Power Automate - Flow - Automatiser la création des tâches et les rappels d'échéances Tutoriels

Découvrez comment automatiser la création de tâches et les rappels d'échéances avec Power Automate dans notre vidéo 'automatiser la création de tâches et les rappels d'échéances'. Apprenez à créer des flux efficaces pour gérer vos projets sans stress, réduire les oublis et garantir une communication fluide. Ne manquez pas ces deux automatisations puissantes qui simplifient votre travail et boostent votre productivité!

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Disponible dans Microsoft365

00:00:04

d'équipe en automatisant les tâches répétitives.

00:00:07

Ce module présente trois automatisations essentielles.

00:00:10

Créer une tâche pler depuis Microsoft List,

00:00:13

rappeler les échéances approchantes

00:00:15

et escalader les blocages vers les décideurs.

00:00:19

explorons ensemble ces automatisations qui vous feront gagner un temps précieux.

00:00:25

commençons par l'automatisation la plus structurante.

00:00:28

la création automatique des tâches d'équipe.

00:00:31

Dans Power Automate,

00:00:32

créer un nouveau flux

00:00:34

avec le déclencheur

00:00:35

lorsqu'un élément est créé ou modifié sur votre liste Microsoft list.

00:00:41

Ajouter une condition pour vérifier le statut de l'élément,

00:00:44

par exemple à planifier.

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Ensuite,

00:00:47

ajouter l'action,

00:00:48

créer une tâche

00:00:49

du connecteur planeur.

00:00:52

Renseigner le plan d'équipe,

00:00:53

le compartiment,

00:00:55

le titre de la tâche,

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la date d'échéance et assigner la tâche

00:00:58

à un utilisateur.

00:01:00

Pour maintenir la traçabilité,

00:01:02

ajouter l'action,

00:01:03

mettre à jour un élément dans liste pour enregistrer l'idée et

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le lien de la tâche planneur dans la fiche list.

00:01:10

Terminer par l'action,

00:01:11

publier un message

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dans le canal Teams pour notifier l'équipe de la création de la tâche.

00:01:19

Une fois vos tâches créées dans planeur,

00:01:21

il devient essentiel de ne pas laisser les échéances passer inaperçues.

00:01:26

Nous allons construire un flux automatisé

00:01:28

qui surveille quotidiennement les tâches à risque

00:01:32

et alerte les responsables au bon moment.

00:01:35

Nous commençons par ajouter un déclencheur récurrence

00:01:38

pour que l'automatisation se lance automatiquement chaque jour

00:01:41

à 1 heures définie.

00:01:43

Ce déclencheur planifié

00:01:45

garantit un contrôle régulier des échéances sans intervention manuelle.

00:01:50

Configurez la fréquence sur jour,

00:01:52

préciser l'heure d'exécution souhaitée,

00:01:54

ainsi que le fuseau horaire de votre équipe.

00:01:57

L'action

00:01:58

liste des tâches

00:01:59

du connecteur planner

00:02:01

récupère l'ensemble des tâches du plan concerné.

00:02:04

Cette action renvoie toutes les métadonnées nécessaires,

00:02:07

titres,

00:02:08

date d'échéance,

00:02:10

ID de la tâche

00:02:11

et informations sur les personnes assignées.

00:02:14

Nous initialisons une variable de type tableau,

00:02:17

nommée

00:02:17

attribution.

00:02:19

pour stocker les noms des personnes responsables de chaque tâche.

00:02:23

Le choix d'une variable tableau est essentiel car une tâche planeur

00:02:27

peut avoir plusieurs personnes assignées

00:02:29

et ce type de variable peut stocker plusieurs valeurs.

00:02:32

Nous la laissons vide pour l'instant,

00:02:34

car elle sera remplie ultérieurement pour chaque tâche éligible.

00:02:38

Nous ajoutons maintenant notre condition principale.

00:02:41

Si la date du jour +2 jours est égale à la date d'échéance de la tâche,

00:02:45

alors nous déclenchons le rappel.

00:02:47

Cette comparaison utilise des formules power FX pour normaliser les dates

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et assurer une comparaison fiable.

00:02:53

Nous n'aborderons pas en détail ces formules dans ce module,

00:02:57

mais sachez que des cours dédiés à Power

00:02:59

Automate et Power FX sont disponibles sur la plateforme

00:03:02

pour approfondir cette notion.

00:03:05

Dès que nous utilisons l'action

00:03:07

liste des tâches

00:03:08

qui renvoie plusieurs éléments,

00:03:10

Power Automate crée automatiquement une boucle appliquée à chaque

00:03:13

pour parcourir et tester l'ensemble des tâches existantes dans ce plan.

