Planner - Organiser et visualiser son plan Tutoriels
Découvrez comment organiser et visualiser efficacement votre plan dans 'organiser et visualiser son plan'. Ce module vous montre à travers des techniques pratiques comment ajouter des compartiments, filtrer les tâches, et utiliser des vues variées pour suivre l'avancement de vos projets. Optimisez votre gestion avec des conseils intermédiaires et transformez vos compétences en analyse!
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Objectifs :
L'objectif de ce module est d'apprendre à gérer efficacement un projet en utilisant des compartiments, en réorganisant le contenu, en filtrant et en regroupant les tâches, et en découvrant les différentes vues proposées par le planneur.
Chapitres :
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Introduction à la gestion de projet
Pour bien gérer un projet, il est essentiel de présenter clairement les tâches et de naviguer facilement entre les différentes informations de votre plan. Ce module vous guidera à travers les étapes nécessaires pour structurer votre projet de manière efficace. -
Création et gestion des compartiments
Commencez par créer un compartiment dans la vue tableau. Cliquez sur 'ajouter un compartiment', saisissez un nom pertinent, par exemple 'marketing et communication', puis validez. Votre nouveau compartiment apparaîtra immédiatement. Pour modifier l'ordre des compartiments, faites simplement un glisser-déposer vers la position souhaitée. Vous pouvez également cliquer sur les trois points pour accéder à d'autres options, comme déplacer, renommer ou supprimer le compartiment selon vos besoins. -
Réorganisation des tâches
Chaque compartiment contient des tâches que vous pouvez réorganiser facilement. Sélectionnez la tâche, faites-la glisser et déposez-la à l'endroit voulu. La liste se met à jour instantanément pour refléter vos priorités. -
Utilisation des filtres
Lorsque le tableau commence à se densifier, utilisez le filtre situé dans l'angle supérieur droit. Planner vous permet de filtrer par date d'échéance, priorité, progression, étiquette, compartiment ou affectation. Par exemple, choisissez 'progression' et sélectionnez 'en cours'. Un chiffre apparaîtra sur l'icône pour indiquer le nombre de critères actifs, et seules les tâches correspondant à ces critères resteront visibles. Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour affiner votre recherche. -
Regroupement des tâches
Votre tableau est par défaut regroupé par compartiment. D'autres options de regroupement sont disponibles dans le menu, comme par attribution, avancement, date d'échéance, étiquette ou priorité. Par exemple, en sélectionnant 'avancement', les titres des colonnes se transformeront en 'non commencé', 'en cours' et 'terminé', offrant ainsi un instantané clair de la progression du plan. -
Recherche et visualisation des informations
La barre de recherche en haut de la page est votre alliée pour retrouver une information précise. Saisissez simplement un mot clé, et Planner n'affichera que les éléments correspondants. Pour améliorer la visualisation, plusieurs vues sont proposées : tableau, grille, planification et graphique. Chaque vue a ses avantages, par exemple, la grille présente les tâches sous forme de tableaux, tandis que la vue graphique synthétise l'avancement sous forme de diagramme. -
Conclusion et prochaines étapes
Vous savez désormais structurer votre plan, appliquer des filtres intelligents et choisir l'affichage qui mettra vos données en valeur. Dans le prochain module, nous synchroniserons Planner avec Outlook pour une gestion encore plus efficace de vos projets.
FAQ :
Comment créer un compartiment dans un plan de projet?
Pour créer un compartiment, accédez à la vue tableau, cliquez sur 'ajouter un compartiment', saisissez un nom pertinent, puis validez. Le compartiment apparaîtra immédiatement.
Comment filtrer les tâches dans un projet?
Pour filtrer les tâches, utilisez le filtre situé dans l'angle supérieur droit. Vous pouvez filtrer par date d'échéance, priorité, progression, étiquette, compartiment ou affectation.
Quelles sont les différentes vues disponibles pour visualiser un projet?
Les vues disponibles incluent le tableau, la grille, la planification et le graphique. Chaque vue offre une perspective différente sur les tâches et leur avancement.
Comment réorganiser les tâches dans un compartiment?
Pour réorganiser les tâches, sélectionnez la tâche que vous souhaitez déplacer, faites-la glisser et déposez-la à l'endroit voulu. La liste se mettra à jour automatiquement.
Comment revenir à l'affichage complet après avoir appliqué des filtres?
Pour revenir à l'affichage complet, ouvrez le filtre et cliquez sur 'effacer tout'. Cela supprimera tous les critères actifs et affichera toutes les tâches.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet marketing
Dans un projet marketing, les équipes peuvent utiliser des compartiments pour organiser les tâches par campagne. En filtrant par priorité, elles peuvent se concentrer sur les tâches urgentes et suivre l'avancement de chaque campagne.
Planification d'événements
Lors de la planification d'un événement, les organisateurs peuvent utiliser la vue de planification pour visualiser les dépendances entre les tâches et anticiper les chevauchements de dates, ce qui facilite la coordination des activités.
Suivi des performances d'équipe
Les managers peuvent utiliser le diagramme pour visualiser la répartition des charges de travail par personne et identifier les tâches en retard, permettant ainsi d'ajuster les ressources et d'améliorer l'efficacité.
Optimisation des processus internes
Les équipes peuvent appliquer des filtres pour analyser les tâches en cours et non commencées, ce qui les aide à prioriser les efforts et à optimiser les processus internes pour une meilleure productivité.
Glossaire :
Compartiment
Un compartiment est une section dans un plan de projet qui regroupe des tâches similaires. Par exemple, un compartiment peut être dédié au marketing et à la communication.
Tâche
Une tâche est une unité de travail à accomplir dans le cadre d'un projet. Les tâches peuvent être organisées et priorisées selon les besoins du projet.
Filtre
Un filtre est un outil qui permet de restreindre l'affichage des tâches selon des critères spécifiques, tels que la date d'échéance, la priorité ou l'état d'avancement.
Vue
Une vue est une manière de visualiser les données d'un projet. Différentes vues, comme le tableau, la grille ou la planification, permettent d'analyser les informations sous différents angles.
Avancement
L'avancement fait référence à l'état d'une tâche ou d'un projet, indiquant si elle est non commencée, en cours ou terminée.
Barre de recherche
La barre de recherche est un outil qui permet de trouver rapidement des informations spécifiques en saisissant des mots-clés.
Diagramme
Un diagramme est une représentation graphique des données, utilisée pour visualiser l'avancement d'un projet, les priorités, ou les charges de travail.
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