Outlook - Utiliser les catégories Tutoriels

Découvrez comment utiliser les catégories dans Outlook pour organiser vos messages et événements. Créez, affectez, et gérez les catégories pour une organisation optimale. Apprenez également à trier vos mails par catégorie, facilitant la gestion et la recherche. Dans le calendrier, les catégories permettent une identification rapide des événements. Explorez ces astuces pour une meilleure productivité !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les catégories dans Outlook pour organiser efficacement vos messages et événements.

Chapitres :

Introduction aux Catégories dans Outlook
Dans cette section, nous allons explorer comment les catégories dans Outlook peuvent vous aider à organiser vos messages et événements. L'utilisation des catégories permet une gestion plus efficace de votre boîte de réception et de votre calendrier.
Création d'une Catégorie
Pour créer une nouvelle catégorie dans Outlook, suivez ces étapes : 1. Accédez à l'onglet Accueil. 2. Cliquez sur l'icône 'Classer cet élément' dans le ruban. 3. Sélectionnez 'Gérer les catégories' dans le menu déroulant. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez les catégories existantes. 5. Cliquez sur le bouton 'Créer une catégorie'. 6. Nommez la catégorie et choisissez une couleur. 7. Si vous souhaitez que la catégorie apparaisse dans le dossier des favoris, cliquez sur l'étoile. 8. Cliquez sur 'Enregistrer' pour finaliser la création.
Affectation d'une Catégorie
Pour affecter une catégorie à un élément : 1. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez catégoriser. 2. Cliquez sur 'Classer cet élément' dans le ruban et choisissez la catégorie souhaitée. 3. Vous pouvez également faire un clic droit sur l'élément et sélectionner 'Catégoriser' pour choisir la catégorie.
Retrait d'une Catégorie
Pour retirer une catégorie d'un élément : 1. Retournez dans le menu 'Classer cet élément'. 2. Décochez la catégorie que vous souhaitez retirer. 3. Vous pouvez également choisir 'Effacer toutes les catégories' pour retirer toutes les catégories attribuées à un même élément.
Gestion des Catégories pour Plusieurs Emails
Si vous souhaitez effectuer la même action sur plusieurs emails : 1. Cliquez sur le bouton 'Sélectionné'. 2. Sélectionnez les messages, puis dans le bouton 'Classer cet élément', décochez ou cliquez sur 'Effacer toutes les catégories' pour modifier ou supprimer les catégories.
Modification et Suppression d'une Catégorie
Pour modifier une catégorie : 1. Cliquez sur 'Gérer les catégories'. 2. Cliquez sur l'icône 'Crayon' pour renommer la catégorie ou lui attribuer une autre couleur. Pour supprimer une catégorie, cliquez sur l'icône 'Corbeille'.
Utilisation des Catégories dans le Calendrier
Dans le calendrier, les catégories permettent de colorer et d'organiser les événements, facilitant ainsi leur identification rapide. Pour accéder au calendrier : 1. Cliquez sur le bouton 'Calendrier' dans le menu de gauche. 2. Faites un clic droit sur un élément de la partie centrale. 3. Cliquez sur 'Catégorisée', puis choisissez une catégorie ou créez-en une nouvelle.
Conclusion
Vous savez maintenant comment créer, appliquer et gérer des catégories dans Outlook pour une organisation optimale de vos messages et événements. L'utilisation des catégories améliore la gestion de votre temps et facilite la recherche d'informations importantes.

FAQ :

Comment créer une catégorie dans Outlook?

Pour créer une catégorie dans Outlook, allez sous l'onglet Accueil, cliquez sur l'icône 'Classez cet élément' dans le ruban, sélectionnez 'Gérer les catégories', puis cliquez sur 'Créer une catégorie'. Nommez la catégorie, choisissez une couleur, et cliquez sur 'Enregistrer'.

Comment appliquer une catégorie à un message?

Pour appliquer une catégorie à un message, sélectionnez l'élément que vous souhaitez catégoriser, cliquez sur 'Classez cet élément' dans le ruban, puis choisissez la catégorie souhaitée. Vous pouvez également faire un clic droit sur l'élément et sélectionner 'Catégoriser'.

Comment retirer une catégorie d'un élément?

Pour retirer une catégorie, retournez dans le menu 'Classez cet élément', décochez la catégorie que vous souhaitez retirer, ou choisissez 'Effacer toutes les catégories' pour retirer toutes les catégories attribuées à un même élément.

Comment trier mes mails par catégorie?

Pour trier vos mails par catégorie, cliquez sur le bouton 'Trier' dans la partie centrale d'Outlook, puis sélectionnez 'Catégorie'. Cela regroupera vos mails selon les catégories que vous avez définies.

Comment utiliser les catégories dans le calendrier?

Pour utiliser les catégories dans le calendrier, faites un clic droit sur un événement, cliquez sur 'Catégorisé', puis choisissez une catégorie ou créez-en une nouvelle. Cela vous aidera à organiser et identifier rapidement vos événements.

Quelques cas d'usages :

Organisation des emails

Dans un environnement professionnel, les utilisateurs peuvent appliquer des catégories aux emails pour les organiser par projet ou par priorité. Cela facilite la recherche et la gestion des messages importants, améliorant ainsi l'efficacité du travail.