00:03:18

chaque tâche est évaluée individuellement par la

00:03:20

condition pour déterminer si elle correspond aux critères

00:03:23

J2.

00:03:25

Si le test de la condition est vrai,

00:03:27

nous utilisons l'action

00:03:29

obtenir une tâche pour récupérer les détails complets de cette tâche

00:03:33

à partir de son ID.

00:03:35

Cette étape est nécessaire car elle fournit des informations enrichies,

00:03:39

notamment la liste précise des utilisateurs assignés

00:03:42

et l'idée du plan que nous utiliserons pour

00:03:45

construire les liens et résoudre les noms.

00:03:48

L'action,

00:03:49

obtenir une tâche ne renvoie que les idées des utilisateurs à signer.

00:03:53

Ce qui n'est pas lisible dans un message.

00:03:57

Nous devons donc ajouter une boucle sur ces idées.

00:04:00

Et pour chacun,

00:04:02

utiliser l'action,

00:04:03

obtenir le profil de l'utilisateur.

00:04:06

Cette action prend comme paramètre l'idée utilisateur et renvoie le nom complet

00:04:10

ainsi que l'adresse e-mail de la ou des personnes assignées.

00:04:15

À chaque itération de la boucle sur les assignés,

00:04:18

nous utilisons l'action

00:04:19

ajoutée à la variable de tableau

00:04:22

pour stocker le nom récupéré dans la variable

00:04:24

attribution

00:04:25

initialisée au début du flux.

00:04:28

Cette variable tableau peut ainsi accumuler plusieurs noms

00:04:31

si plusieurs personnes sont responsables de la même tâche.

00:04:35

puisque la variable attribution

00:04:38

peut contenir plusieurs éléments.

00:04:39

Nous utilisons l'action

00:04:41

jointure pour rassembler tous ces noms en un seul texte lisible.

00:04:45

Ici,

00:04:45

nous utilisons un virgule,

00:04:47

suivie d'un espace comme séparateur,

00:04:49

ce qui produit un résultat du type

00:04:51

Alice Martin,

00:04:52

Bob Dupont,

00:04:53

Claire Durand.

00:04:54

Cette chaîne finale est prête à être insérée dans le message de notification.

00:05:00

Enfin,

00:05:00

nous publions un message dans le canal d'équipe cible avec l'action.

00:05:04

Publier le message dans une conversation.

00:05:06

nous alimentons ce message avec les éléments dynamiques configurés précédemment

00:05:11

pour qu'ils soient personnalisé et informatifs.

00:05:14

Les noms des responsables récupérés et joints,

00:05:17

le titre de la tâche,

00:05:19

la date d'échéance formatée,

00:05:21

le lien direct vers la tâche d'emplaneur pour un accès rapide.

00:05:24

Ce message reste factuel et ciblé,

00:05:27

évitant ainsi de saturer l'équipe avec des rappels excessifs.

00:05:31

chaque jour à l'heure programmée,

00:05:32

le flux se lance automatiquement et scanne l'ensemble des tâches du plan planeur.

00:05:38

lorsqu'il détecte une tâche dont la date

00:05:40

d'échéance arrive dans exactement deux jours,

00:05:42

il envoie une notification claire et actionnable dans le canal Teams choisi,

00:05:46

permettant aux responsables de prioriser leur travail

00:05:49

et de respecter les délais.

00:05:51

Cette automatisation garantit qu'aucune échéance importante ne passe inaperçue

00:05:56

tout en maintenant une communication efficace au sein de l'équipe.

00:05:59

Vous disposez maintenant de deux

00:06:01

automatisations puissantes et complémentaires.

00:06:04

la première crée automatiquement les tâches planeurs

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depuis Liste avec une traçabilité complète,

00:06:10

tandis que la seconde surveille quotidiennement les échéances

00:06:13

et alerte les responsables au moment opportun.

00:06:16

ensemble,

00:06:17

ces flux éliminent la ressaisie manuelle,

00:06:19

réduisent les oublis

00:06:20

et maintiennent une coordination fluide entre listes,

00:06:23

planneurs et Teams.

00:06:26

Mais que faire lorsqu'une tâche se retrouve bloquée

00:06:29

et nécessite une escalade vers les décideurs?

00:06:32

C'est précisément ce que nous aborderons dans le prochain tutoriel

00:06:35

où nous construirons une automatisation dédiée à

00:06:38

la détection et à l'escalade des blocages.

00:06:41

Votre équipe pourra alors se concentrer sur l'essentiel,

00:06:44

faire avancer les projets sans friction.

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