Teams - Consulter ses événements Tutoriels

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Objectifs :

Comprendre comment Microsoft Teams s'intègre avec Outlook et comment gérer efficacement les réunions à travers ces deux applications.

Chapitres :

  1. Introduction à l'intégration de Microsoft Teams et Outlook
    Microsoft Teams est intégré à tous les outils Microsoft 365, y compris votre messagerie Outlook. Cette intégration permet de planifier des événements à la fois dans Teams et dans Outlook, garantissant qu'ils apparaissent dans les deux applications.
  2. Planification des réunions
    Dans Outlook, un bouton dédié vous permet de créer des réunions Teams. Pour gérer vos réunions dans Teams, cliquez sur le menu 'Calendrier'. Par défaut, un calendrier de la semaine de travail en cours s'affiche, mais vous pouvez changer de vue pour voir la semaine complète ou la journée en cours. Utilisez les flèches pour naviguer entre les semaines ou le calendrier pour choisir une date spécifique. Un bouton vous permet également de revenir à la date du jour.
  3. Détails des réunions
    En cliquant sur une réunion, vous accédez aux détails de l'invitation, semblables à ceux d'une réunion Outlook. Vous y trouverez la date, l'heure, le sujet, la description et la liste des participants. Si vous êtes l'organisateur, vous pouvez modifier ces informations et envoyer une mise à jour à vos collaborateurs.
  4. Outils de collaboration
    Différents onglets vous permettent de démarrer une conversation autour de la réunion et de partager des fichiers. Vous pouvez également créer un bloc-notes pour préparer l'ordre du jour avant la réunion et prendre des notes pendant celle-ci. Un tableau blanc est également disponible pour une collaboration en temps réel avec vos collègues.
  5. Gestion des fichiers et discussions
    Lorsque vous ou vos collaborateurs ajoutez des fichiers et outils de prise de notes à une réunion, une discussion est automatiquement créée dans l'onglet conversation de chaque invité. Cela permet de consulter ces éléments avant, pendant et après la réunion, et ils sont conservés pour référence future.
  6. Annulation et réponse aux réunions
    Pour annuler une réunion, effectuez un clic droit sur celle-ci ou ouvrez-la et utilisez le bouton d'annulation. Vous pouvez ajouter une note pour préciser les raisons de cette annulation. Si vous êtes invité à une réunion, vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant un bouton qui vous permet de notifier cette personne de votre réponse et d'ajouter un message avant de l'envoyer.

FAQ :

Comment intégrer Microsoft Teams avec Outlook?

Microsoft Teams est intégré à Outlook, ce qui permet de planifier des événements dans les deux applications. Vous pouvez créer des réunions Teams directement depuis Outlook grâce à un bouton dédié.

Comment gérer mes réunions dans Microsoft Teams?

Pour gérer vos réunions dans Teams, cliquez sur le menu calendrier. Vous pouvez visualiser la semaine en cours, changer de vue pour voir la semaine complète ou la journée actuelle, et naviguer entre les semaines.

Que faire si je dois annuler une réunion dans Teams?

Pour annuler une réunion, effectuez un clic droit sur celle-ci dans le calendrier ou ouvrez la réunion et utilisez le bouton d'annulation. Vous pouvez également ajouter une note pour expliquer les raisons de l'annulation.

Comment puis-je prendre des notes pendant une réunion?

Vous pouvez créer un bloc-notes pour la réunion afin de préparer l'ordre du jour et prendre des notes pendant celle-ci. Les notes peuvent être partagées avec les participants.

Comment répondre à une invitation à une réunion?

Si vous êtes invité à une réunion, vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant le bouton de réponse. Vous avez la possibilité de notifier l'organisateur de votre réponse et d'ajouter un message.

Quelques cas d'usages :

Planification d'événements d'équipe

Utilisez l'intégration entre Microsoft Teams et Outlook pour planifier des événements d'équipe. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont informés et que les événements apparaissent dans leurs calendriers respectifs.

Collaboration sur des projets

Lors de réunions de projet, utilisez le tableau blanc et le bloc-notes pour collaborer en temps réel. Cela facilite le partage d'idées et la prise de décisions collectives.

Gestion des réunions à distance

Pour les équipes travaillant à distance, Microsoft Teams permet de gérer efficacement les réunions en ligne. Les participants peuvent accéder aux détails de la réunion, partager des fichiers et discuter dans l'onglet conversation.

Suivi des décisions de réunion

Après une réunion, utilisez le bloc-notes pour documenter les décisions prises et les actions à suivre. Cela aide à garder une trace des discussions et à assurer la responsabilité des membres de l'équipe.

Annulation et replanification de réunions

Si une réunion doit être annulée, utilisez les fonctionnalités d'annulation dans Teams pour notifier les participants. Vous pouvez également reprogrammer la réunion en quelques clics, ce qui facilite la gestion des emplois du temps.

Glossaire :

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de gérer des réunions en ligne.

Microsoft 365

Un ensemble d'outils et de services de productivité en ligne, incluant des applications comme Word, Excel, PowerPoint, et Teams.

Outlook

Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, utilisé pour envoyer des e-mails, gérer des calendriers et des contacts.

Calendrier

Un outil qui permet de planifier et de visualiser des événements, des réunions et des tâches sur une période donnée.

Bloc-notes

Un espace de travail numérique où les utilisateurs peuvent prendre des notes, organiser des idées et collaborer sur des documents.

Tableau blanc

Un outil collaboratif qui permet aux utilisateurs de dessiner, d'écrire et de partager des idées en temps réel pendant une réunion.

Invitation à une réunion

Un message envoyé aux participants pour les informer d'une réunion, incluant des détails comme la date, l'heure et le sujet.

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Comme évoqué précédemment,
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Microsoft Teams est intégré à
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tous les outils Microsoft 365Y
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compris votre messagerie Outlook.
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dans Outlook pour créer des réunions teams.
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cliquez simplement sur le menu calendrier.
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vous avez accès au détail de l'invitation
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comme pour une réunion Outlook,
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la description et la liste des participants.
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vous pouvez modifier ces informations.
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Différents onglets vous permettent
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partager des fichiers à ce sujet.
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bloc-notes pour cette réunion,
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par exemple pour préparer l'ordre
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des notes pendant celle-ci.
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un message avant de l'envoyer.

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