon le résultat de la condition que je vais paramétrer.
Définition des Critères
Dans le volet propriété de cette condition, je vais définir deux critères. Le premier est basé sur un organisateur spécifique. Je renseigne l'adresse mail de l'organisateur concerné par ce flux. J'ajoute une seconde condition stipulant que toutes les conditions listées doivent être remplies, portant sur l'objet qui doit contenir le mot 'formation'.
Actions Associées aux Résultats
Je commence par la partie conditions remplies en allant chercher l'action de réponse à l'invitation. J'identifie l'élément via son ID et j'associe l'action d'acceptation de l'invitation tout en désactivant l'email automatique envoyé à l'organisateur. Dans le cas où les conditions ne sont pas remplies, j'ajoute à nouveau l'action de réponse et je définis une acceptation provisoire comme étant ma réponse, tout en laissant l'envoi d'emails actif.
Test du Flux
Je vais enregistrer et tester mon flux. Ayant accès aux comptes associés à la condition, je simule deux invitations dans le compte du destinataire où j'ai créé mon flux. Les réunions apparaissent bien dans mon calendrier avec un statut d'acceptation en attente pour la première, et après quelques instants, un statut d'acceptation pour l'invitation répondant aux deux critères.
Conclusion
Mon flux est fonctionnel en l'état, gérant correctement la condition paramétrée. L'organisateur reçoit bien un email uniquement pour la réunion en attente, ce qui est parfait.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux automatisé dans Outlook?

Un flux automatisé dans Outlook est un processus qui exécute automatiquement des actions en réponse à des événements, comme l'acceptation d'invitations à des réunions basées sur des critères spécifiques.

Comment configurer une condition dans un flux?

Pour configurer une condition dans un flux, vous devez définir les critères qui doivent être remplis pour que certaines actions soient exécutées. Cela peut inclure des éléments comme l'organisateur de la réunion ou des mots clés dans l'objet de l'invitation.

Que se passe-t-il si les conditions d'un flux ne sont pas remplies?

Si les conditions d'un flux ne sont pas remplies, des actions alternatives peuvent être définies, comme l'envoi d'une acceptation provisoire de l'invitation.

Comment tester un flux dans Outlook?

Pour tester un flux dans Outlook, vous pouvez simuler des invitations en utilisant des comptes associés à la condition du flux et vérifier si les actions se déclenchent comme prévu.

Quels types d'actions peuvent être automatisées dans un flux?

Les actions qui peuvent être automatisées dans un flux incluent l'acceptation ou le refus d'invitations, l'envoi d'emails, et la mise à jour de calendriers, entre autres.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de l'acceptation d'invitations

Dans un environnement professionnel, un flux automatisé peut être utilisé pour accepter automatiquement les invitations à des réunions contenant un mot clé spécifique, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les oublis.

Gestion des réunions avec des critères spécifiques

Les équipes peuvent configurer des flux pour gérer les réunions en fonction de critères tels que l'organisateur ou le sujet, garantissant que seules les réunions pertinentes sont acceptées, ce qui améliore l'efficacité.

Réponses automatiques aux invitations

Les utilisateurs peuvent créer des flux qui envoient des réponses automatiques aux invitations, comme des acceptations provisoires, ce qui permet de maintenir une communication fluide tout en gérant leur emploi du temps.

Surveillance des événements dans le calendrier

Un flux peut être configuré pour surveiller un calendrier et exécuter des actions spécifiques lorsque de nouveaux événements sont ajoutés, permettant une gestion proactive des engagements professionnels.

Glossaire :

flux

Un flux est un processus automatisé qui exécute une série d'actions en réponse à des événements ou des conditions spécifiques.

condition if

Une condition if est une instruction logique qui permet de tester si une condition est remplie pour exécuter des actions spécifiques. Par exemple, si une invitation contient un mot clé particulier, alors une action d'acceptation peut être déclenchée.

