Teams - Faire une nouvelle demande d'approbation Tutoriels

Faites une nouvelle demande d'approbation avec facilité grâce à l'application Approbation sur Microsoft Teams. Structurez vos demandes et envoyez-les à votre responsable en quelques clics. Découvrez comment rendre le processus d'approbation plus simple et efficace.

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Description
Avis

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter l'application Approbation sur Microsoft Teams, qui permet de créer des workflows pour structurer les demandes d'approbation de manière efficace. Elle guide les utilisateurs à travers le processus de soumission d'une demande d'approbation, en mettant l'accent sur les étapes clés et les options disponibles.

Chapitres :

Introduction à l'application Approbation
L'application Approbation est intégrée à Microsoft Teams et facilite la création de workflows pour gérer les demandes d'approbation. Elle permet non seulement d'envoyer des demandes à un responsable, mais aussi de simplifier le processus de soumission.
Accéder à l'application
Pour accéder à l'application Approbation, cliquez sur 'Applications' dans le menu à gauche de votre interface Teams. Dans la barre de recherche, tapez 'Approbation' et sélectionnez 'Ajouter' ou 'Ouvrir' si vous l'avez déjà installée. Si vous prévoyez d'utiliser cette application régulièrement, il est conseillé de l'épingler dans votre menu pour un accès rapide.
Options disponibles dans l'application
Une fois dans l'interface de l'application, vous aurez quatre options pour soumettre une demande : - Demande d'approbation - Demande avec le logiciel Adobe Sign - Demande avec le logiciel DocuSign - Utiliser un modèle Pour cet exemple, nous allons nous concentrer sur la soumission d'une demande d'approbation pour un achat, qui est une procédure standard dans notre organisation.
Soumettre une demande d'approbation
Pour soumettre une demande d'approbation, cliquez sur 'Nouvelle demande d'approbation', puis sélectionnez 'Demande de base'. Il est important de donner un nom explicite à votre demande et d'indiquer les noms des personnes qui devront l'approuver. Vous devez également choisir le niveau de priorité et ajouter un commentaire si nécessaire. Une fois ces informations remplies, cliquez sur 'Envoyer'.
Suivi de votre demande
Après avoir envoyé votre demande, vous pouvez la retrouver dans l'onglet 'Envoyé'. Cela vous permet de suivre l'état de votre demande d'approbation et de vous assurer qu'elle est traitée en temps voulu.

FAQ :

Qu'est-ce que l'application Approbation sur Microsoft Teams?

L'application Approbation est un outil sur Microsoft Teams qui permet de créer des workflows pour gérer les demandes d'approbation de manière structurée et efficace.

Comment puis-je accéder à l'application Approbation?

Pour accéder à l'application Approbation, cliquez sur 'Applications' dans le menu à gauche de Microsoft Teams, puis recherchez 'Approbation' et cliquez sur 'Ajouter' ou 'Ouvrir' si vous l'avez déjà installée.

Quels types de demandes puis-je créer avec l'application Approbation?

Vous pouvez créer plusieurs types de demandes, y compris des demandes d'approbation standard, des demandes utilisant Adobe Sign, des demandes avec DocuSign, ou en utilisant un modèle.

Comment envoyer une demande d'approbation?

Pour envoyer une demande d'approbation, cliquez sur 'Nouvelle demande d'approbation', choisissez 'Demande de base', donnez un nom explicite à votre demande, ajoutez les noms des approbateurs, choisissez le niveau de priorité, ajoutez un commentaire si nécessaire, puis cliquez sur 'Envoyer'.

Où puis-je trouver mes demandes envoyées?

Vous pouvez retrouver vos demandes envoyées dans l'onglet 'Envoyé' de l'application Approbation.

Quelques cas d'usages :

Gestion des achats

Dans une organisation, l'application Approbation peut être utilisée pour gérer les demandes d'achat. Les employés soumettent des demandes d'approbation pour des achats spécifiques, ce qui permet de s'assurer que toutes les dépenses sont validées par les responsables avant d'être effectuées.

Validation des projets

Les chefs de projet peuvent utiliser l'application pour soumettre des demandes d'approbation pour des étapes clés de leurs projets. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont d'accord avant de passer à la phase suivante, améliorant ainsi la communication et la transparence.

Conformité réglementaire

Les entreprises soumises à des réglementations strictes peuvent utiliser l'application Approbation pour documenter et approuver les processus nécessaires, assurant ainsi la conformité avec les exigences légales.

Collaboration inter-équipes

L'application peut faciliter la collaboration entre différentes équipes en permettant aux membres de soumettre des demandes d'approbation pour des projets communs, ce qui aide à coordonner les efforts et à éviter les malentendus.

Glossaire :

Approbation

Une application disponible sur Microsoft Teams qui permet de créer des workflows pour structurer les demandes d'approbation.

Workflow

Un processus structuré qui définit les étapes nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet, facilitant ainsi la gestion des demandes.

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.

Demande d'approbation

Une requête formelle soumise à une ou plusieurs personnes pour obtenir leur consentement avant de procéder à une action, comme un achat.

Adobe Sign

Un logiciel qui permet de signer des documents électroniquement, facilitant ainsi le processus d'approbation.

DocuSign

Un autre logiciel de signature électronique qui permet aux utilisateurs de signer des documents en ligne.

Modèle

Un format préétabli qui peut être utilisé pour créer des demandes d'approbation, simplifiant ainsi le processus.

Priorité

Le niveau d'importance attribué à une demande, qui peut influencer l'ordre dans lequel elle est traitée.

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Disponible dans Microsoft365

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Approbation est une application

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disponible sur Microsoft teams qui

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permet de créer des workflows pour mieux

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structurer les demandes d'approbation.

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Envoyez à votre responsable,

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mais également rendre la

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tâche plus simple à faire.

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Vous retrouverez l'application en

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cliquant sur applications dans le menu

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à gauche dans la barre de recherche,

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inscrivez approbation.

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Et cliquez sur ajouter ou sur ouvrir

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si vous l'avez déjà installé.

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Si vous comptez utiliser

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l'application régulièrement,

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épinglez la dans le menu.

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Une fois arrivé sur l'interface de

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l'application, vous avez 4 options

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pour faire réaliser une demande,

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une demande d'approbation,

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une demande avec le logiciel Adobe sign,

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une demande avec le logiciel

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docu sign ou utiliser un modèle.

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Pour notre exemple, nous allons faire

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une demande d'approbation pour un achat.

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C'est une procédure standard

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pour notre organisation,

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nous devons donc obtenir

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l'approbation en amont.

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Pour ce faire,

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cliquez sur nouvelle demande d'approbation,

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puis sur demande de base.

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Nous découvrirons les autres options

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dans les tutoriels suivants.

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Donner un nom explicite à votre demande.

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Et le nom ou les noms des

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personnes qui devront l'approuver.

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Choisissez le niveau de priorité,

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ajoutez un commentaire si nécessaire,

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puis cliquez sur envoyer.

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Vous retrouverez votre

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demande dans l'onglet envoyé.

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