ChatGPT - Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi avec ChatGPT Tutoriels

Découvrez comment automatiser le suivi de vos factures avec notre vidéo "extraire les données de factures et générer un tableau de suivi" ! Grâce à ChatGPT-4, importez vos factures, extrayez les informations essentielles, et obtenez un tableau Excel optimisé en quelques clics. Ne manquez pas cette opportunité d'économiser du temps et d'améliorer votre gestion financière !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser un assistant virtuel pour automatiser le suivi des factures d'achats de matériel à l'aide d'Excel, en simplifiant le processus d'organisation et d'analyse des données financières.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment un assistant virtuel peut faciliter la gestion des factures liées aux achats de matériel pour une entreprise. L'accent sera mis sur la création d'un tableau Excel structuré pour organiser, analyser et suivre efficacement ces factures.
Création d'un tableau Excel
Pour commencer, il est essentiel de définir les champs nécessaires à inclure dans le tableau Excel. L'assistant virtuel propose une structure optimisée qui comprend toutes les informations nécessaires pour un suivi clair et exploitable des factures.
Analyse des factures
Une fois la structure du tableau établie, l'utilisateur fournit un ensemble de factures au format PDF provenant de différents fournisseurs. L'assistant virtuel analyse ces documents, identifie et extrait les informations clés, puis les organise dans la structure définie précédemment.
Génération du fichier Excel
Après l'analyse, l'assistant propose de générer automatiquement un fichier Excel contenant toutes les données extraites. En quelques secondes, l'utilisateur reçoit un fichier prêt à l'emploi, structuré et optimisé pour le suivi des factures.
Intégration et mise en forme des données
L'utilisateur télécharge le fichier et l'ouvre dans Excel. Les données sont bien organisées, ce qui permet une intégration facile dans son classeur et une mise en forme personnalisée.
Analyse des dépenses
Avec le tableau opérationnel, l'utilisateur demande à l'assistant d'analyser les dépenses par fournisseur et par année. L'assistant génère un tableau statistique qui permet de visualiser les dépenses et d'identifier les fournisseurs les plus sollicités.
Mise à jour du fichier Excel
Pour aller plus loin, l'utilisateur demande à l'assistant d'intégrer ces nouvelles données dans le fichier Excel et d'ajouter un tableau croisé dynamique. L'assistant met à jour le fichier en ajoutant une feuille de suivi des factures, un récapitulatif des dépenses par fournisseur et par année, ainsi qu'un tableau croisé dynamique pour une vision synthétique et interactive des dépenses.
Conclusion
Grâce à l'assistant virtuel, l'utilisateur a automatisé une grande partie du suivi de ses factures, lui faisant ainsi gagner un temps précieux. Bien que l'assistant ne soit pas intégré directement à Excel, il s'avère être un excellent outil pour organiser et analyser efficacement les données comptables.

FAQ :

Comment utiliser un assistant pour gérer mes factures?

Vous pouvez utiliser un assistant comme ChatGPT pour automatiser le suivi de vos factures en lui fournissant des informations sur les champs essentiels à inclure dans votre tableau Excel. L'assistant peut également analyser des fichiers PDF de factures et extraire les données nécessaires.

Quels sont les avantages d'utiliser Excel pour le suivi des factures?

Excel permet d'organiser et d'analyser facilement les données. Vous pouvez créer des tableaux, utiliser des formules pour calculer des totaux, et générer des tableaux croisés dynamiques pour visualiser vos dépenses.

Comment puis-je automatiser l'analyse de mes dépenses par fournisseur?

Vous pouvez demander à un assistant comme ChatGPT d'analyser vos dépenses en lui fournissant les données nécessaires. Il peut générer des tableaux statistiques et mettre à jour votre fichier Excel avec ces informations.

Qu'est-ce qu'un tableau croisé dynamique et comment l'utiliser?

Un tableau croisé dynamique est un outil dans Excel qui vous permet de résumer et d'analyser des données. Vous pouvez l'utiliser pour visualiser vos dépenses par fournisseur et par année, ce qui facilite l'identification des tendances.

Puis-je intégrer des données d'autres fichiers dans mon tableau Excel?

Oui, vous pouvez fournir plusieurs fichiers PDF à un assistant pour qu'il analyse et intègre les données dans votre tableau Excel, facilitant ainsi la gestion de vos informations comptables.

Quelques cas d'usages :

Gestion des factures d'achat

Utiliser un tableau Excel structuré pour suivre les factures liées aux achats de matériel, permettant une gestion efficace des dépenses et une meilleure visibilité sur les coûts.

Analyse des dépenses par fournisseur

Analyser les dépenses par fournisseur et par année à l'aide d'un assistant pour identifier les fournisseurs les plus sollicités et optimiser les relations commerciales.

Automatisation du suivi comptable

Automatiser le suivi des factures et des dépenses en utilisant un assistant pour extraire des données de fichiers PDF et les organiser dans un tableau Excel, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité.

