Outlook - Créer un sondage de planification de réunion Tutoriels

Découvrez comment créer un sondage de planification de réunion pour faciliter la recherche d'une date commune entre collaborateurs dans Outlook. Apprenez à paramétrer le sondage, gérer les réponses et optimiser vos rendez-vous. Gérez efficacement vos propositions de rendez-vous avec vos collaborateurs !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer un sondage de planification de réunion afin de faciliter la coordination des disponibilités entre les collaborateurs.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment créer un sondage de planification de réunion. Trouver un créneau horaire qui convient à tous les participants peut être un défi, et ce sondage est conçu pour simplifier ce processus.
Création du Sondage
Pour commencer, cliquez sur 'nouveau message' et saisissez l'adresse e-mail des participants potentiels. Si vous ne spécifiez pas d'objet, Outlook en générera un par défaut. Ensuite, cliquez dans l'espace de rédaction, puis sur l'onglet 'Insérer' et enfin sur l'icône 'sondage de planification' pour créer le sondage.
Définir les Détails de la Réunion
Dans le volet qui apparaît, vous pourrez déterminer la durée de la réunion et proposer des dates en utilisant le calendrier. Vous aurez également la possibilité de trier par disponibilité des participants, ce qui est possible grâce au partage des calendriers au sein de la même organisation.
Sélection des Horaires
Vous pourrez trier par heure et visualiser les créneaux disponibles grâce aux icônes de couleur. Une fois que vous avez sélectionné un créneau horaire, cliquez sur 'suivant'. Vous pouvez également renseigner un lieu pour la réunion ou cocher la case 'réunion Teams' si elle se déroule en ligne.
Paramétrage du Sondage
Juste en dessous, vous aurez la possibilité de paramétrer votre sondage. Une fois les réglages effectués, vous pouvez valider en cliquant sur 'créer un sondage'. Ensuite, rédigez votre message comme d'habitude, mettez-le en forme et envoyez-le.
Réponses des Participants
Lorsque vos destinataires recevront le sondage, ils pourront voter en cliquant sur le lien, ce qui ouvrira la fenêtre de leur navigateur internet. Après avoir confirmé leur identité en choisissant leur prénom, ils pourront valider votre proposition de créneau ou en proposer un nouveau. Ils auront également la possibilité d'ajouter des participants obligatoires ou facultatifs.
Conclusion
Vous recevrez alors leurs réponses ou nouvelles propositions de créneau directement dans votre boîte mail, et vous pourrez les valider ou non. Nous espérons que ce tutoriel vous aidera à gérer efficacement vos propositions de rendez-vous avec vos collaborateurs.

FAQ :

Comment créer un sondage de planification dans Outlook?

Pour créer un sondage de planification dans Outlook, cliquez sur 'Nouveau message', saisissez les adresses e-mail des participants, puis utilisez l'onglet 'Insérer' pour sélectionner l'icône de sondage de planification. Suivez les instructions pour définir la durée, la date et les paramètres de la réunion.

Qu'est-ce qu'un sondage de planification?

Un sondage de planification est un outil qui permet de recueillir les disponibilités des participants pour choisir une date et une heure pour une réunion. Cela facilite la coordination entre plusieurs personnes.

Comment les participants votent-ils sur le sondage?

Les participants reçoivent un lien par e-mail pour voter sur le sondage. En cliquant sur le lien, ils ouvrent une fenêtre de navigateur où ils peuvent confirmer leur identité et valider ou proposer un nouveau créneau horaire.

Puis-je ajouter des participants à un sondage de planification?

Oui, lors de la création du sondage, les participants peuvent ajouter d'autres personnes comme participants obligatoires ou facultatifs.

Que faire si je ne trouve pas de créneau horaire convenable?

Si aucun créneau horaire ne convient, vous pouvez proposer un nouveau créneau lors du vote sur le sondage, ce qui permet aux autres participants de voir et d'accepter la nouvelle proposition.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utiliser le sondage de planification pour organiser des réunions d'équipe hebdomadaires, en permettant à chaque membre de voter sur les créneaux horaires qui leur conviennent le mieux, ce qui améliore la participation et l'efficacité des réunions.

Coordination de projets inter-départements

Lors de la coordination de projets impliquant plusieurs départements, un sondage de planification peut aider à trouver un créneau horaire qui convient à tous les participants, facilitant ainsi la collaboration inter-départementale.

