Outlook - Envoyer un message de la part de quelqu'un d'autre Tutoriels

Découvrez comment envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook. Apprenez à activer l'option pour afficher le champ 'De', sélectionner l'expéditeur et gérer les autorisations. Ne manquez pas cette astuce pratique pour collaborer efficacement avec vos collègues ou votre manager. #outlook #collaborer

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook, en suivant les étapes nécessaires pour configurer les paramètres et s'assurer que les autorisations sont en place.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer la procédure pour envoyer un email de la part d'un collègue ou de votre manager, à condition que vous ayez reçu une autorisation ou une délégation pour utiliser leur boîte de messagerie.
Accéder aux Paramètres d'Outlook
Pour commencer, ouvrez Outlook et rendez-vous dans les paramètres. Cela vous permettra de configurer les options nécessaires pour envoyer des emails au nom d'une autre personne.
Configurer le Champ 'De'
Dans les paramètres, allez dans la section 'Courrier', puis sélectionnez 'Composer et répondre'. À droite, dans la section 'Format des messages', cochez l'option 'Toujours afficher le champ De'. Cela rendra ce champ visible chaque fois que vous créerez un nouveau message, vous permettant ainsi de choisir l'expéditeur.
Sélectionner l'Expéditeur
Si c'est la première fois que vous envoyez un message au nom d'une autre personne, vous devrez d'abord rechercher cette personne dans l'annuaire. Cliquez sur 'De', puis sélectionnez 'Autre adresse de courrier' pour trouver la personne concernée.
Composer et Envoyer le Message
Une fois l'expéditeur sélectionné, composez votre message comme vous le feriez habituellement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur 'Envoyer'.
Gestion des Erreurs
Attention, si vous recevez une notification d'erreur indiquant que vous ne pouvez pas envoyer l'email, cela signifie que vous n'avez pas les autorisations nécessaires pour envoyer des messages en son nom. Dans ce cas, le mail restera dans votre dossier 'Brouillon'. Assurez-vous que la personne vous a bien accordé les permissions ou contactez votre administrateur pour résoudre ce problème.
Conclusion
Voilà, vous savez maintenant comment envoyer un email de la part d'une autre personne dans Outlook. En suivant ces étapes, vous pourrez gérer efficacement les communications au nom de vos collègues ou supérieurs.

FAQ :

Comment envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook?

Pour envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook, vous devez d'abord vous assurer que vous avez reçu l'autorisation de cette personne. Ensuite, allez dans les paramètres d'Outlook, activez l'option pour afficher le champ d'expéditeur, recherchez la personne dans l'annuaire, sélectionnez son adresse email, puis composez et envoyez votre message.

Que faire si je ne peux pas envoyer un email au nom d'une autre personne?

Si vous recevez une notification d'erreur indiquant que vous ne pouvez pas envoyer l'email, cela signifie que vous n'avez pas les autorisations nécessaires. Dans ce cas, vérifiez que la personne vous a bien accordé les permissions ou contactez votre administrateur pour résoudre le problème.

Comment activer le champ d'expéditeur dans Outlook?

Pour activer le champ d'expéditeur dans Outlook, allez dans les paramètres, puis dans la section 'Courrier'. Ensuite, sous 'Composer et répondre', cochez l'option 'Toujours afficher le champ d'expéditeur'.

Qu'est-ce que le dossier Brouillon dans Outlook?

Le dossier Brouillon dans Outlook est l'endroit où les emails non envoyés sont stockés. Vous pouvez y retrouver des messages que vous avez commencés mais que vous n'avez pas encore envoyés.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, un assistant peut envoyer des emails au nom de son manager pour gérer les communications avec les clients. Cela permet de maintenir une communication fluide tout en respectant les autorisations établies.

Communication avec les clients

Un responsable de projet peut déléguer l'envoi d'emails à un membre de l'équipe pour répondre rapidement aux demandes des clients. En utilisant la fonction d'envoi au nom d'une autre personne, l'équipe peut agir rapidement tout en respectant les protocoles de communication.

Suivi des demandes internes

Un employé peut envoyer des emails au nom de son supérieur pour suivre des demandes internes ou des projets en cours. Cela permet de centraliser les communications et d'assurer que toutes les parties prenantes sont informées.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des emails.

champ d'expéditeur

Un champ dans un email qui indique l'adresse email de l'expéditeur. Il peut être modifié pour envoyer un email au nom d'une autre personne.

annuaire

Une base de données contenant les informations de contact des utilisateurs, permettant de rechercher des adresses email.

dossier Brouillon

Un emplacement dans Outlook où les emails non envoyés sont stockés temporairement avant d'être envoyés ou supprimés.

permissions

Les autorisations accordées à un utilisateur pour effectuer certaines actions, comme envoyer des emails au nom d'une autre personne.

00:00:08

par exemple un collègue ou votre manager qui vous aura préalablement

00:00:12

donné une autorisation ou une délégation sur sa boîte de messagerie

00:00:17

pour commencer rendez-vous dans les paramètres d'Outlook.

00:00:20

Ensuite, allez dans la section courrier,

00:00:23

puis d'en composer et répondre

00:00:26

à droite. Dans la section format des messages,

00:00:30

vous pouvez cocher l'option toujours afficher le champ deux.

00:00:33

Une fois cette option activée,

00:00:35

chaque fois que vous créerez un nouveau message,

00:00:37

ce champ sera automatiquement visible.

00:00:40

Cela vous permettra de choisir l'expéditeur.

00:00:43

Si c'est la première fois que vous envoyez un message au nom d'une autre personne,

00:00:47

il vous faudra d'abord rechercher cette personne dans l'annuaire.

00:00:51

Cliquez sur deux

00:00:53

puis sélectionner Autre adresse de courrier

00:00:56

pour trouver la personne concernée.

00:00:59

Une fois l'expéditeur sélectionné,

00:01:02

composez votre message comme vous le feriez habituellement.

00:01:06

Lorsque vous avez terminé,

00:01:07

cliquez sur envoyer

00:01:10

attention.

00:01:11

Si vous recevez une notification d'erreur indiquant

00:01:13

que vous ne pouvez pas envoyer l'email,

00:01:15

cela signifie que vous n'avez pas les autorisations

00:01:17

nécessaires pour envoyer des messages en son nom.

00:01:21

Dans ce cas, le mail restera dans votre dossier Brouillon,

00:01:25

assurez-vous que la personne vous a bien accordé les

00:01:27

permissions ou contacté votre administrateur pour résoudre ce problème.

00:01:32

Et voilà,

00:01:32

vous savez maintenant comment envoyer un email de

00:01:34

la part d'une autre personne dans Outlook.

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