ChatGPT - Formuler une demande de conditions tarifaires par mail avec ChatGPT Tutoriels

Découvrez comment formuler une demande de conditions tarifaires par email efficacement ! Dans cette vidéo, j'utilise ChatGPT pour créer un mail professionnel à un fournisseur, tout en personnalisant le ton pour une communication engageante. Ne manquez pas ces astuces précieuses pour optimiser vos échanges ! #chatgpt-4 #ia_générative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser ChatGPT pour générer des emails professionnels et structurés, tout en soulignant l'importance de la personnalisation et de la relecture du contenu généré par l'IA.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment utiliser ChatGPT pour rédiger des emails professionnels. L'accent sera mis sur la sélection d'articles informatiques, la communication avec un fournisseur potentiel et l'importance de personnaliser le message pour qu'il soit engageant.
Sélection des Articles
Avant de rédiger l'email, j'ai analysé un catalogue de fournitures PDF et sélectionné des articles informatiques pour mes collaborateurs, notamment des casques, des souris et des tapis. Cette étape est cruciale pour s'assurer que les besoins de l'équipe sont bien compris.
Engagement avec le Fournisseur
Je souhaite contacter mon fournisseur potentiel pour discuter des conditions tarifaires, surtout en raison d'un dépassement de budget. Au lieu de rédiger directement dans Outlook, j'utilise ChatGPT pour générer un email structuré et professionnel.
Rédaction du Prompt
Pour rédiger mon prompt, je commence par récupérer une partie de notre discussion dans l'historique de ChatGPT. Je sélectionne et copie les éléments clés de notre échange, puis je rédige un prompt détaillé en précisant mon métier, ma mission, le contexte de la demande, les articles sélectionnés, mon budget et mes attentes tarifaires.
Génération de l'Email
Après quelques secondes, ChatGPT génère un email clair et bien structuré. Cependant, en relisant le mail, je réalise qu'il manque un point essentiel : les conditions de paiement. De plus, le ton employé est trop impersonnel. Je demande donc à ChatGPT d'ajouter un paragraphe sur le règlement par virement à trente jours fin de mois et de reformuler le message de manière plus engageante.
Personnalisation et Relecture
ChatGPT ajuste immédiatement le mail, rendant la demande plus personnelle et engageante. Je décide d'ajouter une introduction pour contextualiser mon rôle, en précisant que je suis l'assistant de Julie Meudon, ma responsable. Avant d'envoyer le mail, je relis attentivement le contenu pour m'assurer qu'il correspond parfaitement à ma demande.
Envoi de l'Email
Je copie-colle le mail généré dans Outlook, ajoute les destinataires et l'objet, puis procède à l'envoi du message. Je souligne l'importance de toujours relire ce que l'IA génère, car en tant qu'utilisateur de ChatGPT, j'engage ma responsabilité sur le contenu produit.
Conclusion
En conclusion, je considère que ChatGPT et moi avons rempli notre objectif sur la forme et sur le fond, et ce, en un temps record. L'utilisation de l'IA pour générer des emails professionnels peut grandement faciliter la communication, à condition de personnaliser et de relire le contenu.

FAQ :

Qu'est-ce que GPT et comment peut-il m'aider dans la rédaction d'e-mails?

GPT est un modèle d'intelligence artificielle qui peut générer du texte. Il peut vous aider à rédiger des e-mails professionnels en structurant vos idées et en proposant un langage approprié.

Pourquoi est-il important de relire un e-mail généré par une IA?

Il est crucial de relire un e-mail généré par une IA pour s'assurer que le contenu est correct, pertinent et adapté à votre ton de communication. Cela garantit également que toutes les informations nécessaires sont incluses.

Comment puis-je améliorer le ton de mes e-mails générés par l'IA?

Pour améliorer le ton, vous pouvez demander à l'IA d'adopter un style plus engageant ou personnel, en précisant vos préférences de communication. Par exemple, vous pouvez demander un ton plus direct ou amical.

Quels éléments devrais-je inclure dans un e-mail professionnel?

Un e-mail professionnel devrait inclure une salutation, une introduction, le corps du message avec les informations pertinentes, une conclusion et une signature. Assurez-vous également d'inclure des détails comme les conditions de paiement si nécessaire.

Comment gérer un dépassement de budget lors de l'achat de fournitures?

Pour gérer un dépassement de budget, il est conseillé de discuter avec le fournisseur des conditions tarifaires et de rechercher des alternatives moins coûteuses. Utiliser des outils comme GPT peut également aider à formuler des demandes claires et professionnelles.