Réunions avec des clients

Pour les réunions avec des clients, un sondage de planification peut être envoyé pour déterminer les disponibilités des clients, ce qui permet de fixer des rendez-vous à des moments qui leur conviennent, améliorant ainsi la satisfaction client.

Gestion des événements d'entreprise

Lors de l'organisation d'événements d'entreprise, un sondage de planification peut être utilisé pour choisir la meilleure date et heure pour l'événement, en tenant compte des disponibilités des employés et des intervenants.

Suivi des réunions de suivi

Après une réunion initiale, un sondage de planification peut être utilisé pour organiser des réunions de suivi, en s'assurant que tous les participants sont disponibles pour discuter des progrès et des prochaines étapes.

Glossaire :

sondage de planification

Un outil utilisé pour déterminer la disponibilité des participants à une réunion afin de choisir une date et une heure convenables.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et de calendrier développé par Microsoft, utilisé pour organiser des réunions et gérer des communications.

calendrier

Un outil qui permet de visualiser et de gérer les dates et les heures des événements, y compris les réunions.

réunion Teams

Une réunion qui se déroule en ligne via Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration.

paramétrer

Configurer les options d'un outil ou d'un logiciel selon les besoins de l'utilisateur.

identité confirmée

Processus par lequel un participant valide son identité, souvent en choisissant son prénom, avant de voter sur une proposition de réunion.

00:00:04

le sondage de disponibilité vous permet de proposer plusieurs

00:00:08

créneaux à vos participants et de leur laisser le choix

00:00:11

tout en conservant une invitation structurée

00:00:14

autour d'une réunion unique.

00:00:17

commencer par renseigner les participants afin

00:00:19

qu'Outlook puisse préparer des propositions cohérentes,

00:00:22

puis vérifier la date et la durée affichées dans l'invitation.

00:00:26

Pour lancer le sondage,

00:00:27

sélectionnez l'icône dédiée qui affiche l'infobul sondage

00:00:31

de disponibilité.

00:00:33

Outlook insère alors un encart intitulé

00:00:35

créer un sondage pour trouver la meilleure heure de

00:00:38

réunion et vous présente plusieurs options de créneau.

00:00:41

Si les propositions ne correspondent pas à votre besoin,

00:00:44

vous pouvez supprimer ou ajouter un

00:00:46

horaire supplémentaire via ajouter une nouvelle option

00:00:49

ou vous appuyez sur suggestion d'heures pour afficher d'autres créneaux

00:00:53

recommandés.

00:00:54

avant l'envoi,

00:00:55

ajuster si nécessaire l'échéance du vote

00:00:58

afin de laisser suffisamment de temps aux invités pour répondre.

00:01:02

Une fois le sondage prêt,

00:01:03

envoyez l'invitation depuis le bouton envoyé.

00:01:07

Dans votre calendrier,

00:01:08

vous constatez la création de réservations temporaires

00:01:11

visibles sous la forme d'un bloc mis en attente,

00:01:14

ce qui vous aide à protéger les créneaux proposés pendant la phase de vote.

00:01:19

Du côté des participants,

00:01:21

l'e-mail contient une zone de vote intégrée

00:01:24

dans laquelle chaque créneau dispose d'un menu

00:01:26

permettant de sélectionner une réponse

00:01:28

puis d'un bouton de validation.

00:01:31

après l'envoi de leur choix,

00:01:32

un accusé de vote apparaît

00:01:35

et les participants peuvent,

00:01:36

si besoin,

00:01:37

modifier leur sélection

00:01:39

tant que le sondage est encore ouvert.

00:01:42

Lorsque des réponses sont enregistrées,

00:01:44

ouvrez l'élément depuis votre calendrier afin de consulter les résultats.

00:01:49

Dans la section

00:01:50

résultat du vote des participants,

00:01:53

Outlook met en évidence l'option la plus

00:01:55

plébiscitée avec l'indication les plus votées,

00:01:57

ce qui vous permet d'identifier rapidement le meilleur créneau.

00:02:02

Sélectionnez l'horaire retenu,

00:02:03

puis finaliser la planification en utilisant le bouton,

00:02:07

terminer le sondage avec l'option sélectionnée afin de transformer le sondage

00:02:11

en réunion et de supprimer

00:02:13

les réservations temporaires associées.

00:02:16

Vous obtenez ainsi une invitation finale claire

00:02:18

tout en ayant laissé aux participants la possibilité

00:02:21

de choisir le créneau le plus adapté.

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