Teams - Gérer l'approbation de document Tutoriels

Gérez facilement l'approbation de vos documents avec notre solution. Apprenez comment recevoir des notifications, approuver les demandes et consulter l'historique des approbations. Parfait pour les approbateurs à la recherche d'une meilleure gestion documentaire.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre le processus d'approbation des demandes dans le système, y compris la navigation dans les notifications et l'évaluation des données de la demande.

Chapitres :

Introduction au processus d'approbation
Dans ce module, nous allons explorer le rôle d'un approbateur dans le système de gestion des demandes. Vous apprendrez comment accéder aux notifications et approuver les demandes de manière efficace.
Accès aux notifications
En tant qu'approbateur, vous recevrez des notifications concernant les demandes d'approbation. Ces notifications se trouvent dans l'onglet 'Activités'. En cliquant sur une notification, la demande s'ouvrira automatiquement pour que vous puissiez l'examiner.
Consultation des demandes
Si vous ne trouvez pas la notification, vous pouvez accéder à l'onglet 'Reçu'. Cela affichera une liste de toutes les demandes d'approbation. Vous pouvez filtrer ces demandes par leur état pour faciliter votre recherche.
Vérification des données de la demande
Lorsque vous ouvrez une demande, une fenêtre d'approbation s'affiche. En tant qu'approbateur, il est crucial de vérifier que toutes les données de la demande sont correctes. Si nécessaire, vous pouvez insérer un commentaire pour fournir des retours ou des clarifications.
Actions possibles sur la demande
Si vous estimez que la demande ne doit pas être approuvée, vous avez plusieurs options : vous pouvez la rejeter ou la réaffecter à un autre approbateur. Cela permet de gérer efficacement les demandes qui ne répondent pas aux critères requis.
Finalisation de l'approbation
Si toutes les informations sont correctes et que vous êtes prêt à approuver la demande, cliquez sur le bouton 'Approuver'. Une fois approuvée, vous verrez que l'état de la demande a changé pour 'Approuvé', ce qui indique que le processus a été complété avec succès.
Conclusion
Ce module vous a guidé à travers le processus d'approbation des demandes. En suivant ces étapes, vous serez en mesure de gérer efficacement les demandes d'approbation et d'assurer que seules les demandes valides sont approuvées.

FAQ :

Comment puis-je approuver une demande d'approbation?

Pour approuver une demande, accédez à l'onglet activité, cliquez sur la notification de la demande, vérifiez les données, et si tout est correct, cliquez sur 'approuver'.

Que faire si je pense qu'une demande ne doit pas être approuvée?

Si vous estimez qu'une demande ne doit pas être approuvée, vous pouvez la rejeter ou la réaffecter à un autre approbateur.

Où puis-je trouver toutes les demandes d'approbation?

Vous pouvez trouver toutes les demandes d'approbation dans l'onglet reçu, où une liste des approbations s'affiche selon leur état.

Puis-je ajouter un commentaire lors de l'approbation?

Oui, vous pouvez insérer un commentaire si nécessaire pour clarifier votre décision sur la demande.

Comment savoir si une demande a été approuvée?

Après avoir approuvé une demande, vous verrez le changement d'état de la demande qui passera en 'approuvée'.

Quelques cas d'usages :

Gestion des demandes d'approbation dans une entreprise

Dans un environnement professionnel, les approbateurs peuvent utiliser le système de gestion des demandes pour traiter efficacement les requêtes d'approbation, en vérifiant les données et en ajoutant des commentaires si nécessaire. Cela améliore la transparence et la responsabilité dans le processus décisionnel.

Réaffectation des demandes d'approbation

Lorsqu'un approbateur est en congé ou indisponible, il peut réaffecter les demandes à un collègue. Cela garantit que les demandes sont traitées en temps opportun, minimisant les retards dans le processus d'approbation.

Suivi des demandes d'approbation

Les responsables peuvent utiliser l'onglet reçu pour suivre l'état des demandes d'approbation, ce qui leur permet d'identifier rapidement les demandes en attente et de prioriser leur traitement.

Amélioration de la communication avec des commentaires

Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires lors de l'examen des demandes, ce qui facilite la communication des raisons derrière une approbation ou un rejet, et aide à clarifier les attentes pour les demandeurs.

Glossaire :

Demande d'approbation

Une requête soumise pour obtenir l'autorisation ou l'acceptation d'une action ou d'un document.

Notification

Un message ou une alerte informant l'utilisateur d'une action requise, comme l'approbation d'une demande.

Onglet activité

Une section d'une interface utilisateur où les notifications et les demandes d'approbation sont affichées.

État de la demande

Le statut actuel d'une demande, qui peut être 'en attente', 'approuvée', ou 'rejetée'.

Commentaire

Une note ou un retour d'information que l'approbateur peut ajouter à la demande pour clarifier sa décision.

Rejeter

L'action de ne pas approuver une demande, indiquant qu'elle ne répond pas aux critères requis.

Réaffecter

L'action de transférer la demande à un autre approbateur pour qu'il prenne une décision.

00:00:02

En tant qu'approbateur,

00:00:04

une demande d'approbation vous a été envoyée.

00:00:07

Vous retrouverez les notifications

00:00:09

pour approuver les demandes

00:00:10

dans l'onglet activité.

00:00:12

En cliquant sur la notification,

00:00:14

celle-ci s'ouvrira automatiquement

00:00:15

sur la demande pour l'approuver.

00:00:17

Dans le cas contraire,

00:00:19

cliquez sur la notification.

00:00:21

Accédez à l'onglet reçu.

00:00:23

Une liste des approbations

00:00:25

s'affichera et vous pouvez

00:00:27

retrouver toutes les approbations

00:00:28

demandées grâce à l'état demandé.

00:00:31

En cliquant sur la demande,

00:00:33

vous retrouverez la fenêtre d'approbation.

00:00:35

En tant qu'approbateur,

00:00:36

vous devez vérifier si les données

00:00:39

de la demande sont correctes.

00:00:41

Vous pouvez insérer un

00:00:43

commentaire si nécessaire.

00:00:44

Si vous estimez que la demande

00:00:46

n'a pas lieu d'être approuvée,

00:00:48

vous pouvez effectuer d'autres actions

00:00:51

comme rejeter la demande réaffecter.

00:00:53

Si tout semble correct,

00:00:55

cliquez sur approuver.

00:00:56

Vous pouvez maintenant voir le

00:00:58

changement d'État de la demande

00:01:00

qui est passée en approuvé.

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