To Do - Les tâches Outlook dans To Do Tutoriels

Découvrez comment utiliser les tâches Outlook dans Microsoft To Do pour améliorer votre organisation et votre productivité grâce à cette ressource pratique pour les professionnels.
Cette vidéo vous montre comment synchroniser vos tâches Outlook avec Microsoft To Do, comment ajouter des tâches à partir d'Outlook à votre liste de tâches To Do, et comment personnaliser vos tâches avec des étapes, des rappels et des échéances.
Vous apprendrez également comment cocher les tâches terminées et comment afficher ou masquer les tâches terminées dans les deux applications.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation optimale de Microsoft To Do et améliorez votre productivité grâce à Microsoft 365. Les tags associés sont Microsoft 365, To Do, organisation des tâches, productivité.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment connecter Outlook à Microsoft To Do pour synchroniser les tâches et gérer efficacement les courriels marqués d'indicateurs.

Chapitres :

Introduction à la synchronisation entre Outlook et Microsoft To Do
Cette vidéo explique comment connecter Outlook à Microsoft To Do, permettant ainsi de synchroniser les courriels marqués d'indicateurs. Chaque fois qu'un indicateur est ajouté à un courriel dans Outlook, une tâche correspondante apparaît dans To Do.
Gestion des tâches dans Microsoft To Do
Les tâches créées à partir des courriels dans Outlook peuvent être marquées comme importantes. En ouvrant une tâche, vous pouvez consulter le contenu de l'email associé, y compris le nom du destinataire et la date de réception. Il est également possible d'ouvrir l'email dans Outlook Online si nécessaire.
Fonctionnalités supplémentaires des tâches
Les utilisateurs peuvent ajouter des étapes, créer des rappels, définir des échéances et établir une périodicité pour chaque tâche. Il est également possible de joindre des fichiers ou d'ajouter des notes. Cependant, ces ajouts ne seront visibles que dans To Do ou dans la version en ligne d'Outlook.
Validation et gestion des tâches
Pour valider les tâches terminées, il suffit de les cocher. Elles disparaîtront de la liste si l'option de masquage des tâches terminées est activée. Si toutes les tâches sont affichées, elles apparaîtront rayées. Il est important de noter que si une tâche est marquée comme validée dans To Do, la désactivation de cette tâche ne sera pas synchronisée avec Outlook.
Accès aux tâches dans Outlook
Les tâches créées dans To Do apparaissent également dans l'onglet des tâches de l'application de bureau Outlook. Les utilisateurs peuvent modifier le statut des tâches, les affecter à d'autres personnes ou envoyer des rapports sur leur état.
Options de personnalisation des tâches
Dans To Do, plusieurs options sont disponibles pour gérer votre liste de tâches Outlook. Vous pouvez appliquer différents filtres, changer le thème graphique de votre liste, afficher ou masquer les tâches terminées, imprimer la liste ou l'épingler au menu démarrer.

FAQ :

Comment connecter Outlook à Todoist?

Pour connecter Outlook à Todoist, vous devez accéder aux paramètres de votre compte Todoist et suivre les instructions pour l'intégration avec Outlook. Cela vous permettra de synchroniser vos courriels marqués avec des indicateurs en tant que tâches dans Todoist.

Que se passe-t-il lorsque je marque un courriel avec un indicateur dans Outlook?

Lorsque vous marquez un courriel avec un indicateur dans Outlook, une tâche correspondante est automatiquement créée dans Todoist, vous permettant de gérer vos tâches directement à partir de vos courriels.

Puis-je ajouter des étapes à une tâche créée à partir d'un courriel?

Oui, vous pouvez ajouter des étapes, des rappels, des échéances et des notes à une tâche créée à partir d'un courriel dans Todoist.

Les modifications apportées aux tâches dans Todoist sont-elles visibles dans Outlook?

Oui, les modifications que vous apportez aux tâches dans Todoist seront également visibles dans Outlook, à condition que vous ayez connecté les deux applications.

Comment puis-je imprimer ma liste de tâches dans Todoist?

Vous pouvez imprimer votre liste de tâches dans Todoist en accédant au menu des options et en sélectionnant l'option d'impression.

