Outlook - Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings) Tutoriels
Facilitez la planification des rendez-vous avec Microsoft Bookings intégré à Outlook. Créez des pages de réservation personnelles et partagées, configurez les rappels par e-mail et partagez facilement les liens de réservation. Les clients peuvent planifier, gérer et recevoir des rappels pour les rendez-vous, offrant une gestion efficace. Découvrez comment créer des pages de réservation partagées dans Microsoft Bookings pour une gestion d'équipe plus avancée. #bookings #collaborer
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Objectifs :
Ce document vise à fournir une compréhension approfondie de l'utilisation de Microsoft Bookings intégré à Outlook pour faciliter la planification et la gestion des rendez-vous. Il aborde les étapes nécessaires pour créer et partager des pages de réservation, ainsi que les options de personnalisation disponibles.
Chapitres :
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Introduction à Microsoft Bookings
Microsoft Bookings est un outil qui simplifie la planification et la gestion des rendez-vous en permettant aux utilisateurs de partager leur disponibilité avec des clients et des collègues. Cet outil est intégré à Outlook, ce qui facilite son utilisation pour les utilisateurs de cette plateforme. -
Accès à Microsoft Bookings
Pour commencer à utiliser Microsoft Bookings, il est recommandé de l'épingler dans la barre de navigation d'Outlook. Voici les étapes à suivre : - Cliquez sur 'Plus d'applications'. - Faites un clic droit sur 'Bookings' et sélectionnez 'Épinglez'. Une fois épinglé, vous pouvez accéder facilement à l'application. -
Types de pages de réservation
Dans Microsoft Bookings, vous trouverez deux types de pages de réservation : - **Page personnelle** : Permet de gérer et de partager votre propre disponibilité. - **Page partagée** : Permet à toute votre équipe de gérer les rendez-vous collectivement. -
Création d'une page personnelle
Pour créer une page personnelle, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur 'Créer un type de réunion'. 2. Donnez un titre à votre page et utilisez des catégories pour identifier facilement les réservations dans votre calendrier Outlook. 3. Ajoutez une description pour votre page. 4. Choisissez un emplacement ou activez la réunion Teams selon le type de rendez-vous. 5. Définissez la durée de la réunion. -
Personnalisation des heures de réservation
Sous l'option 'Planifier la personnalisation', vous pouvez définir les heures disponibles pour les réservations. Vous avez la possibilité d'utiliser vos horaires Outlook habituels ou de personnaliser les heures selon vos préférences. Dans les options avancées, vous pouvez : - Ajouter des tampons avant et après les réunions. - Définir un délai minimal avant qu'une réservation puisse être effectuée. - Spécifier la durée maximale d'anticipation pour la planification des rendez-vous. -
Configuration des rappels
Pour configurer les rappels par e-mail : 1. Sélectionnez 'Ajouter un rappel par e-mail'. 2. Définissez le délai d'envoi. 3. Ajoutez un message personnalisé. 4. Enregistrez les modifications. Vos clients recevront alors des rappels pour les rendez-vous planifiés. -
Partage de votre page de réservation
Lorsque votre page est prête, cliquez sur l'icône de partage dans la section de votre page de réservation personnelle. Vous avez trois options : - Copier le lien et le partager directement. - Partager par e-mail avec un message d'accompagnement. - Intégrer le lien dans votre signature e-mail. -
Gestion des réservations
Les destinataires peuvent consulter votre page et faire des réservations en cliquant sur le lien que vous avez envoyé. Ils seront redirigés vers votre page et, s'ils sont membres de votre organisation, ils peuvent se connecter avec leur compte. Sinon, ils peuvent se connecter en tant qu'invités. Une fois la réservation effectuée, vous serez notifié par e-mail, et les réunions s'afficheront dans votre calendrier Outlook. -
Fonctionnalités avancées
Pour des fonctionnalités plus avancées et une gestion d'équipe, il est conseillé de consulter les vidéos dédiées à la création de pages de réservation partagées dans Microsoft Bookings.
FAQ :
Qu'est-ce que Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings est un outil de planification qui facilite la gestion des rendez-vous en permettant aux utilisateurs de partager leur disponibilité avec des clients et des collègues.
Comment épingler Microsoft Bookings dans la barre de navigation d'Outlook?
Pour épingler Microsoft Bookings, cliquez sur 'Plus d'applications', faites un clic droit sur 'Bookings' et sélectionnez 'Épinglez'.
Quelle est la différence entre une page de réservation personnelle et une page de réservation partagée?
Une page de réservation personnelle permet à un utilisateur de gérer sa propre disponibilité, tandis qu'une page de réservation partagée permet à toute une équipe de gérer les rendez-vous ensemble.
Comment configurer des rappels pour mes clients?
Pour configurer des rappels, sélectionnez 'Ajouter un rappel par e-mail', définissez le délai d'envoi, ajoutez un message personnalisé et enregistrez les modifications.
Comment les clients peuvent-ils réserver un rendez-vous?
Les clients peuvent réserver un rendez-vous en cliquant sur le lien de votre page de réservation, en sélectionnant une date et une heure, puis en remplissant les informations demandées.
Quelques cas d'usages :
Gestion des rendez-vous pour les consultants
Les consultants peuvent utiliser Microsoft Bookings pour gérer leurs rendez-vous avec les clients, en partageant leur disponibilité et en évitant les conflits d'horaire. Cela améliore l'efficacité et permet de mieux gérer le temps.
Planification d'événements d'équipe
Les équipes peuvent créer une page de réservation partagée pour organiser des réunions régulières ou des événements d'équipe, facilitant ainsi la coordination et la planification des disponibilités de chacun.
Suivi des clients après les rendez-vous
Les entreprises peuvent configurer des suivis automatiques pour demander des commentaires après les rendez-vous, ce qui aide à améliorer le service client et à renforcer les relations avec les clients.
Intégration avec des outils de communication
Les utilisateurs peuvent intégrer Microsoft Bookings avec Microsoft Teams pour organiser des réunions virtuelles, ce qui est particulièrement utile pour les équipes distantes ou les clients éloignés.
Glossaire :
Microsoft Bookings
Un outil de planification en ligne qui permet aux utilisateurs de gérer et de partager leur disponibilité pour des rendez-vous avec des clients et des collègues.
Outlook
Un logiciel de gestion d'e-mails et de calendrier développé par Microsoft, utilisé pour organiser des rendez-vous et des événements.
Page de réservation personnelle
Une page dans Microsoft Bookings qui permet à un utilisateur de gérer et de partager sa propre disponibilité pour des rendez-vous.
Page de réservation partagée
Une page dans Microsoft Bookings qui permet à une équipe de gérer collectivement les rendez-vous.
Réunion Teams
Une réunion qui se déroule sur Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration de Microsoft.
Tampons
Des périodes de temps ajoutées avant ou après une réunion pour éviter les chevauchements ou pour permettre une préparation.
Rappels par e-mail
Des notifications envoyées par e-mail pour rappeler aux clients leurs rendez-vous programmés.
Suivis automatiques
Des messages envoyés automatiquement pour demander des commentaires ou rappeler aux clients de réserver leur prochain rendez-vous.
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