Planner - Synchroniser Planner avec Outlook Tutoriels
Découvrez comment synchroniser votre Planner avec Outlook pour une vue d'ensemble de votre charge de travail! Dans cette vidéo, apprenez les étapes clés pour afficher vos tâches comme des événements dans votre calendrier, optimiser votre organisation, et partager efficacement. Ne manquez pas ces astuces précieuses pour améliorer votre communication et votre productivité. Tags: planner, communiquer, intermédiaire.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à synchroniser Microsoft Planner avec Outlook pour visualiser vos tâches dans votre calendrier, facilitant ainsi la gestion de votre charge de travail.
Chapitres :
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Introduction à la synchronisation entre Planner et Outlook
La synchronisation entre Microsoft Planner et Outlook vous permet de visualiser vos tâches comme des événements dans votre calendrier. Cela vous offre une vue d'ensemble de votre charge de travail et vous permet d'accéder rapidement aux détails de chaque tâche directement dans Planner. -
Comment synchroniser votre plan avec Outlook
Pour commencer, ouvrez votre plan dans Microsoft Planner. À droite du nom du plan, sélectionnez la petite flèche, puis choisissez 'Ajouter un plan au calendrier Outlook'. Deux options s'affichent : - Ne pas publier (garder privé) - Publier (partager avec tout le monde) Si vous choisissez de publier, un lien iCalendar apparaîtra. Copiez soigneusement ce lien et conservez-le en lieu sûr, car toute personne possédant ce lien pourra afficher votre plan, même sans abonnement Microsoft 365. -
Désactiver la publication
Vous pouvez désactiver la diffusion à tout moment en revenant sur l'option 'Ne pas publier' (garder privé). -
Ajouter le calendrier dans Outlook
Dans Outlook, ouvrez le calendrier, puis sélectionnez 'Ajouter un calendrier' et enfin 'S'abonner à partir du web'. Collez le lien que vous avez copié, donnez un nom clair (idéalement le même que celui du plan), choisissez une couleur et déterminez l'emplacement du calendrier avant de cliquer sur 'Importer'. Chaque tâche du plan apparaîtra alors sous forme d'événements dans votre calendrier. -
Visualisation et gestion des tâches
En ouvrant un événement, vous pouvez voir l'état, la progression et un lien direct vers la tâche dans Planner. Les modifications restent unilatérales, ce qui signifie que vous devez toujours revenir à Planner pour éditer vos tâches. Si vous préférez n'afficher que les tâches qui vous sont attribuées, ouvrez 'Mes tâches' dans Planner, appliquez le filtre 'Qui me sont attribuées', puis cliquez sur les trois points à droite pour sélectionner 'Ajouter les tâches qui m'ont été attribuées au calendrier Outlook'. -
Limites de la synchronisation
La synchronisation reste à sens unique de Planner vers Outlook et peut parfois prendre plus de 24 heures. Pour couper la synchronisation, retournez dans le plan concerné, ouvrez 'Ajouter un plan au calendrier Outlook' et cochez 'Ne pas publier' (garder privé). Outlook cessera immédiatement d'actualiser les données, mais le calendrier restera visible sans mise à jour. -
Gestion des tâches dans Outlook
Les tâches dont l'échéance est fixée à aujourd'hui apparaissent automatiquement dans Outlook To Do. Depuis To Do, vous pouvez consulter les listes de contrôle, ajuster les dates d'échéance et cocher les étapes accomplies. Les modifications effectuées dans To Do se reflètent ensuite dans Planner. Par exemple, marquer une tâche comme terminée dans To Do la déplace dans la rubrique 'Terminées' de Planner. -
Conclusion et prochaines étapes
Vous savez désormais comment publier un plan complet ou uniquement vos tâches personnelles dans Outlook, gérer le lien iCalendar et comprendre les limites de la synchronisation. Dans le prochain module, nous explorerons les fonctionnalités de collaboration offertes par Microsoft Planner pour travailler à plusieurs de manière fluide et organisée.
FAQ :
Comment synchroniser Microsoft Planner avec Outlook?
Pour synchroniser Microsoft Planner avec Outlook, ouvrez votre plan dans Microsoft Planner, sélectionnez l'option pour ajouter un plan au calendrier Outlook, choisissez de publier ou de garder le plan privé, puis copiez le lien iCalendar et collez-le dans Outlook.
Qu'est-ce que le lien iCalendar?
Le lien iCalendar est un lien qui permet à d'autres utilisateurs d'accéder à votre calendrier ou à vos tâches dans Microsoft Planner, même s'ils n'ont pas d'abonnement Microsoft 365.
Puis-je désactiver la synchronisation entre Planner et Outlook?
Oui, vous pouvez désactiver la synchronisation en retournant dans votre plan dans Microsoft Planner, en sélectionnant l'option de ne pas publier et de garder le plan privé.
Les modifications dans Outlook se reflètent-elles dans Planner?
Non, la synchronisation est unidirectionnelle, ce qui signifie que les modifications effectuées dans Outlook ne se reflètent pas dans Microsoft Planner.
Comment puis-je voir uniquement mes tâches dans Outlook?
Pour voir uniquement vos tâches dans Outlook, ouvrez 'Mes tâches' dans Planner, appliquez le filtre pour les tâches qui vous sont attribuées, puis ajoutez-les au calendrier Outlook.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet
Les chefs de projet peuvent utiliser la synchronisation entre Microsoft Planner et Outlook pour visualiser toutes les tâches de leur projet dans un calendrier, facilitant ainsi la planification et le suivi des échéances.
Suivi des tâches personnelles
Les utilisateurs peuvent synchroniser uniquement leurs tâches personnelles dans Outlook pour mieux gérer leur charge de travail quotidienne sans être distraits par les tâches d'équipe.
Collaboration d'équipe
Les équipes peuvent partager un lien iCalendar pour permettre à tous les membres d'accéder aux tâches et aux échéances, améliorant ainsi la transparence et la collaboration.
Planification d'événements
Les utilisateurs peuvent utiliser la synchronisation pour planifier des événements en fonction des tâches et des échéances, garantissant que toutes les parties prenantes sont informées des délais.
Optimisation de la productivité
En intégrant Planner avec Outlook, les utilisateurs peuvent mieux gérer leur temps et leurs priorités, ce qui peut conduire à une augmentation de la productivité et à une réduction du stress lié à la gestion des tâches.
Glossaire :
Microsoft Planner
Un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des plans, d'organiser et d'attribuer des tâches, et de suivre la progression des projets.
Outlook
Un client de messagerie et un calendrier développé par Microsoft, utilisé pour gérer les courriels, les calendriers, les contacts et les tâches.
iCalendar
Un format de fichier standard pour le partage d'informations de calendrier, permettant aux utilisateurs d'importer et d'exporter des événements entre différentes applications de calendrier.
Synchronisation
Le processus de mise à jour des données entre deux systèmes ou applications pour garantir qu'ils affichent les mêmes informations.
Tâches
Des éléments de travail assignés à des utilisateurs dans Microsoft Planner, qui peuvent être suivis et gérés.
Filtre
Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de trier ou de sélectionner des données spécifiques dans une liste, comme les tâches qui leur sont attribuées.
Calendrier
Un outil utilisé pour organiser et planifier des événements, des tâches et des rendez-vous dans le temps.
Publication
Le processus de rendre un plan ou des informations accessibles à d'autres utilisateurs, souvent via un lien partagé.
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