SharePoint - Créer une actualité et l'envoyer par email Tutoriels

Apprenez à créer et envoyer des actualités par email avec SharePoint. Collaborez efficacement et atteignez un niveau intermédiaire de compétence en utilisant cette fonctionnalité puissante.

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Description
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment organiser un séminaire de fin d'année en utilisant SharePoint, en créant une actualité et en l'envoyant par email aux participants. Cela inclut la personnalisation de la page, l'ajout de contenu pertinent et la promotion de l'événement sur la page d'accueil.

Chapitres :

Introduction au projet Yosemite
Dans le cadre du projet Yosemite, vous et votre équipe souhaitez organiser un séminaire de fin d'année. Cet événement est essentiel pour clore le projet et célébrer les réalisations de l'équipe.
Création d'une actualité sur SharePoint
Pour mettre en place cet événement, vous pouvez utiliser SharePoint. À partir de la page d'accueil, cliquez sur 'Créer' puis sélectionnez 'Publication d'actualité'. Cela vous permet de créer une page SharePoint qui sera envoyée par email aux personnes concernées.
Utilisation de modèles prédéfinis
SharePoint propose plusieurs modèles prédéfinis. Pour cet exemple, nous allons utiliser le modèle 'Événement'. Un simple clic gauche sur ce modèle vous permettra de créer un billet d'actualité.
Personnalisation de l'actualité
La technologie utilisée pour les actualités est similaire à celle des pages SharePoint. Vous pouvez ajouter des web parts, modifier le texte, et supprimer des éléments non nécessaires, comme une image. Par exemple, vous pouvez ajouter un titre tel que 'Séminaire de fin d'année' et définir les objectifs et la logistique de l'événement.
Ajout de sections et de colonnes
Les actualités permettent également d'ajouter des sections. Vous pouvez choisir entre une ou plusieurs colonnes, tout comme sur les pages SharePoint. Cela vous offre une flexibilité pour organiser le contenu de manière claire et attrayante.
Envoi de l'actualité par email
Une fois l'actualité créée, vous pouvez cliquer sur 'Publier' ou 'Envoyer'. Un écran s'ouvre, vous permettant d'envoyer un email contenant l'actualité. Vous pouvez renseigner les noms des personnes concernées et choisir d'envoyer l'actualité soit dans le corps de l'email, soit en tant que lien cliquable.
Accès et gestion des actualités
Après l'envoi, vous pouvez retrouver l'actualité dans la section 'Contenu du site'. Chaque actualité est une page, et vous pouvez la partager, la supprimer ou la renommer selon vos besoins.
Promotion de l'événement sur la page d'accueil
Pour maximiser la visibilité de l'événement, vous pouvez modifier la page d'accueil de votre site SharePoint. Ajoutez une web part pour mettre en avant les actualités, ce qui permettra à tous les membres de l'équipe de voir le séminaire de fin d'année comme la dernière actualité mise en place.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement organiser et promouvoir un séminaire de fin d'année sur SharePoint. Grâce à l'envoi d'emails et à la mise en avant sur la page d'accueil, tous les membres de l'équipe auront accès à l'information, garantissant ainsi une bonne participation à l'événement.

FAQ :

Qu'est-ce que SharePoint et comment l'utiliser pour créer des actualités ?

SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet de créer des sites web pour le partage d'informations. Pour créer des actualités, vous pouvez accéder à la page d'accueil, cliquer sur 'Créer' puis sur 'Publication d'actualité'. Vous pouvez choisir un modèle, ajouter du contenu et envoyer l'actualité par email.

Comment envoyer une actualité par email à mon équipe ?

Après avoir créé votre actualité dans SharePoint, vous pouvez cliquer sur 'Publier' et choisir d'envoyer l'actualité par email. Vous pouvez renseigner les adresses des personnes concernées et choisir d'envoyer l'actualité en tant que corps d'email ou en tant que lien cliquable.

Quels types de contenu puis-je ajouter à une actualité SharePoint ?

Vous pouvez ajouter divers types de contenu à une actualité SharePoint, y compris du texte, des images, des liens et des web parts pour intégrer des fonctionnalités supplémentaires.

Comment modifier la page d'accueil de SharePoint pour mettre en avant une actualité ?

Pour modifier la page d'accueil, vous devez cliquer sur 'Modifier', puis ajouter une web part qui affiche les actualités. Vous pouvez ensuite republier la page d'accueil pour que tous les utilisateurs aient accès à l'actualité mise en avant.

Que faire si je veux supprimer une actualité dans SharePoint ?

Pour supprimer une actualité, vous devez accéder à la liste des actualités sur votre site SharePoint, trouver l'actualité que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur l'option 'Supprimer'.

Quelques cas d'usages :

Organisation d'un séminaire d'équipe

Utilisez SharePoint pour créer une actualité annonçant un séminaire de fin d'année. Vous pouvez personnaliser le contenu, ajouter des détails logistiques et envoyer l'actualité par email à tous les membres de l'équipe. Cela permet de centraliser l'information et d'assurer que tout le monde est informé.

