Approbation - Comment faire une nouvelle demande d'approbation ? Tutoriels

Découvrez comment faire une nouvelle demande d'approbation dans Microsoft Teams grâce à cette vidéo de formation pour Microsoft 365. Obtenez des conseils pratiques pour accéder à l'application Approbation dans Teams, nommer votre demande, ajouter des approbateurs et des informations supplémentaires, et envoyer votre demande.
Suivez les étapes simples présentées dans la vidéo pour améliorer votre processus d'approbation grâce à l'application Approbation dans Teams.

2:21
2862 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter l'application Approbation dans Teams, en expliquant comment l'utiliser pour structurer les demandes d'approbation et faciliter le processus d'approbation au sein d'une entreprise.

Chapitres :

Introduction à l'application Approbation dans Teams
Bonjour et bienvenue. Aujourd'hui, nous allons parler de la nouvelle application Approbation dans Teams. Cette application a été conçue pour construire des workflows qui améliorent la structuration des demandes d'approbation à envoyer à votre responsable, tout en rendant le processus plus pratique.
Accès à l'application Approbation
Il existe plusieurs façons d'accéder à l'application Approbation dans Teams. Je vais vous montrer comment y accéder via la barre de recherche d'applications. Une fois que vous êtes ici, je vous conseille de l'épingler si vous prévoyez de l'utiliser souvent.
Interface de l'application Approbation
Sur l'interface d'approbation, vous trouverez trois options pour faire une demande : une demande d'approbation, une demande avec les logiciels Adobe Sign, ou un modèle. Par exemple, si vous avez un achat à faire et que cela fait partie d'une procédure standard de votre entreprise, vous devez obtenir l'approbation au préalable.
Création d'une nouvelle demande d'approbation
Cliquons sur 'Nouvelle demande d'approbation' pour commencer. Comme avec de nombreuses applications de Microsoft, il est important de donner un nom à l'approbation, car cela sera le premier point de référence pour votre approbateur. Dans cet exemple, nous l'appellerons 'Achat Projet Bêta' pour que votre responsable sache de quoi il s'agit.
Ajout d'approbateurs et détails supplémentaires
Si l'achat est important, vous pouvez ajouter différents approbateurs. Pour un achat normal, vous pouvez simplement décliner cette option. Le système demandera alors des détails supplémentaires, mais ce n'est pas nécessaire pour notre exemple. Si vous avez un budget à ajouter ou si vous devez fournir des informations supplémentaires contenues dans un fichier, vous pouvez utiliser cette option.
Commentaires et envoi de la demande
Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires ou des commentaires de la part des approbateurs, vous pouvez ajouter cette option ici. Une fois l'approbation effectuée, vous pouvez l'envoyer. Sur l'interface de votre application Approbations, vous trouverez une liste des approbations en cours et les états de chacune.

FAQ :

Qu'est-ce que l'application Approbation dans Teams?

L'application Approbation dans Teams est un outil qui permet de créer des workflows pour structurer les demandes d'approbation à envoyer à un responsable, rendant le processus plus pratique.

Comment accéder à l'application Approbation dans Teams?

Vous pouvez accéder à l'application Approbation via la barre de recherche d'applications dans Teams. Il est conseillé de l'épingler pour un accès rapide si vous l'utilisez fréquemment.

Quels types de demandes puis-je faire avec l'application Approbation?

Vous pouvez faire une demande d'approbation standard, une demande utilisant Adobe Sign, ou utiliser un modèle prédéfini.

Comment ajouter des approbateurs à ma demande?

Lors de la création d'une nouvelle demande d'approbation, vous pouvez ajouter plusieurs approbateurs si l'achat est important. Pour un achat normal, vous pouvez simplement soumettre la demande sans ajouter d'approbateurs.

Que faire si j'ai besoin d'ajouter des informations supplémentaires à ma demande?

Vous pouvez ajouter des détails supplémentaires ou un budget en utilisant les options disponibles lors de la création de votre demande d'approbation.

Quelques cas d'usages :

Demande d'achat d'équipement

Un employé souhaite acheter un nouvel équipement pour son équipe. Il utilise l'application Approbation dans Teams pour soumettre une demande d'approbation à son responsable, en ajoutant des détails sur le coût et l'importance de l'achat.

Validation de projet

Un chef de projet utilise l'application Approbation pour obtenir l'approbation de son plan de projet. Il ajoute plusieurs approbateurs, y compris des membres de la direction, et fournit des documents supplémentaires pour soutenir sa demande.