Création de rapports financiers

Générer des rapports financiers à partir des données extraites et organisées dans Excel, facilitant la prise de décision et la planification budgétaire.

Suivi des dépenses d'entreprise

Mettre en place un système de suivi des dépenses d'entreprise en utilisant des tableaux croisés dynamiques pour visualiser les tendances et ajuster les budgets en conséquence.

Glossaire :

Assistant

Un logiciel ou un programme conçu pour aider les utilisateurs dans diverses tâches, souvent en automatisant des processus.

Facture

Un document commercial qui détaille les biens ou services fournis et le montant dû par le client.

Tableau Excel

Un fichier créé avec Microsoft Excel, utilisé pour organiser, analyser et visualiser des données sous forme de tableaux.

Champs essentiels

Les éléments d'information nécessaires à inclure dans un tableau pour assurer un suivi efficace.

Analyse de données

Le processus d'examen, de nettoyage et d'interprétation des données pour en extraire des informations utiles.

Fichier PDF

Un format de document qui préserve la mise en page d'un document, souvent utilisé pour partager des factures et d'autres documents.

Tableau croisé dynamique

Un outil dans Excel qui permet de résumer et d'analyser des données de manière interactive.

00:00:01

Je suis chargé de traiter et d'assurer le suivi des

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factures liées aux achats de matériel pour mon entreprise.

00:00:08

Pour simplifier cette tâche,

00:00:10

je souhaite créer un tableau Excel structuré qui me permettra d'organiser,

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analyser et suivre efficacement ces factures.

00:00:19

Chad Gpt Peut-il Me faire gagner du temps dans cette tâche,

00:00:23

voyons cela

00:00:24

dans une nouvelle conversation avec chaque gpt.

00:00:27

J'exprime mon besoin en demandant quels sont les

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champs essentiels à inclure dans mon tableau Excel.

00:00:32

Pour assurer un suivi clair et exploitable,

00:00:35

Ch. Gpt me propose une structure optimisée

00:00:38

avec toutes les informations nécessaires pour suivre mes factures efficacement.

00:00:43

Ce résultat me semble pertinent et me permet d'avoir une base de

00:00:46

travail prête à l'emploi sans que j'aie à réfléchir aux détails techniques.

00:00:51

Je vais maintenant fournir à T gpt

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un ensemble de factures au format PDF

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issue de fournisseurs différents, afin qu'il analyse,

00:01:00

identifie et extrait les informations nécessaires pour compléter mon tableau.

00:01:05

Je joins quatre fichiers PDF en une seule fois

00:01:08

et laisse Chad Gpt travailler pour moi.

00:01:11

Tat Gpt me répond en identifiant dans chaque facture les informations clés et

00:01:16

les organise dans une structure claire

00:01:18

qui correspond au tableau défini précédemment.

00:01:21

Toutes les données sont bien extraites et classées,

00:01:23

ce qui me permet d'avoir une base propre à exploiter directement dans Excel.

00:01:29

Une fois l'analyse terminée,

00:01:31

chaque gpt me propose de générer automatiquement

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un fichier Excel contenant ces données.

00:01:37

En quelques secondes,

00:01:38

je récupère un fichier prêt à l'emploi structuré

00:01:41

et optimisé pour le suivi des factures.

00:01:44

Je télécharge le fichier et l'ouvre directement dans Excel.

00:01:47

Tout est bien organisé,

00:01:48

ce qui me permet d'intégrer ces données dans

00:01:49

mon classeur et d'affiner leur mise en forme.

00:01:52

Maintenant que mon tableau est opérationnel,

00:01:54

je vais plus loin en demandant à chaque gpt

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d'analyser mes dépenses par fournisseur et par année.

00:02:03

Chaque gpt génère immédiatement un tableau statistique qui me permet de

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visualiser mes dépenses et d'identifier les fournisseurs les plus sollicités.

00:02:12

Pour aller encore plus loin,

00:02:14

je lui demande d'intégrer ces nouvelles données dans mon

00:02:16

fichier Excel et d'y ajouter un tableau croisé dynamique.

00:02:20

Chad Gpt met à jour mon fichier en ajoutant

00:02:23

une feuille de suivi des factures,

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un récapitulatif des dépenses par fournisseur et par année,

00:02:30

un tableau croisé dynamique qui me permet d'avoir

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une vision synthétique et interactive de mes dépenses.

00:02:36

Je dispose maintenant d'un outil de suivi automatisé et efficace

00:02:41

en seulement quelques interactions. Ch.

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Gpt m'a permis d'automatiser une grande partie du suivi de mes factures,

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me faisant ainsi gagner un temps précieux.

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Bien qu'il ne soit pas intégré directement à Excel,

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il se révèle être un excellent assistant pour

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organiser et analyser efficacement mes données comptables.

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