To Do - Créer et partager des listes de tâches avec d’autres personnes Tutoriels

Découvrez comment créer et partager des listes de tâches avec d'autres personnes dans Microsoft To Do pour améliorer votre organisation et votre productivité grâce à cette ressource pratique pour les professionnels.
Cette vidéo vous montre comment créer une liste personnalisée, la partager avec des collaborateurs et suivre les modifications en temps réel.
Vous apprendrez également comment gérer l'accès à votre liste et comment arrêter le partage si nécessaire.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation optimale de Microsoft To Do et améliorez votre productivité grâce à Microsoft 365. Les tags associés sont Microsoft 365, To Do, organisation des tâches, productivité.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des listes personnalisées dans l'application Microsoft Todo, y compris le partage et la gestion des accès.

Chapitres :

Introduction aux Listes Personnalisées
Microsoft Todo vous permet de créer des listes personnalisées en fonction de vos préférences et de votre manière de travailler. Ces listes peuvent être utilisées pour regrouper des tâches autour d'un même projet, facilitant ainsi l'organisation de votre travail.
Création d'une Nouvelle Liste
Pour commencer, créez une nouvelle liste en lui donnant un nom. Vous pouvez également associer un emoji pour la retrouver plus facilement. Pour modifier le style graphique de votre liste, cliquez sur le menu correspondant. Ce menu vous permettra également de renommer votre liste et d'accéder aux options habituelles pour trier vos tâches, les masquer lorsqu'elles sont terminées, ou encore imprimer ou épingler votre liste.
Partage de Listes Personnalisées
L'un des grands avantages des listes personnalisées est la possibilité de les partager avec d'autres personnes de votre entreprise. Pour cela, cliquez sur le bouton de partage et créez un lien d'invitation. Copiez ensuite le lien dans un email pour l'envoyer à vos collaborateurs. Une fois qu'ils auront ouvert le lien et se seront reconnectés à leur compte Office, ils pourront voir la liste s'afficher dans leur propre Todo en tant que liste personnalisée.
Collaboration et Suivi des Modifications
Vos collaborateurs pourront ajouter de nouvelles tâches à la liste ou modifier les tâches existantes. Vous pourrez suivre ces modifications en temps réel. Il est également possible d'affecter des tâches aux différents collaborateurs de la liste pour une meilleure répartition des tâches.
Gestion des Accès
Vous remarquerez que l'icône de partage de votre liste a changé pour indiquer que plusieurs personnes la consultent. Vous pouvez gérer l'accès à votre liste en activant l'option de limitation d'accès, ce qui restreindra l'accès aux membres avec qui vous l'avez partagée. Tous les collaborateurs ayant accès au lien peuvent modifier la liste et la partager à leur tour.
Arrêt du Partage et Suppression de la Liste
En tant que propriétaire de la liste, vous pouvez également arrêter le partage, ce qui désactivera le lien et empêchera vos collaborateurs d'y accéder. Si vous souhaitez supprimer votre liste personnalisée, rendez-vous dans le menu de celle-ci et cliquez sur 'supprimer'. Attention, cela signifie que les autres membres de la liste n'y auront plus accès et que les tâches ajoutées seront également supprimées.

FAQ :

Comment créer une liste personnalisée dans Microsoft To Do?

Pour créer une liste personnalisée, ouvrez Microsoft To Do, cliquez sur 'Nouvelle liste', donnez-lui un nom et, si vous le souhaitez, associez-lui un emoji. Vous pouvez ensuite modifier son style graphique et gérer les tâches.

Puis-je partager ma liste personnalisée avec d'autres personnes?

Oui, vous pouvez partager votre liste personnalisée en cliquant sur le bouton de partage et en créant un lien d'invitation. Envoyez ce lien par email à vos collaborateurs pour qu'ils puissent accéder à la liste.

Que se passe-t-il si je supprime ma liste personnalisée?

Si vous supprimez votre liste personnalisée, tous les membres n'auront plus accès à celle-ci et toutes les tâches ajoutées seront également supprimées.

Comment gérer l'accès à ma liste partagée?

Vous pouvez gérer l'accès à votre liste en activant l'option de limitation d'accès, ce qui restreint la modification de la liste aux membres avec qui vous l'avez partagée.

Est-ce que mes collaborateurs peuvent modifier les tâches de la liste partagée?