Signature électronique de contrat

Une entreprise utilise Adobe Sign via l'application Approbation pour faire signer électroniquement un contrat à un partenaire. Cela simplifie le processus de signature et accélère la finalisation de l'accord.

Suivi des demandes d'approbation

Un responsable utilise l'interface de l'application Approbation pour suivre l'état des demandes en cours. Cela lui permet de gérer efficacement les approbations et de s'assurer que les demandes sont traitées rapidement.

Glossaire :

Approbation

Processus par lequel une demande est examinée et validée par une personne autorisée, souvent un responsable.

Teams

Application de collaboration développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.

Workflow

Série de tâches ou d'étapes organisées pour accomplir un processus spécifique, souvent automatisé pour améliorer l'efficacité.

Adobe Sign

Service de signature électronique proposé par Adobe, permettant aux utilisateurs de signer des documents en ligne de manière sécurisée.

Épingler

Action de fixer une application ou un document dans un emplacement d'accès rapide pour un usage fréquent.

Approbateur

Personne qui a le pouvoir d'approuver ou de rejeter une demande dans le cadre d'un processus d'approbation.

Fichier

Document ou ensemble de données stockées sur un ordinateur ou un serveur, pouvant contenir des informations supplémentaires.

00:00:00

Bonjour et bienvenue.

00:00:01

Aujourd'hui, on va parler de la

00:00:04

nouvelle application Approbation

00:00:05

dans Teams. Comme déjà mentionné,

00:00:08

Approbation dans Teams est une

00:00:10

nouvelle application qui construit

00:00:12

des workflows pour mieux

00:00:14

structurer les démos d'approbation à

00:00:15

envoyer à votre responsable,

00:00:17

mais en plus la rendre plus pratique.

00:00:20

il existe plusieurs façons d'y accéder:

00:00:22

Mais je vais vous montrer l'accès Teams.

00:00:24

L'accès Teams est faite via la barre

00:00:26

de recherche d'applications.

00:00:33

Une fois ici, je vous conseille de l'épingler

00:00:35

si vous allez l'utiliser souvent.

00:00:38

Sur l'interface d'approbation,

00:00:39

vous saurez 3 options pour faire une demande,

00:00:42

vous avez le choix parmi

00:00:45

une demande d'approbation,

00:00:47

une demande avec les logiciels Adobe sign

00:00:49

ou un modèle.

00:00:52

Disons que vous avez un achat à faire.

00:00:55

Et comme il s'agit d'une procédure

00:00:57

standard de votre entreprise,

00:00:58

vous devez obtenir l'approbation en amont.

00:01:00

Cliquons sur "nouvelle demande d'approbation"

00:01:04

et c'est parti.

00:01:06

Comme avec de nombreuses

00:01:08

applications dans Microsoft,

00:01:09

il est important de mettre

00:01:11

un nom à l'approbation,

00:01:12

car ce sera les premiers points de

00:01:14

référence que votre approbateur aura.

00:01:17

Dans ce cas, nous l'appellerons

00:01:20

"Achat Projet Bêta"

00:01:21

afin que votre responsable

00:01:23

sache de quoi il s'agit;

00:01:25

s'il s'agit d'un achat important,

00:01:26

vous pouvez ajouter différents Approbateurs.

00:01:33

Si il s'agit d'un achat normal,

00:01:35

vous pouvez tout simplement

00:01:36

décliquer l'option,

00:01:37

le système demandera alors

00:01:39

des détails supplémentaires.

00:01:41

Mais ce n'est pas nécessaire

00:01:43

pour notre exemple,

00:01:44

si vous avez un budget à ajouter ou si

00:01:46

vous avez simplement besoin d'ajouter

00:01:48

des informations supplémentaires

00:01:49

contenues dans un fichier

00:01:51

vous pouvez utiliser cette option.

00:01:57

Si vous souhaitez avoir des informations

00:02:00

supplémentaires ou simplement avoir

00:02:01

les commentaires des Approbateurs,

00:02:03

vous pouvez ajouter l'option ici

00:02:05

une fois l'approbation effectuée

00:02:08

vous pouvez l'envoyer.

00:02:11

Sur l'interface de votre

00:02:13

application Approbations,

00:02:14

vous trouverez une liste des Approbation

00:02:17

en cours et les états de chacune.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER