Power BI - Créer une alerte Tutoriels

Apprenez à configurer des alertes Power BI dans Microsoft 365 ! Misez sur les données réelles et soyez informé d'une grosse modification des valeurs ou de l'atteinte des objectifs à partir d'un seuil prédéfini sur des graphiques, des rapports et des tableaux de bord.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment configurer des alertes dans Power BI pour être informé des modifications significatives dans les données, notamment en ce qui concerne l'atteinte des objectifs de participation.

Chapitres :

Introduction aux alertes dans Power BI
Dans le cadre de la gestion des données, il est essentiel d'être alerté en cas de modifications importantes, telles que des changements dans les valeurs ou l'atteinte des objectifs. Power BI offre une fonctionnalité d'alerte qui permet aux utilisateurs de recevoir des notifications lorsque certaines conditions sont remplies.
Configuration des alertes
Pour mettre en place une alerte, commencez par sélectionner un graphique pertinent, par exemple, celui représentant le nombre total de participations. Cliquez sur les trois petits points situés dans le coin supérieur droit du graphique, puis choisissez l'option 'Suggérer des alertes'.
Définition des seuils d'alerte
Une fois que vous avez sélectionné l'option d'alerte, Power BI vous demandera si vous souhaitez ajouter une alerte. Vous pouvez définir un titre pour l'alerte, tel que 'Alerte pour atteindre les objectifs de participation'. Ensuite, il est crucial de définir un seuil. Par exemple, si votre seuil est de 1 000 500, vous serez alerté si ce seuil est dépassé lors de la mise à jour suivante des données.
Notifications par email
Lorsque le seuil est dépassé, vous recevrez une notification par email. Vous avez également la possibilité d'ajouter d'autres adresses email pour que d'autres personnes soient informées. Cela vous permet de rester informé en temps réel des performances par rapport aux objectifs fixés.
Application des alertes à d'autres valeurs
Les alertes peuvent être appliquées à diverses valeurs dans Power BI. Par exemple, si vous suivez des stades de vente, vous pouvez définir un seuil minimal pour être alerté en cas de baisse des performances. N'hésitez pas à configurer des alertes pour des éléments moins valorisants afin de garder un œil sur tous les aspects de vos données.
Accès aux alertes via les rapports et dashboards
Pour gérer vos alertes, vous pouvez accéder à cette fonctionnalité à partir des rapports et des dashboards. Il suffit de cliquer sur les trois petits points et de sélectionner 'Gestion des alertes'. Cela vous permettra de personnaliser vos alertes selon vos besoins.
Conclusion
La mise en place d'alertes dans Power BI est un outil puissant pour assurer un suivi efficace des données et des objectifs. En configurant des seuils et en recevant des notifications, vous pouvez réagir rapidement aux changements significatifs et prendre des décisions éclairées.

FAQ :

Comment configurer des alertes dans Power BI ?

Pour configurer des alertes dans Power BI, sélectionnez le graphique souhaité, cliquez sur les trois petits points, puis choisissez 'Gérer les alertes'. Vous pouvez ensuite définir un seuil et activer l'alerte pour recevoir des notifications par email.

Qu'est-ce qu'un seuil dans le contexte des alertes ?

Un seuil est une valeur limite que vous définissez. Si les données dépassent ce seuil, une alerte est déclenchée, vous informant de la situation.

Puis-je recevoir des alertes pour plusieurs valeurs dans Power BI ?

Oui, vous pouvez configurer des alertes pour plusieurs valeurs en répétant le processus de gestion des alertes pour chaque graphique ou rapport.

Quels types de données peuvent être surveillés avec des alertes ?

Vous pouvez surveiller divers types de données, y compris les ventes, la participation, et d'autres indicateurs de performance clés, en définissant des seuils appropriés.

Comment puis-je modifier ou supprimer une alerte existante ?

Pour modifier ou supprimer une alerte, allez dans la section 'Gérer les alertes' de votre graphique, où vous pourrez ajuster les paramètres ou supprimer l'alerte.