Quelques cas d'usages :

Rédaction d'e-mails professionnels

Utiliser GPT pour générer des e-mails structurés et professionnels lors de la communication avec des fournisseurs ou des clients, en s'assurant que toutes les informations nécessaires sont incluses.

Gestion de budget pour les fournitures

Appliquer les connaissances sur la gestion de budget pour négocier des tarifs avec les fournisseurs, en utilisant des e-mails générés par l'IA pour formaliser les demandes.

Amélioration de la communication interne

Utiliser des e-mails générés par GPT pour améliorer la communication entre les équipes, en s'assurant que les messages sont clairs et engageants, ce qui peut renforcer la collaboration.

Suivi des demandes de matériel

Utiliser l'historique des discussions pour alimenter des demandes de matériel, en s'assurant que toutes les informations pertinentes sont prises en compte dans les communications avec les fournisseurs.

Formation à l'utilisation d'outils d'IA

Former les employés à utiliser des outils comme GPT pour améliorer leur efficacité dans la rédaction d'e-mails et la gestion de projets, en soulignant l'importance de la relecture et de la personnalisation des messages.

Glossaire :

GPT

Generative Pre-trained Transformer, un modèle de traitement du langage naturel développé par OpenAI, capable de générer du texte de manière autonome.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour envoyer et recevoir des e-mails, gérer des contacts et organiser des réunions.

virement

Un transfert d'argent d'un compte bancaire à un autre, souvent utilisé pour le paiement de factures ou de services.

budget

Un plan financier qui détaille les revenus et les dépenses prévues sur une période donnée.

mail structuré

Un e-mail rédigé de manière organisée, avec une introduction, un corps de texte et une conclusion, facilitant la compréhension du message.

historique

Un enregistrement des interactions passées, souvent utilisé pour référencer des discussions antérieures.

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analysé un catalogue de fournitures PDF et sélectionné

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des articles informatiques destinés à mes collaborateurs.

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Casque, souris et tapis.

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Je souhaite contacter mon potentiel fournisseur afin

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d'engager une discussion sur les conditions tarifaires

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étant donné le dépassement de budget auquel je suis confronté.

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Plutôt que de rédiger directement dans Outlook,

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je vais utiliser tchat gpt pour générer un mail structuré et professionnel

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que je copierai ensuite dans Outlook avant l'envoi.

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Avant de rédiger mon prompt.

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Je commence par récupérer une partie de notre discussion dans l'historique ch gpt

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qui me servira à alimenter ma demande.

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Je sélectionne et copie les éléments clés de notre échange.

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Je commence ensuite à rédiger un prompt détaillé

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en précisant mon métier et ma mission,

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le contexte de la demande, les articles sélectionnés,

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mon budget et mes attentes tarifaires

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ainsi que mon souhait d'obtenir une réponse rapide.

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Après quelques secondes,

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chaque gpt me génère un mail clair et bien structuré.

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Parfait.

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Toutefois, en relisant le mail généré,

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je me rends compte qu'un point essentiel manque

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les conditions de paiement.

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Je réalise aussi que le ton employé est

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trop impersonnel avec l'utilisation du pronom nous,

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alors que je préfère une approche plus directe et engageante.

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Je demande à tchat Gpt

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d'ajouter un paragraphe précisant que je

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souhaite un règlement par virement à trente

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jours fin de mois Et de reformuler le message de manière plus engageante.

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Tchat. Gpt ajuste immédiatement le mail.

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L'utilisation du jeu crée une relation plus directe avec mon interlocuteur,

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ce qui rend ma demande plus personnelle et engageante.

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Cependant,

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je souhaite maintenant ajouter une introduction pour contextualiser mon rôle.

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Je précise alors à chaque gpt que je suis elois

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assistant de Julie Meudon, ma responsable,

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qui m'a chargée de commander le matériel

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avant d'envoyer le mail.

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Je relis attentivement le contenu pour m'assurer

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qu'il correspond parfaitement à ma demande.

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Je copie colle le mail généré dans Outlook.

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J'ajoute les destinataires et l'objet, puis je procède à l'envoi du message.

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Je souligne l'importance de toujours relire ce que l'IA génère

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en tant qu'utilisateur de chaque gpt.

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J'engage ma responsabilité

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sur le contenu que je produis.

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Pour ma part,

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je considère que chaque gpt et moi avons rempli

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notre objectif sur la forme et sur le fond,

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et ce en un temps record

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