Planner - Collaborer en équipe Tutoriels
Découvrez comment "collaborer en équipe" peut transformer vos projets grâce à l'intégration de Microsoft Planner, Teams et Outlook. Apprenez des méthodes efficaces pour optimiser vos échanges, partager des tâches et assurer un suivi clair au sein de votre groupe. Ne manquez pas ces astuces essentielles pour une collaboration réussie ! #planner #collaborer #intermédiaire
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Objectifs :
Comprendre comment utiliser Microsoft Planner pour améliorer la collaboration au sein d'une équipe, en apprenant à créer, partager et gérer des plans de projet efficacement.
Chapitres :
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Introduction à Microsoft Planner
La réussite d'un projet dépend avant tout de la fluidité des échanges entre ses membres. Microsoft Planner offre une base solide pour planifier, suivre et partager les tâches au sein d'une équipe. -
Création d'un Plan
Il existe deux approches pour passer d'un travail individuel à une véritable collaboration : - Associer immédiatement votre plan à un groupe Microsoft 365 ou à une équipe Teams. - Commencer par un plan privé puis l'ouvrir à d'autres utilisateurs par la suite. Lorsque vous créez un plan vierge, Planner vous propose de l'associer à un groupe Microsoft 365 existant ou à une équipe Teams. Choisissez l'équipe Teams qui hébergera le projet et validez. Votre plan est alors automatiquement partagé avec tous les membres de cette équipe. -
Intégration avec Microsoft Teams
Pour rendre le plan visible dans Teams, ouvrez l'application Microsoft Teams, sélectionnez l'équipe correspondante, puis le canal souhaité. Cliquez sur l'icône plus en haut du canal, choisissez l'application Planner et confirmez avec 'enregistrer'. Si vous souhaitez ajouter un plan existant, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Assurez-vous que le plan a bien été créé au sein du groupe Microsoft 365 auquel l'équipe est rattachée. -
Gestion des Plans Privés
Il est parfois plus confortable de constituer la structure d'un plan avant de le partager. Lorsque vous créez un plan privé, une icône en forme de cadenas indique qu'il n'est visible que par vous. Pour l'ouvrir à la collaboration, cliquez sur 'partager'. Vous pouvez ajouter le plan à un groupe Microsoft 365 existant ou créer un nouveau groupe. Si vous créez un nouveau groupe, le nom proposé par défaut reprend celui du plan, mais vous pouvez le modifier. -
Collaboration et Notifications
Une fois le plan partagé, vous pouvez assigner chaque tâche dès sa création en sélectionnant le champ d'attribution. Les commentaires peuvent être ajoutés sous la description, mais restent cachés tant que le plan est privé. Les conversations sont stockées dans la messagerie du groupe Microsoft 365 et sont également visibles dans Outlook. Vous pouvez activer les notifications pour recevoir chaque nouveau message ou événement dans votre boîte mail personnelle. -
Centralisation des Tâches
Toutes les tâches qui vous sont attribuées s'affichent automatiquement dans Microsoft To Do, dans la section 'affectée à moi', avec leur liste de contrôle et la description d'origine. Cela vous permet d'avoir une vue centralisée de vos actions à venir, accessibles depuis Outlook ou l'application To Do. -
Conclusion
En créant immédiatement un plan partagé ou en basculant d'un plan privé vers un groupe, vous tirez pleinement parti de l'intégration entre Microsoft Planner, Microsoft Teams et Outlook. Cela centralise la planification, la communication et le suivi des tâches, tout en offrant à chacun une visibilité claire sur l'évolution du projet.
FAQ :
Comment créer un plan dans Microsoft Planner?
Pour créer un plan dans Microsoft Planner, ouvrez l'application, sélectionnez 'Créer un plan', choisissez de l'associer à un groupe Microsoft 365 ou de le garder privé, puis suivez les instructions pour ajouter des tâches et des membres.
Qu'est-ce qu'un groupe Microsoft 365?
Un groupe Microsoft 365 est un ensemble d'utilisateurs qui collaborent sur des projets et partagent des ressources au sein de l'environnement Microsoft 365, facilitant ainsi la communication et la gestion des tâches.
Comment partager un plan privé dans Microsoft Planner?
Pour partager un plan privé, ouvrez le plan, cliquez sur 'Partager', choisissez d'ajouter le plan à un groupe existant ou de créer un nouveau groupe, puis ajoutez les membres souhaités et confirmez.
Comment les mises à jour dans Microsoft Planner se synchronisent-elles avec Teams?
Les mises à jour effectuées dans Microsoft Planner se synchronisent automatiquement avec Teams, permettant à tous les membres de l'équipe de voir les modifications en temps réel.
Comment puis-je recevoir des notifications pour les nouvelles tâches dans Microsoft Planner?
Vous pouvez activer les notifications dans les paramètres de votre groupe Microsoft 365 pour recevoir des alertes par e-mail concernant les nouvelles tâches et les mises à jour.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet d'équipe
Utiliser Microsoft Planner pour coordonner les tâches d'un projet d'équipe, assigner des responsabilités et suivre l'avancement, ce qui améliore la transparence et la collaboration.
Lancement de produit
Appliquer les fonctionnalités de Microsoft Planner pour gérer les différentes étapes du lancement d'un produit, en assignant des tâches spécifiques à chaque membre de l'équipe et en assurant une communication fluide via Teams.
Planification d'événements
Utiliser Microsoft Planner pour organiser des événements, en créant des listes de tâches, en assignant des rôles et en suivant les délais, ce qui permet de garantir que tous les aspects de l'événement sont couverts.
Suivi des tâches quotidiennes
Intégrer Microsoft Planner avec Outlook pour gérer les tâches quotidiennes, en s'assurant que toutes les tâches assignées sont visibles et accessibles, ce qui aide à prioriser le travail.
Collaboration inter-équipes
Utiliser Microsoft Planner pour faciliter la collaboration entre différentes équipes sur un projet commun, en partageant des plans et en synchronisant les mises à jour pour maintenir tout le monde informé.
Glossaire :
Microsoft Planner
Un outil de gestion de projet qui permet aux équipes de planifier, suivre et partager des tâches de manière collaborative.
Microsoft Teams
Une plateforme de communication et de collaboration qui permet aux utilisateurs de discuter, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.
Groupe Microsoft 365
Un ensemble d'utilisateurs qui partagent des ressources et des outils au sein de l'environnement Microsoft 365, facilitant la collaboration.
Plan privé
Un plan qui n'est visible que par son créateur jusqu'à ce qu'il soit partagé avec d'autres utilisateurs.
Attribution
Le processus d'assignation d'une tâche à un membre spécifique de l'équipe dans Microsoft Planner.
Notifications
Des alertes envoyées par e-mail pour informer les utilisateurs des nouveaux messages ou événements dans un groupe Microsoft 365.
Outlook
Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, utilisé pour gérer les e-mails, les calendriers et les tâches.
Tâche
Une unité de travail assignée à un membre de l'équipe dans Microsoft Planner, qui peut inclure des sous-tâches et des délais.
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