Quelques cas d'usages :

Gestion des tâches pour les équipes

Les équipes peuvent utiliser l'intégration entre Outlook et Todoist pour gérer les tâches liées aux courriels. Par exemple, un chef de projet peut marquer des courriels importants avec des indicateurs, ce qui crée automatiquement des tâches dans Todoist pour chaque membre de l'équipe. Cela améliore la collaboration et assure que toutes les tâches sont suivies efficacement.

Suivi des courriels importants

Un professionnel peut utiliser cette intégration pour suivre les courriels importants en les marquant avec des indicateurs dans Outlook. Chaque courriel marqué se transforme en tâche dans Todoist, permettant à l'utilisateur de prioriser et de gérer son temps plus efficacement.

Planification des rappels

Un utilisateur peut créer des rappels pour des courriels importants en utilisant l'intégration. Par exemple, après avoir marqué un courriel avec un indicateur, l'utilisateur peut ajouter un rappel dans Todoist pour s'assurer qu'il ne manque pas de répondre à un client à temps.

Organisation des tâches par projet

Les utilisateurs peuvent organiser leurs tâches par projet en utilisant des filtres dans Todoist. En synchronisant les courriels avec des tâches, ils peuvent facilement voir toutes les tâches liées à un projet spécifique, ce qui facilite la gestion de projet.

Glossaire :

Outlook

Un client de messagerie développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des courriels.

Todoist

Une application de gestion des tâches qui permet aux utilisateurs de créer, organiser et suivre leurs tâches.

Indicateur

Un marqueur utilisé dans Outlook pour signaler l'importance ou l'urgence d'un courriel, qui peut également être converti en tâche dans Todoist.

Tâche

Une action ou un travail à accomplir, qui peut être créée dans Todoist à partir d'un courriel dans Outlook.

Rappel

Une notification qui rappelle à l'utilisateur d'accomplir une tâche à un moment donné.

Échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée.

Périodicité

La fréquence à laquelle une tâche doit être répétée, par exemple, quotidienne, hebdomadaire, etc.

Version online

La version accessible d'une application via un navigateur web, sans nécessiter d'installation locale.

Statut

L'état actuel d'une tâche, indiquant si elle est en cours, terminée ou en attente.

Filtre

Une option qui permet de trier ou de sélectionner des tâches selon des critères spécifiques.

00:00:33

La date de réception, vous pouvez l'ouvrir dans Outlook online. Si le mail a été tronquée, car il était trop long ou si vous souhaitez voir la mise en forme de l'email. Mais ce n'est pas tout, comme pour une tâche que vous auriez créé dans tout doux, il vous est possible d'ajouter des étapes.

00:00:51

D'ajouter cette tâche à votre journée, de créer un rappel.

00:00:57

Une échéance?

00:00:59

Et enfin de définir une périodicité pour cette tâche. Vous pouvez également joindre un fichier.

00:01:07

Ou encore ajouter des notes. Notez que ces ajouts ne seront pas visible dans votre application de bureau Outlook. Vous ne pourrez les consulter que dans tout doux ou en utilisant la version online Outlook. En effet, le onglet dédié aux tâches s'ouvre à présent directement sur la version online de tout doux.

00:01:28

Pour valider les tâches que vous avez terminé, cochelet simplement, elles disparaîtront de la liste si vous avez choisi de masquer les tâches terminées où apparaîtront rayé. Si vous avez choisi d'afficher toutes vos tâches. Ces modifications seront également effective dans Outlook. Noter cependant qu'une fois que vous avez marqué la tâche comme validée, si vous la décochez dans tout doux pour la réactiver, cette modification ne sera pas prise en compte dans Outlook, il vous faudra de nouveau ajouter un indicateur sur votre mail directement dans l'application.

00:02:02

Pour voir la tâche s'afficher des 2 côtés, sachez également que vous Retrouvez les tâches que vous créez dans tout doux dans l'onglet tâches de votre application de bureau Outlook.

00:02:12

Vous pouvez y modifier leur statut.

00:02:16

Les affecter à une autre personne ou encore envoyer un rapport sur leur état.

00:02:22

Vous disposez de plusieurs options pour votre liste de tâches Outlook dans tout doux à travers ce menu, prier vote âge selon différents filtres, changer le thème graphique de votre liste en lui attribuant une couleur ou une photo, afficher où masquer les tâches que vous avez terminé et enfin imprimer cette liste où l'épingler à votre menu démarrer.

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