Outlook - Utiliser l'Assistant Planification Tutoriels

Découvrez l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook ! Visualisez les horaires des participants, détectez les conflits, suggérez des créneaux. Créez un nouvel événement, choisissez une date, ajoutez des participants obligatoires et facultatifs. Consultez la disponibilité des salles de réunion. Utilisez l'outil sondage de disponibilité si nécessaire. Enfin, envoyez l'invitation et maîtrisez cet outil essentiel pour la planification efficace de réunions. #outlook #collaborer #intermédiaire

  • 02:08
  • 794 vues

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de vous familiariser avec l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook, un outil essentiel pour organiser des réunions efficacement en tenant compte des disponibilités des participants.

Chapitres :

  1. Introduction à l'Assistant de Planification
    Dans cette vidéo, nous allons découvrir l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook. Cet outil vous permet de voir les horaires des participants, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés lorsque tout le monde est libre.
  2. Création d'un Nouvel Événement
    Pour créer un nouvel événement, commencez par ajouter un titre à la réunion. Ensuite, accédez à l'onglet Assistant de planification. Choisissez une date pour la réunion et définissez l'heure de début et de fin.
  3. Ajout de Participants
    Ajoutez des invités en cliquant sur 'Ajouter un participant obligatoire'. Si vous souhaitez inviter d'autres personnes qui ne sont pas obligées d'assister à la réunion, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' et ajoutez leurs adresses. Si votre organisation a créé des salles pour des réunions, vous pouvez également en sélectionner une en cliquant sur 'Ajouter une salle'.
  4. Vérification des Disponibilités
    L'assistant de planification vous permet de voir la disponibilité de chaque participant. Chaque couleur sur le calendrier a une signification spécifique, affichée en bas de la fenêtre. Pour adapter l'heure de la réunion, faites glisser les pastilles dans le calendrier.
  5. Gestion des Conflits d'Horaires
    Si l'un des participants n'est pas disponible à l'heure choisie, l'assistant l'affichera en dessous de l'adresse de cette personne. Si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés ou s'il y a des participants qui ne font pas partie de votre organisation, vous pouvez utiliser l'outil de sondage de disponibilité.
  6. Utilisation de l'Outil de Sondage
    L'outil de sondage de disponibilité vous permet de vous assurer que la date choisie convient à tous en leur offrant l'opportunité de voter. Pour en savoir plus sur cet outil, je vous recommande de consulter le tutoriel spécifiquement consacré à ce sujet.
  7. Envoi de l'Invitation
    Une fois que vous avez configuré tous les détails de la réunion, vous pouvez envoyer l'invitation en cliquant sur 'Envoyer'. Et voilà, vous savez maintenant comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook.

FAQ :

Comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook ?

Pour utiliser l'assistant de planification, ouvrez Outlook, créez un nouvel événement, ajoutez un titre, sélectionnez l'onglet Assistant de planification, choisissez une date et une heure, puis ajoutez les participants. L'outil vous montrera les disponibilités de chacun.

Que faire si un participant n'est pas disponible à l'heure choisie ?

Si un participant n'est pas disponible, l'assistant de planification l'affichera sous son adresse. Vous pouvez alors ajuster l'heure de la réunion ou utiliser l'outil de sondage de disponibilités pour trouver un créneau qui convient à tous.

Comment ajouter des participants facultatifs à une réunion ?

Pour ajouter des participants facultatifs, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' dans l'interface de l'assistant de planification et entrez leurs adresses e-mail.

Qu'est-ce qu'un sondage de disponibilités et comment l'utiliser ?

Un sondage de disponibilités est un outil qui permet aux participants de voter pour les dates qui leur conviennent. Cela garantit que la date choisie convient à tous. Vous pouvez l'utiliser si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés.

Comment envoyer une invitation à une réunion après l'avoir planifiée ?

Une fois que tous les détails de la réunion sont configurés, cliquez sur 'Envoyer' pour envoyer l'invitation à tous les participants.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe en vérifiant les disponibilités de chaque membre. Cela permet d'optimiser le temps et d'assurer la présence de tous les participants.

Coordination de projets inter-départements

Lors de la coordination de projets impliquant plusieurs départements, l'assistant de planification peut aider à trouver des créneaux horaires qui conviennent à tous les participants, facilitant ainsi la collaboration.

Organisation de formations

Pour organiser des sessions de formation, utilisez l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des formateurs et des participants, garantissant ainsi une meilleure participation.

