Outlook - Traiter un message reçu Tutoriels

Découvrez comment traiter efficacement vos messages reçus dans Outlook ! De la réponse simple aux transferts de messages en pièces jointes, cette vidéo vous guide à travers diverses méthodes pour optimiser votre gestion des emails. Ne manquez pas ces astuces essentielles pour votre productivité ! #outlook #analyser #découverte

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre les différentes méthodes pour traiter les messages reçus dans Outlook, y compris les options de réponse, de transfert et d'organisation de réunions.

Chapitres :

Introduction
Dans cette section, nous allons explorer les différentes possibilités offertes par Outlook pour gérer vos messages reçus. Que ce soit pour répondre, transférer ou organiser des réunions, Outlook propose plusieurs fonctionnalités qui facilitent la communication.
Répondre à un message
Lorsque vous cliquez sur 'Répondre', une nouvelle fenêtre de rédaction s'ouvre automatiquement. Cette fenêtre inclut l'adresse e-mail de l'expéditeur dans le champ 'À'. Cela vous permet de répondre directement à la personne qui vous a écrit.
Répondre à tous
Si vous choisissez 'Répondre à tous', la fenêtre de rédaction inclura tous les destinataires du mail d'origine, en plus de l'adresse de l'expéditeur. Cela est utile lorsque vous souhaitez que tous les participants à la conversation soient informés de votre réponse.
Transférer un message
En cliquant sur 'Transférer', aucune adresse e-mail ne sera automatiquement ajoutée dans les champs 'À', 'CC' ou 'CCI'. Vous devrez donc les ajouter manuellement. Pour transférer un message en tant que pièce jointe, cliquez sur les trois petits points en haut à droite du mail, puis sélectionnez 'Transférer en tant que pièce jointe'.
Transférer plusieurs messages
Si vous souhaitez transférer plusieurs messages en même temps, cliquez sur 'Nouveau message' puis faites glisser et déposer les e-mails que vous souhaitez transférer directement dans votre message. Ces e-mails seront ajoutés en tant que pièces jointes au format .eml, qui est le format de message d'Outlook. Les pièces jointes des messages d'origine seront également ajoutées automatiquement lors du transfert.
Répondre avec un émoji
Outlook permet également de répondre à l'expéditeur avec un émoji. Cela peut être une manière efficace de manifester une réaction sans avoir à rédiger une réponse écrite, ce qui peut aider à réduire le nombre de mails échangés dans l'entreprise.
Organiser une réunion
Si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion, vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'Répondre avec une réunion'. Cliquez sur les trois petits points et sélectionnez 'Répondre à tous avec une réunion'. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous permettant de paramétrer les détails de la réunion et d'ajouter des participants supplémentaires.
Conclusion
Vous connaissez désormais les différentes façons de traiter vos messages reçus dans Outlook. Que ce soit pour répondre, transférer ou organiser des réunions, ces fonctionnalités vous aideront à gérer efficacement votre communication.

FAQ :

Comment répondre à un e-mail dans Outlook?

Pour répondre à un e-mail dans Outlook, cliquez sur le bouton 'Répondre'. Une nouvelle fenêtre de rédaction s'ouvrira avec l'adresse e-mail de l'expéditeur déjà remplie dans le champ 'À'.

Quelle est la différence entre 'Répondre' et 'Répondre à tous'?

'Répondre' envoie votre réponse uniquement à l'expéditeur, tandis que 'Répondre à tous' envoie votre réponse à tous les destinataires de l'e-mail, y compris l'expéditeur.

Comment transférer un e-mail avec ses pièces jointes?

Pour transférer un e-mail avec ses pièces jointes, cliquez sur 'Transférer'. Les pièces jointes de l'e-mail d'origine seront automatiquement ajoutées à votre message.

Puis-je répondre à un e-mail avec un émoji?

Oui, vous pouvez répondre à un e-mail avec un émoji dans Outlook. Cela peut aider à exprimer une réaction sans avoir à rédiger une réponse écrite.

Comment organiser une réunion à partir d'un e-mail?

Pour organiser une réunion à partir d'un e-mail, cliquez sur les trois petits points et sélectionnez 'Répondre avec une réunion'. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour paramétrer les détails de la réunion.

Quelques cas d'usages :

Gestion des e-mails professionnels

Utiliser les fonctionnalités de réponse et de transfert d'Outlook pour gérer efficacement les communications par e-mail au sein d'une équipe. Par exemple, répondre rapidement aux demandes des collègues ou transférer des informations importantes à d'autres membres de l'équipe.

Organisation de réunions

Utiliser la fonction 'Répondre avec une réunion' pour planifier des réunions directement à partir d'e-mails. Cela permet de gagner du temps et d'assurer que tous les participants sont informés des détails de la réunion.