Quelques cas d'usages :

Suivi des ventes

Une entreprise peut utiliser des alertes dans Power BI pour suivre les performances de vente. Par exemple, si les ventes mensuelles dépassent un certain seuil, une alerte peut être envoyée aux responsables des ventes pour qu'ils prennent des mesures appropriées.

Gestion de la participation aux événements

Les organisateurs d'événements peuvent configurer des alertes pour être informés lorsque le nombre de participants atteint un seuil critique, leur permettant d'ajuster les ressources ou la logistique en conséquence.

Surveillance des indicateurs de performance

Les responsables de la performance peuvent définir des alertes pour des indicateurs clés, comme le taux de satisfaction client, afin d'être avertis immédiatement si les résultats chutent en dessous d'un seuil acceptable.

Optimisation des campagnes marketing

Les équipes marketing peuvent utiliser des alertes pour surveiller les performances des campagnes en temps réel. Si le taux de conversion d'une campagne tombe en dessous d'un certain niveau, une alerte peut être déclenchée pour réagir rapidement.

Gestion des stocks

Les gestionnaires de stocks peuvent configurer des alertes pour être informés lorsque les niveaux de stock d'un produit tombent en dessous d'un seuil critique, leur permettant de réapprovisionner à temps et d'éviter les ruptures de stock.

Glossaire :

Alertes

Notifications automatiques qui informent l'utilisateur lorsqu'une condition spécifique est remplie, comme le dépassement d'un seuil de données.

Seuil

Valeur limite définie par l'utilisateur qui, lorsqu'elle est atteinte ou dépassée, déclenche une alerte.

Power BI

Outil d'analyse de données développé par Microsoft, permettant de visualiser des données et de partager des insights au sein d'une organisation.

Graphiques

Représentations visuelles de données qui aident à comprendre les tendances et les relations entre différentes variables.

Dashboards

Tableaux de bord qui regroupent plusieurs visualisations de données pour fournir une vue d'ensemble des performances et des indicateurs clés.

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Imaginons que vous ayez besoin d'être

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alerté d'une grosse modification

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d'une de vos valeurs ou alors de

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l'atteinte de vos objectifs.

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Maintenant que les données vont se

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mettre à jour réellement ? Et

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bien, vous pouvez passer à côté de

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certaines informations et donc là,

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ce qui pourrait être intéressant,

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c'est de mettre en place ce qu'on

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appelle des alertes.

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Donc on va les sélectionner

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un de nos graphiques. Donc

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par exemple le nombre total

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de la participation.

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Je vais aller cliquer ici sur

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les 3 petits points et je vais

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aller suggérer les alertes.

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À partir de là, il va me demander

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si je souhaite ajouter une alerte

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donc je souhaite effectivement

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le faire par défaut.

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Elle va s'activer.

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Elle va également me placer un

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titre donc alerte pour atteindre

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les objectifs de participation,

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donc là ça correspond tout à fait à

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ce qui nous intéressé et

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on va définir un seuil.

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Donc ici on est 1000001 peu

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presque 1500000 donc justement

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on va dire que notre seuil c'est

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1000500 lignes et si à la mise

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à jour suivante du fichier,

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et bien le seuil est dépassé et

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bien je vais recevoir un email

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m'indiquant que je vais recevoir

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déjà une notification dans Power BI

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et en plus de ça,

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comme vous voyez si je peux aller rajouter

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un mail et une fois que c'est fait,

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je vais pouvoir aller enregistrer

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et donc je recevrai un mail si le

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seuil est dépassé et ça je peux le

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mettre sur plein de valeurs

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différentes de la même manière,

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si je suis sur des stades de vente et

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que je souhaite mettre un seuil minimal

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dans le cas où il faut m'alerter et

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bien il faut pas hésiter à le faire

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et donc de vous mettre aussi des

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alertes sur des éléments qui sont un

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peu moins valorisants.

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Et donc pouvez faire ça à partir

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des rapports des Dashboards,

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donc tout le temps en allant sur

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les 3 petits points et allant

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sur la gestion des alertes.

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