ChatGPT-4 - Formuler une demande de conditions tarifaires par mail avec ChatGPT Tutoriels

Découvrez comment formuler une demande de conditions tarifaires par email efficacement ! Dans cette vidéo, j'utilise ChatGPT pour créer un mail professionnel à un fournisseur, tout en personnalisant le ton pour une communication engageante. Ne manquez pas ces astuces précieuses pour optimiser vos échanges ! #chatgpt-4 #ia_générative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser ChatGPT pour générer des emails professionnels et structurés, tout en soulignant l'importance de la personnalisation et de la relecture du contenu généré par l'IA.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment utiliser ChatGPT pour rédiger des emails professionnels. L'accent sera mis sur la manière de structurer une demande tout en intégrant des éléments clés pour une communication efficace.
Sélection des articles
Avant de rédiger un email, il est essentiel de préparer les informations nécessaires. Dans ce cas, l'utilisateur a analysé un catalogue de fournitures PDF et sélectionné des articles informatiques, notamment : - Casque - Souris - Tapis Cette étape permet de s'assurer que les demandes sont précises et pertinentes.
Engagement avec le fournisseur
L'utilisateur souhaite contacter un fournisseur potentiel pour discuter des conditions tarifaires, en raison d'un dépassement de budget. Plutôt que de rédiger directement dans Outlook, il choisit d'utiliser ChatGPT pour générer un email structuré et professionnel.
Rédaction du prompt
Pour rédiger un prompt efficace, l'utilisateur commence par récupérer des éléments clés de discussions précédentes. Il inclut des informations telles que : - Son métier et sa mission - Le contexte de la demande - Les articles sélectionnés - Son budget et ses attentes tarifaires - Le souhait d'obtenir une réponse rapide Cette préparation permet de fournir à ChatGPT toutes les informations nécessaires pour générer un email pertinent.
Révision et ajustements
Après la génération de l'email, l'utilisateur relit le contenu et remarque qu'il manque des informations essentielles, comme les conditions de paiement. Il souhaite également un ton plus engageant. En demandant à ChatGPT d'ajouter un paragraphe sur le règlement par virement à 30 jours fin de mois, il parvient à rendre le message plus personnel.
Ajout d'une introduction
Pour contextualiser son rôle, l'utilisateur précise à ChatGPT qu'il est l'assistant de Julie Meudon, sa responsable, qui lui a chargé de commander le matériel. Cela permet d'établir une connexion plus directe avec le fournisseur.
Finalisation de l'email
Avant d'envoyer l'email, l'utilisateur relit attentivement le contenu pour s'assurer qu'il correspond parfaitement à sa demande. Il copie-colle ensuite le mail généré dans Outlook, ajoute les destinataires et l'objet, puis procède à l'envoi.
Responsabilité de l'utilisateur
L'utilisateur souligne l'importance de toujours relire le contenu généré par l'IA. En tant qu'utilisateur de ChatGPT, il engage sa responsabilité sur le contenu produit, affirmant que l'outil et lui ont atteint leur objectif en un temps record.
Conclusion
Cette vidéo met en lumière l'efficacité de ChatGPT pour la rédaction d'emails professionnels. En intégrant des éléments clés et en personnalisant le contenu, l'utilisateur peut communiquer de manière plus engageante et efficace.

FAQ :

Qu'est-ce que GPT et comment peut-il m'aider dans mes tâches professionnelles ?

GPT est un modèle de traitement du langage naturel qui peut générer du texte de manière autonome. Il peut vous aider à rédiger des courriels, des rapports ou d'autres documents en fournissant des suggestions et en structurant vos idées.

Comment utiliser GPT pour rédiger un courriel professionnel ?

Pour utiliser GPT, commencez par fournir un prompt détaillé qui inclut votre rôle, le contexte de votre demande, et les points clés que vous souhaitez aborder. GPT générera ensuite un courriel structuré que vous pourrez ajuster avant l'envoi.

Pourquoi est-il important de relire le contenu généré par l'IA ?

Il est crucial de relire le contenu généré par l'IA pour s'assurer qu'il correspond à vos attentes et qu'il est approprié pour votre contexte professionnel. Cela garantit également que le ton et le style sont adaptés à votre communication.

Quels sont les avantages d'utiliser un modèle comme GPT pour la rédaction de courriels ?

L'utilisation de GPT pour la rédaction de courriels peut améliorer l'efficacité en réduisant le temps nécessaire pour créer des messages bien structurés. Cela peut également aider à formuler des demandes de manière plus engageante et professionnelle.

Quelques cas d'usages :

Rédaction de courriels de demande de devis

Un assistant administratif peut utiliser GPT pour rédiger des courriels de demande de devis à des fournisseurs. En fournissant des détails sur les articles nécessaires et le budget, l'assistant peut générer un message clair et professionnel, facilitant ainsi la communication avec les fournisseurs.

Communication avec les fournisseurs

Un responsable des achats peut utiliser GPT pour formuler des courriels de suivi auprès des fournisseurs. En précisant les attentes tarifaires et les conditions de paiement, le responsable peut s'assurer que les communications sont directes et engageantes, ce qui peut améliorer les relations commerciales.

Gestion des demandes internes

Un employé peut utiliser GPT pour rédiger des courriels à ses collègues concernant des demandes de matériel ou des mises à jour de projet. En utilisant un ton engageant et en fournissant des informations claires, l'employé peut améliorer la collaboration au sein de l'équipe.

Glossaire :

GPT

Generative Pre-trained Transformer, un modèle de traitement du langage naturel développé par OpenAI, utilisé pour générer du texte de manière autonome.

PDF

Portable Document Format, un format de fichier utilisé pour présenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des courriels.

virement

Un transfert d'argent d'un compte bancaire à un autre, souvent utilisé pour le paiement de factures ou de services.

engagement

Dans le contexte de la communication, cela fait référence à l'établissement d'une connexion personnelle et active avec l'interlocuteur.

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analysé un catalogue de fournitures PDF et sélectionné

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des articles informatiques destinés à mes collaborateurs.

00:00:14

Casque, souris et tapis.

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Je souhaite contacter mon potentiel fournisseur afin

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d'engager une discussion sur les conditions tarifaires

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étant donné le dépassement de budget auquel je suis confronté.

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Plutôt que de rédiger directement dans Outlook,

00:00:30

je vais utiliser tchat gpt pour générer un mail structuré et professionnel

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que je copierai ensuite dans Outlook avant l'envoi.

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Avant de rédiger mon prompt.

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Je commence par récupérer une partie de notre discussion dans l'historique ch gpt

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qui me servira à alimenter ma demande.

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Je sélectionne et copie les éléments clés de notre échange.

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Je commence ensuite à rédiger un prompt détaillé

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en précisant mon métier et ma mission,

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le contexte de la demande, les articles sélectionnés,

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mon budget et mes attentes tarifaires

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ainsi que mon souhait d'obtenir une réponse rapide.

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Après quelques secondes,

00:01:11

chaque gpt me génère un mail clair et bien structuré.

00:01:14

Parfait.

00:01:16

Toutefois, en relisant le mail généré,

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je me rends compte qu'un point essentiel manque

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les conditions de paiement.

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Je réalise aussi que le ton employé est

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trop impersonnel avec l'utilisation du pronom nous,

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alors que je préfère une approche plus directe et engageante.

00:01:35

Je demande à tchat Gpt

00:01:37

d'ajouter un paragraphe précisant que je

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souhaite un règlement par virement à trente

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jours fin de mois Et de reformuler le message de manière plus engageante.

00:01:45

Tchat. Gpt ajuste immédiatement le mail.

00:01:48

L'utilisation du jeu crée une relation plus directe avec mon interlocuteur,

00:01:52

ce qui rend ma demande plus personnelle et engageante.

00:01:56

Cependant,

00:01:57

je souhaite maintenant ajouter une introduction pour contextualiser mon rôle.

00:02:02

Je précise alors à chaque gpt que je suis elois

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assistant de Julie Meudon, ma responsable,

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qui m'a chargée de commander le matériel

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avant d'envoyer le mail.

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Je relis attentivement le contenu pour m'assurer

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qu'il correspond parfaitement à ma demande.

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Je copie colle le mail généré dans Outlook.

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J'ajoute les destinataires et l'objet, puis je procède à l'envoi du message.

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Je souligne l'importance de toujours relire ce que l'IA génère

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en tant qu'utilisateur de chaque gpt.

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J'engage ma responsabilité

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sur le contenu que je produis.

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Pour ma part,

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je considère que chaque gpt et moi avons rempli

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notre objectif sur la forme et sur le fond,

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et ce en un temps record

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