Réduction du volume d'e-mails

Répondre avec des émojis pour réduire le nombre d'e-mails échangés lorsque des réponses écrites ne sont pas nécessaires. Cela peut améliorer la communication et réduire la surcharge d'e-mails dans un environnement de travail.

Transfert d'informations

Transférer des e-mails importants à des collègues en utilisant la fonction de transfert, en incluant les pièces jointes nécessaires. Cela est particulièrement utile lors de la collaboration sur des projets ou le partage d'informations critiques.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Répondre

Une action dans Outlook qui permet de répondre directement à l'expéditeur d'un e-mail, en ouvrant une nouvelle fenêtre de rédaction avec l'adresse e-mail de l'expéditeur pré-remplie.

Répondre à tous

Une fonction qui permet de répondre à tous les destinataires d'un e-mail, y compris l'expéditeur et tous les autres destinataires, en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ 'À'.

Transférer

Une action qui permet d'envoyer un e-mail reçu à d'autres destinataires. Lors du transfert, aucune adresse n'est pré-remplie dans le champ 'À', 'CC' ou 'CCI'.

Pièce jointe

Un fichier ou un document qui est envoyé avec un e-mail. Dans Outlook, les pièces jointes d'un e-mail d'origine sont automatiquement ajoutées lors du transfert.

Format EML

Un format de fichier utilisé pour les messages électroniques, qui permet de sauvegarder un e-mail avec ses pièces jointes. Les e-mails transférés dans Outlook sont souvent au format EML.

Émoji

Une petite image ou un symbole utilisé dans les communications numériques pour exprimer une émotion ou une réaction. Dans Outlook, il est possible de répondre avec un émoji pour réduire le nombre de courriels.

Répondre avec une réunion

Une fonctionnalité d'Outlook qui permet de répondre à un e-mail en organisant une réunion. Cela ouvre une nouvelle fenêtre pour paramétrer les détails de la réunion.

00:00:07

de traiter vos messages reçus dans Outlook.

00:00:09

Si vous cliquez sur "Répondre", une nouvelle fenêtre de rédaction s'ouvrira,

00:00:13

comprenant automatiquement dans le champ "A"

00:00:16

l'adresse e-mail de l'expéditeur.

00:00:19

Si vous cliquez sur "Répondre à tous",

00:00:21

la fenêtre de rédaction comprendra dans le champ

00:00:24

"A" tous les destinataires du mail d'origine,

00:00:26

en plus de l'adresse e-mail de l'expéditeur.

00:00:29

Enfin, si vous cliquez sur "Transférer",

00:00:32

aucune adresse email ne sera indiquée dans le champ A

00:00:35

CC et CCI

00:00:37

et vous devrez les ajouter manuellement.

00:00:41

Vous pouvez également transférer le message directement en pièce jointe.

00:00:45

Pour cela, cliquez sur les trois petits points en haut à droite du mail,

00:00:49

puis cliquez sur "Transférer en tant que pièce jointe".

00:00:52

Dans le cas où vous souhaitez transférer plusieurs messages en même temps,

00:00:56

cliquez sur nouveau message puis faites glisser déposer des

00:00:59

emails que vous souhaitez transférer directement dans votre message.

00:01:05

Ces derniers seront alors ajoutés en tant que pièces jointes dans le format eml,

00:01:09

qui est le format de message d'Outlook.

00:01:11

Si les messages d'origine contiennent des pièces jointes,

00:01:14

celles ci seront également automatiquement ajoutées

00:01:16

à votre message lors du transfert.

00:01:19

Cependant, si vous cliquez uniquement sur répondre ou répondre à tous.

00:01:25

Les pièces jointes ne seront pas incluses par défaut

00:01:27

dans les actions possibles.

00:01:29

Vous pouvez également répondre à l'expéditeur avec un émoji.

00:01:32

Cela peut manifester une réaction de votre

00:01:34

part au destinataire et permettre de limiter

00:01:37

le nombre de mails en entreprise quand une réponse écrite n'est pas nécessaire.

00:01:40

Enfin, si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion,

00:01:44

vous pouvez utiliser la fonctionnalité, "Répondre avec une réunion".

00:01:48

Pour ce faire,

00:01:48

cliquez à nouveau sur les trois petits points

00:01:51

et sélectionner "Répondre à tous avec une réunion",

00:01:58

une nouvelle fenêtre comprenant le message d'origine

00:02:01

s'ouvrira, vous permettant de paramétrer les détails de la réunion.

00:02:05

Vous pourrez également ajouter des participants

00:02:07

supplémentaires en plus de l'expéditeur d'origine.

00:02:12

Et voilà,

00:02:13

vous connaissez désormais les différentes façons

00:02:15

de traiter vos messages reçus dans Outlook

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