Gestion des conflits d'horaires

L'assistant de planification permet de détecter les conflits d'horaires et de proposer des alternatives, ce qui est essentiel pour éviter les chevauchements d'événements.

Utilisation de salles de réunion

Si votre organisation dispose de salles de réunion, l'assistant de planification vous permet de vérifier leur disponibilité et de les réserver en même temps que la réunion, améliorant ainsi l'efficacité de la planification.

Glossaire :

Assistant de planification

Outil dans Outlook qui permet de gérer les horaires des participants à une réunion, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés.

Calendrier

Outil qui affiche les disponibilités des participants et permet de planifier des événements en fonction de ces disponibilités.

Invité

Personne qui est ajoutée à une réunion, pouvant être obligatoire ou facultatif.

Sondage de disponibilités

Outil permettant de vérifier la disponibilité des participants en leur offrant la possibilité de voter pour les dates qui leur conviennent.

Salle de réunion

Espace désigné pour tenir des réunions, qui peut être sélectionné dans l'outil de planification si disponible dans l'organisation.

résultat(s)
00:00:06
l'assistant de planification vous aide à choisir un créneau pertinent
00:00:10
en visualisant au même endroit
00:00:12
les disponibilités des participants et la fenêtre horaire prévue.
00:00:17
Depuis le calendrier,
00:00:18
placez-vous sur le jour concerné puis créer l'invitation
00:00:21
en sélectionnant nouvel événement directement dans la grille.
00:00:25
Dans la fenêtre de réunion qui s'ouvre,
00:00:27
commencez par ajouter vos participants afin
00:00:30
qu'Outlook puisse récupérer leur disponibilité.
00:00:33
Vous constatez généralement un premier indicateur sous chaque nom,
00:00:37
par exemple,
00:00:38
disponible
00:00:39
ou
00:00:39
non disponible.
00:00:40
Ce qui vous donne déjà une lecture rapide avant d'affiner le créneau.
00:00:45
Pour accéder à l'assistant,
00:00:47
ouvrez le bouton planificateur présent dans la zone des participants,
00:00:50
puis sélectionnez planificateur afin d'afficher la vue dédiée.
00:00:55
Vous retrouvez alors une grille de disponibilité
00:00:58
avec un repère de sélection que vous
00:01:00
pouvez déplacer pour tester différents horaires.
00:01:03
Ajuster la date et l'intervalle de début et de fin en haut de la fenêtre,
00:01:08
puis observer la colonne des participants
00:01:11
pour identifier immédiatement
00:01:13
ceux qui seraient en conflit
00:01:15
sur la période choisie.
00:01:17
Lorsque vous modifiez la sélection dans la grille,
00:01:20
Outlook met à jour l'affichage
00:01:22
afin de vous permettre de valider un créneau cohérent,
00:01:25
sans quitter l'invitation.
00:01:28
Si vous souhaitez affiner la recherche,
00:01:30
utilisez le panneau de gauche pour compléter les participants facultatifs
00:01:34
et si votre environnement le permet,
00:01:36
ajoutez des salles.
00:01:39
Pour accélérer la décision,
00:01:40
vous pouvez également vous appuyer sur le bouton,
00:01:43
suggestion d'heures qui propose des créneaux
00:01:45
compatibles avec les disponibilités affichées.
00:01:49
Dans le menu option,
00:01:50
vous gardez la main sur le niveau de détails,
00:01:53
notamment lorsque vous souhaitez limiter l'affichage à vos heures de
00:01:56
travail ou afficher des données de planification plus précises,
00:02:00
selon ce que votre organisation autorise.
00:02:04
Une fois le créneau validé,
00:02:06
revenez à l'invitation,
00:02:08
complétez l'objet et les informations utiles,
00:02:10
puis envoyez la réunion afin que chaque participant reçoive une demande claire,
00:02:14
alignée sur les disponibilités détectées.

Il n’existe aucun élément correspondant à votre recherche dans cette vidéo...
Effectuez une autre recherche ou retournez au contenu !

 

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés
959 vues
E-learning Intermédiaire

Formation Microsoft Outlook Intermédiaire – Améliorez Votre Productivité avec Outlook

Perfectionnez votre utilisation de Microsoft Outlook avec notre formation intermédiaire, conçue pour exploiter les fonctionnalités avancées ...

Cours E-learning
TOUS LES COURS

Une erreur est survenue

Impossible de sauvegarder votre progression. Veuillez recharger la page, vous connecter, et essayer de nouveau. Si le problème persiste, merci de contacter un administrateur.

Fermer

Rappel

Afficher

/

Acceder à la session