Gestion des événements

Les équipes peuvent utiliser les catégories dans le calendrier pour colorer et organiser les événements selon leur type (réunions, deadlines, événements sociaux). Cela permet une identification rapide et une meilleure planification des activités.

Collaboration d'équipe

Dans un cadre de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent utiliser des catégories pour suivre les tâches assignées et les projets en cours. Cela aide à maintenir une vue d'ensemble sur les responsabilités et les échéances.

Suivi des tâches

Les utilisateurs peuvent créer des catégories pour suivre les tâches en cours, terminées ou à venir. Cela permet de prioriser le travail et d'assurer que rien n'est oublié, augmentant ainsi la productivité.

Amélioration de la productivité

En utilisant les catégories pour organiser les emails et les événements, les utilisateurs peuvent réduire le temps passé à chercher des informations, ce qui améliore la productivité globale au sein de l'organisation.

Glossaire :

Catégories

Les catégories dans Outlook sont des étiquettes que vous pouvez appliquer à vos messages et événements pour les organiser et les identifier facilement. Chaque catégorie peut être associée à une couleur spécifique.

Ruban

Le ruban est l'interface graphique dans Outlook qui contient des onglets et des boutons pour accéder aux différentes fonctionnalités de l'application.

Favoris

Les favoris dans Outlook sont des dossiers ou des éléments que vous avez marqués pour un accès rapide. Les catégories peuvent être ajoutées aux favoris pour une gestion plus facile.

Élément

Dans le contexte d'Outlook, un élément peut faire référence à un message, un événement ou toute autre entrée dans votre calendrier ou votre boîte de réception.

Calendrier

Le calendrier dans Outlook est un outil qui vous permet de planifier et de gérer vos événements, rendez-vous et tâches. Les catégories peuvent être utilisées pour organiser ces événements.

00:00:07

pour organiser vos messages et événements sous l'onglet Accueil,

00:00:11

cliquez sur l'icône.

00:00:12

Classez cet élément dans le ruban.

00:00:15

Sélectionner gérer les catégories Dans le menu déroulant

00:00:19

dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez les catégories existantes.

00:00:24

Cliquez sur le bouton Créer une catégorie Pour ajouter une catégorie

00:00:29

nommez la catégorie.

00:00:30

Choisissez une couleur.

00:00:32

Si vous souhaitez que la catégorie apparaisse dans le dossier des favoris,

00:00:36

cliquez sur l'étoile

00:00:37

puis cliquez sur Enregistrer

00:00:40

Pour affecter une catégorie,

00:00:43

sélectionnez l'élément que vous souhaitez catégoriser.

00:00:46

Cliquez sur Classez cet élément dans le

00:00:48

ruban et choisissez la catégorie souhaitée.

00:00:51

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur l'élément, puis sélectionner.

00:00:54

Catégoriser pour choisir la catégorie.

00:00:57

Pour retirer une catégorie,

00:00:59

retournez dans le menu. Classez cet élément.

00:01:02

Décochez la catégorie que vous souhaitez retirer.

00:01:05

Vous pouvez également choisir effacer toutes les catégories pour

00:01:08

retirer toutes les catégories attribuées sur un même élément.

00:01:12

Si vous souhaitez effectuer la même action sur plusieurs emails,

00:01:15

cliquez sur le bouton sélectionné.

00:01:17

Sélectionnez les messages puis dans le bouton classez cet élément.

00:01:21

Décochez ou cliquez sur Effacer toutes les catégories

00:01:25

pour une modification ou suppression

00:01:28

dans le bouton Classez cet élément Cliquez sur Gérer les catégories,

00:01:33

Cliquez sur l'icône Crayon Pour modifier la catégorie,

00:01:37

vous pouvez la renommer ou lui attribuer une autre couleur.

00:01:40

Pour supprimer une catégorie, cliquez sur l'icône Corbeille.

00:01:45

Cliquez sur l'étoile pour mettre la catégorie dans le dossier favori

00:01:48

Dans le volet de dossier

00:01:50

à gauche,

00:01:51

un dossier portant le nom de votre catégorie s'affichera dans vos favoris.

00:01:55

Dans ce dossier seront regroupés

00:01:58

tous les mails appartenant à cette catégorie.

00:02:01

Dans la partie centrale,

00:02:02

vous pouvez trier vos mails par catégorie.

00:02:05

Cliquez sur le bouton trié,

00:02:07

puis cliquez sur catégorie.

00:02:09

Cela regroupera vos mails selon les catégories que vous avez définies,

00:02:12

facilitant ainsi la gestion et la recherche.

00:02:16

Vous pouvez ensuite cliquer sur date

00:02:18

pour de nouveau afficher vos mails par ordre chronologique.

00:02:21

Dans le calendrier,

00:02:22

les catégories permettent de colorer et d'organiser les événements,

00:02:26

facilitant ainsi leur identification rapide.

00:02:30

Accéder au calendrier

00:02:31

à partir du menu de gauche En cliquant sur le bouton calendrier,

00:02:35

Faites un clic droit sur un élément de la partie centrale.

00:02:39

Cliquez sur catégorisée

00:02:40

puis choisissez une catégorie ou créez en une nouvelle.

00:02:43

Et voilà, vous savez maintenant comment créer,

00:02:46

appliquer et gérer des catégories dans Outlook pour

00:02:49

une organisation optimale de vos messages et événements

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