Mise à jour des informations de projet

Créez des actualités régulières sur SharePoint pour tenir votre équipe informée des progrès d'un projet, des changements de calendrier ou des nouvelles importantes. Cela améliore la communication et la transparence au sein de l'équipe.

Promotion d'événements internes

Utilisez SharePoint pour promouvoir des événements internes en créant des actualités attrayantes. Vous pouvez mettre en avant des événements à venir sur la page d'accueil et envoyer des emails pour maximiser la participation.

Gestion des annonces d'entreprise

Partagez des annonces importantes concernant l'entreprise via des actualités sur SharePoint. Cela permet de s'assurer que tous les employés reçoivent les informations en temps réel et peuvent y accéder facilement.

Formation et développement professionnel

Créez des actualités pour annoncer des sessions de formation ou des opportunités de développement professionnel. Cela aide à informer les employés des ressources disponibles pour leur croissance professionnelle.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des sites web pour le partage d'informations, la gestion de documents et la collaboration en équipe.

Web Part

Un composant modulaire dans SharePoint qui permet d'ajouter des fonctionnalités ou du contenu à une page, comme des textes, des images ou des listes.

Actualité

Une page ou un message créé dans SharePoint pour informer les utilisateurs sur des événements, des mises à jour ou des annonces importantes.

Email

Un moyen de communication électronique qui permet d'envoyer des messages et des informations à d'autres utilisateurs via Internet.

Modèle

Un format prédéfini dans SharePoint qui permet de créer rapidement des pages ou des actualités en utilisant une structure et un design préétablis.

Section

Une division d'une page SharePoint qui peut contenir plusieurs colonnes et différents types de contenu.

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Disponible dans Microsoft365

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Vous travaillez sur le projet Yosemite

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avec votre équipe et souhaitez mettre en

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place un séminaire de fin d'année afin

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de clôturer ce dernier cet événement,

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cette promotion pour cet événement que

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vous souhaitez mettre en place est

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tout à fait faisable sur SharePoint,

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donc vous pouvez à partir de la

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page d'accueil cliquer sur créer

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puis publication d'actualité.

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Vous avez ici l'option directe de

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créer une actualité pour Email,

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c'est à dire que vous allez créer ce qui

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est essentiellement une page SharePoint,

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mais vous allez l'envoyer par

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mail directement à toutes les

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personnes concernées.

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Nous avons ici plusieurs modèles

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prédéfinis au sein de mon organisation.

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Et allons nous servir pour cet

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exemple de la partie événement&nbsp;?

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Un simple clic gauche dessus.

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Créer un billet&nbsp;?

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La technologie de ces actualités est

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essentiellement la même que celle des pages.

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Nous allons retrouver les web parts ici.

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Le texte nous intéresse.

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Nous n'avons par contre pas besoin de cette

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image d'un simple clic gauche dessus.

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Puis. Supprimer le composant WebPart.

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Nous allons également venir

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rajouter un titre.

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Séminaire de fin d'année.

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Également venir modifier le texte.

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Objectif du séminaire et a&nbsp;?

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Logistique. Nous retrouverons sur

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ces actualités non seulement les

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web parts que nous connaissons déjà,

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mais également la notion de section.

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Nous avons ici une section avec une

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seule colonne qui est modifiable,

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la 2e section contre un.

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Quant à l une 2 3 colonnes.

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Tout est modifiable,

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tout comme sur les pages SharePoint.

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Une fois mise en place,

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je n'ai plus qu'à cliquer sur Post

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and send ou publier et envoyer

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selon le langage de votre site.

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Et cet écran s'ouvre devant moi,

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je vais pouvoir Envoyer un email contenant

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dans le corps de ce dernier mon actualité.

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Avec le texte, les liens et toutes

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les informations nécessaires.

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Je vais pouvoir renseigner le

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nom des personnes concernées,

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je vais ici l'envoyer à tous

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les membres de mon cytossémite.

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Je peux également si je le souhaite,

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non pas envoyer l'actualité

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en tant que corps d'e Mail.

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Mais en tant que lien.

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En cochant cette option,

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les personnes recevront donc cette

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fois-ci à un lien cliquable les

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redirigeant directement vers l'actualité.

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En cliquant sur envoyer,

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et l'email vient de partir.

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Peux retrouver en cas de besoin cette

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actualité dans la partie contenu du site.

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Puis page du site. En effet,

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toute actualité est une page.

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Nous pouvons voir dans la liste

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de ces dernières le séminaire

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de fin d'année que je peux.

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Partager à nouveau, supprimer,

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renommer, et cetera.

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Je peux également,

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afin d'en faire une promotion maximale,

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utiliser la page d'accueil.

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Modifier cette dernière&nbsp;?

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Et rajouter sur ma page d'accueil.

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Une web part. Me permettant de

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mettre en vue. Les actualités.

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Et nous pouvons voir directement.

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Le séminaire de fin d'année tourne

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la dernière actualité mise en place,

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elle est la première dans cette web part.

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Une fois fait,

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je peux republier ma page d'accueil,

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surtout ne pas oublier de republier

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cette dernière et toutes les

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personnes de ce site ont maintenant

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à lien vers cette actualité,

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non seulement grâce à la page d'accueil,

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mais aussi grâce à l'email de

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communication envoyé récemment.

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