Outlook

Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier et de gestion des tâches.

propriétés

Les propriétés se réfèrent aux paramètres ou configurations d'un élément dans un flux, permettant de définir son comportement et ses actions.

conditions remplies

Les conditions remplies désignent les critères qui, lorsqu'ils sont satisfaits, déclenchent des actions spécifiques dans un flux.

email automatique

Un email automatique est un message électronique envoyé sans intervention humaine, souvent utilisé pour notifier des actions ou des événements.

acceptation provisoire

Une acceptation provisoire est une réponse à une invitation qui indique que le destinataire n'est pas encore sûr de sa disponibilité, mais souhaite garder l'option ouverte.

organisateur

L'organisateur est la personne qui crée et envoie une invitation à une réunion ou un événement.

mot clé

Un mot clé est un terme spécifique utilisé pour identifier ou filtrer des informations, comme dans le cas d'une invitation à une réunion.

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il est fréquent de devoir générer des actions

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différentes en fonction d'un ou de plusieurs critères.

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Concentrons-nous ici sur un flux qui

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automatisera l'acceptation d'une invitation à une réunion

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contenant un mot clé précis issu d'un organisateur spécifique.

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L'exemple utilisé dans ce flux est simple,

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mais permet de comprendre le principe de fonctionnement lié à la condition if

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qui, en termes de logique,

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permet de tester un ensemble de conditions et d'enchaîner des

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actions dans le cas où la condition est remplie,

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ainsi que d'autres actions. Le cas échéant,

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je vais ici choisir de créer un flux automatisé que je nomme,

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utilisant l'action liée à la création d'évènements dans Outlook

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dans les propriétés.

00:00:49

J'indique de surveiller mon calendrier et je vous conseille ici

00:00:53

de contrôler la fréquence de vérification des ajouts d'événements.

00:00:57

Je paramètre sur une minute,

00:00:59

afin que le flux s'exécute quasi instantanément après réception de l'invitation,

00:01:05

place à présent à la gestion de ma condition.

00:01:09

L'ensemble des actions conditionnelles sont regroupées dans la tuile contrôle

00:01:14

la condition de base. If, dans mon cas, est labellisée condition,

00:01:18

nous verrons dans d'autres tutos certains autres types de conditions.

00:01:23

Une fois insérés,

00:01:25

nous voyons bien les deux branches

00:01:26

permettant d'effectuer des actions distinctes selon

00:01:29

le résultat de la condition que je vais paramétrer de suite.

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Dans le volet propriété de cette condition, je vais ici définir deux critères.

00:01:37

Le premier est basé sur un organisateur spécifique.

00:01:40

Ce contenu dynamique, associé à l'action précédente,

00:01:43

est disponible en cliquant sur le bouton Afficher plus

00:01:48

je renseigne l'adresse mail de l'organisateur concerné par ce flux.

00:01:52

J'ajoute une seconde condition de type

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caractérisant que la totalité des conditions listées doivent être remplies.

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Cette seconde contrainte porte sur l'objet qui doit contenir le mot formation.

00:02:06

À présent, je peux me concentrer sur les actions associées aux résultats.

00:02:11

Je commence par la partie conditions remplies

00:02:14

en allant chercher l'action de réponse à l'invitation

00:02:19

dans les propriétés. J'identifie l'élément via son ID

00:02:27

et j'associe l'action d'acceptation de l'invitation tout

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en désactivant l'email automatique envoyé à l'organisateur.

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Dans le cas où les conditions ne sont pas remplies,

00:02:37

j'ajoute à nouveau l'action de réponse et je

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définis une acceptation provisoire comme étant ma réponse.

00:02:44

En laissant cette fois ci l'envoi d'emails actif,

00:02:48

je vais enregistrer et tester à présent mon flux.

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Ayant accès aux comptes associés à la condition, je simule deux invitations

00:02:58

dans le compte du destinataire où j'ai créé mon flux.

00:03:01

Les réunions apparaissent bien dans mon calendrier,

00:03:03

avec un statut d'acceptation en attente pour la première

00:03:08

et après quelques instants,

00:03:09

un statut d'acceptation pour l'invitation répondant aux deux critères.

00:03:14

Mon flux est fonctionnel en l'état,

00:03:16

tout en gérant correctement la condition paramétrée.

00:03:19

L'organisateur, pour sa part,

00:03:21

reçoit bien un email uniquement pour la réunion en attente.

00:03:25

C'est parfait.

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