Oui, vos collaborateurs peuvent ajouter de nouvelles tâches ou modifier les tâches existantes dans la liste partagée, et vous pourrez suivre ces modifications en temps réel.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet en équipe

Utilisez Microsoft To Do pour créer une liste personnalisée regroupant toutes les tâches d'un projet spécifique. Partagez cette liste avec votre équipe pour assurer une bonne répartition des tâches et un suivi en temps réel des progrès.

Planification d'événements

Créez une liste personnalisée pour planifier un événement, en ajoutant des tâches comme la réservation de lieux, l'envoi d'invitations et la coordination des fournisseurs. Partagez cette liste avec les membres de l'équipe pour une collaboration efficace.

Suivi des tâches quotidiennes

Établissez une liste personnalisée pour vos tâches quotidiennes et partagez-la avec votre manager ou vos collègues pour une meilleure transparence sur vos priorités et votre charge de travail.

Collaboration inter-départementale

Créez une liste personnalisée pour un projet impliquant plusieurs départements. Partagez-la avec les responsables de chaque département pour assurer une communication fluide et une répartition claire des responsabilités.

Formation et onboarding

Utilisez une liste personnalisée pour suivre les étapes de formation d'un nouvel employé. Partagez cette liste avec le mentor ou le responsable des ressources humaines pour garantir que toutes les tâches de formation sont complétées.

Glossaire :

Microsoft To Do

Une application de gestion de tâches qui permet aux utilisateurs de créer, organiser et partager des listes de tâches.

Liste personnalisée

Une liste de tâches créée par un utilisateur selon ses préférences, permettant de regrouper des tâches autour d'un même projet.

Emoji

Un symbole graphique utilisé pour exprimer une idée ou une émotion, souvent utilisé pour rendre les listes plus visuellement attrayantes.

Partage

La fonctionnalité qui permet à un utilisateur de donner accès à sa liste de tâches à d'autres personnes, facilitant la collaboration.

Lien d'invitation

Un URL généré pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à une liste partagée dans Microsoft To Do.

Gestion des accès

La possibilité de contrôler qui peut voir ou modifier une liste partagée, en limitant l'accès aux membres spécifiques.

Suppression de la liste

L'action de retirer une liste personnalisée, ce qui entraîne la perte d'accès pour tous les membres et la suppression des tâches associées.

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Et associé, lui, éventuellement un emoji pour la retrouver plus facilement.

00:00:32

Vous pouvez modifier son style graphique en cliquant sur ce menu.

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Celui-ci vous permettra également de renommer votre liste et vous y retrouverez les options habituelles pour trier vos tâches, les masquer lorsqu'elles sont terminées et pour imprimer où épingler votre liste. Le grand avantage de liste personnalisé, c'est qu'il vous est possible de les partager avec d'autres personnes de votre entreprise. Pour cela, cliquez sur le bouton de partage et créer un lien d'invitation.

00:01:04

Copie ensuite le lien dans un mail, par exemple pour l'envoyer à vos collaborateurs.

00:01:11

Après avoir ouvert le lien.

00:01:16

Et cette reconnecter à leur compte office. Vos collaborateurs pourront voir la liste s'afficher dans leur propre tout doux en tant que liste personnalisée. Ils pourront à leur tour ajouter de nouvelles tâches à la liste.

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Ou modifier les tâches existantes et vous pourrez suivre ces modifications en temps réel.

00:01:36

Il sera également possible d'affecter les tâches aux différents collaborateurs de la liste pour une meilleure répartition de celles-ci.

00:01:44

De votre côté, vous remarquez que l'icône de partage de votre liste a changé pour indiquer que vous êtes plusieurs à la consulter.

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Vous pouvez cependant en gérer l'accès.

00:01:56

Activer cette option si vous souhaitez limiter l'accès à votre liste aux membres avec qui vous l'a partagée actuellement. En effet, tous les collaborateurs de votre entreprise qui ont accès aux liens peuvent modifier la liste et la partager à leur tour. Même si vous en êtes le ou la propriétaire, vous pouvez également arrêter le partage de cette liste. Cela désactivera le lien de celle-ci et vos collaborateurs ne pourront plus y accéder si vous souhaitez supprimer votre liste personnalisée, rendez-vous dans le menu de celle-ci.

00:02:28

Et cliquez sur supprimer.

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Attention, cela signifie que les autres membres de la liste n'y auront plus accès et que les tâches que vous y avez ajouté seront également supprimés.

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