Teams - Planifier et lancer une assemblée Tutoriels

Apprenez comment planifier et organiser une assemblée avec facilité. Découvrez comment accéder au calendrier, remplir les paramètres et fixer la date, l'heure et la durée de votre événement. Parfait pour les organisateurs d'événements de tous niveaux !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers le processus de programmation d'une assemblée en utilisant un calendrier numérique. Elle couvre les étapes nécessaires pour configurer un événement, y compris la définition des paramètres, l'ajout de co-organisateurs et de participants, ainsi que la personnalisation des invitations.

Chapitres :

Introduction à la Programmation d'une Assemblée
Dans cette section, nous allons explorer comment programmer une assemblée en accédant au calendrier. Ce processus est essentiel pour organiser des événements de manière efficace et structurée.
Accéder au Calendrier
Pour commencer, accédez à votre calendrier. Dans le menu déroulant, cliquez sur l'option 'Assembler'. Cela vous amènera à une nouvelle fenêtre où vous pourrez remplir tous les paramètres nécessaires pour l'événement.
Paramètres de l'Événement
Dans cette nouvelle fenêtre, vous devez définir plusieurs paramètres importants : - **Nom de l'événement** : Indiquez le titre de l'assemblée. - **Raison de l'assemblée** : Expliquez brièvement le but de l'événement. - **Date et heure** : Spécifiez la date et l'heure de début et de fin. - **Fuseau horaire** : Sélectionnez le fuseau horaire approprié, surtout si l'événement est diffusé à l'international. - **Description** : Ajoutez une description détaillée de l'événement.
Ajout de Co-Organisateurs
Vous pouvez également ajouter un ou plusieurs co-organisateurs qui auront la capacité de gérer l'événement, mais ne pourront pas modifier ou publier les détails. Cela permet de partager la responsabilité de l'organisation.
Définir les Rôles des Participants
Il est crucial de définir qui aura le rôle de présentateur. Ce dernier pourra parler et présenter durant l'événement. Si le présentateur n'appartient pas à votre organisation, cliquez sur 'Ajouter des présentateurs externes'. Ces présentateurs recevront des liens uniques pour se connecter, qui ne pourront pas être transférés ou partagés.
Gestion de l'Accès à l'Événement
Définissez l'accès à l'événement en choisissant parmi les options suivantes : - **Public** : Ouvert à tout le monde. - **Votre organisation** : Accessible uniquement aux membres de votre organisation. - **Contacts et groupes** : Accès restreint aux seuls invités.
Ajout de Participants
Dans la section suivante, vous pouvez ajouter des participants qui recevront le lien par email. Les options de réunion sont similaires à celles d'une réunion classique, mais certaines options peuvent être verrouillées.
Finalisation de l'Assemblée
Cliquez sur 'Enregistrer' pour valider l'assemblée. Notez que le menu des présentateurs externes n'apparaîtra que si vous en avez ajouté au moins un. Cela vous permettra de copier le lien unique de connexion ou d'en générer un nouveau.
Personnalisation des Invitations
En cliquant sur 'Thème', vous pouvez personnaliser les emails envoyés aux participants avec des couleurs, des logos ou des images. En cliquant sur 'Email', vous pourrez voir les différents emails qui seront envoyés et à quel moment, ainsi qu'un aperçu du mail tel qu'il sera reçu par les participants.
Rapport et Enregistrement
Les options de rapport et d'enregistrement ne seront disponibles qu'après l'événement. Pour finaliser le processus, cliquez sur 'Publier' pour envoyer vos mails d'invitation ou copier le lien pour gérer les invitations séparément.

FAQ :

Comment programmer une assemblée?

Pour programmer une assemblée, accédez au calendrier, sélectionnez l'option 'assembler', puis remplissez les paramètres nécessaires tels que le nom de l'événement, la date, l'heure, le fuseau horaire, et les participants.

Qui peut être co-organisateur d'une assemblée?

Un co-organisateur est une personne qui aide à gérer l'événement, mais qui n'a pas le droit de modifier ou de publier les détails de l'événement.

Comment ajouter des participants à l'assemblée?

Vous pouvez ajouter des participants en les sélectionnant dans la section dédiée et en leur envoyant un lien par email.

Qu'est-ce qu'un lien unique pour les présentateurs externes?

Un lien unique est un lien spécifique attribué aux présentateurs externes pour se connecter à l'événement, qui ne peut pas être transféré ou partagé.

Comment personnaliser les emails envoyés aux participants?

Vous pouvez personnaliser les emails en cliquant sur l'option 'thème' pour ajouter des couleurs, des logos ou des images.

Quand puis-je accéder au rapport et à l'enregistrement de l'événement?

Le rapport et l'enregistrement ne seront disponibles qu'après la fin de l'événement.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez les fonctionnalités d'assemblée pour organiser une réunion d'équipe hebdomadaire, en définissant les participants, le fuseau horaire et en envoyant des invitations par email.

Webinaire avec des intervenants externes

Organisez un webinaire en ajoutant des présentateurs externes, en leur fournissant des liens uniques pour se connecter et en personnalisant les emails d'invitation.

Événement de lancement de produit

Planifiez un événement de lancement de produit en définissant l'accès à l'événement, en ajoutant des co-organisateurs et en envoyant des invitations à des participants spécifiques.

Formation en ligne

Utilisez la fonction d'assemblée pour organiser une session de formation en ligne, en définissant les rôles des présentateurs et en envoyant des rappels par email aux participants.

Réunion de suivi de projet

Programmez une réunion de suivi de projet en utilisant le calendrier pour choisir la date et l'heure, et en ajoutant des participants pour discuter des progrès et des défis.

Glossaire :

assemblée

Une réunion formelle où des participants se rassemblent pour discuter de sujets spécifiques.

calendrier

Un outil utilisé pour planifier et organiser des événements en fonction des dates et heures.

co-organisateur

Une personne qui aide à gérer un événement, mais qui n'a pas le droit de modifier ou de publier les détails de l'événement.

présentateur

La personne qui parle et présente durant l'événement.

participants

Les personnes qui assistent à l'assemblée et reçoivent des invitations par email.

fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard.

accès à l'événement

Les permissions qui déterminent qui peut assister à l'assemblée, pouvant être public, organisation ou restreint.

lien unique

Un lien spécifique attribué à un participant externe pour se connecter à l'événement, qui ne peut pas être partagé.

thème

Les éléments visuels personnalisables, tels que les couleurs et les logos, utilisés dans les emails envoyés aux participants.

rapport

Un document qui résume les résultats et les discussions de l'événement, disponible après l'événement.

enregistrement

La capture audio et vidéo de l'événement, qui peut être consultée après l'événement.

00:00:02

Pour programmer une assemblée,

00:00:04

Accédez au calendrier,

00:00:05

puis dans le menu déroulant,

00:00:08

cliquez sur assembler.

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Une fois arrivé sur la nouvelle fenêtre,

00:00:13

vous pouvez alors remplir tous

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les paramètres nécessaires

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pour l'événement fonction,

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soit le nom de l'événement

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ou la raison de l'Assemblée.

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La date et l'heure de début et de fin.

00:00:31

Le fuseau horaire,

00:00:32

si votre événement est diffusé dans

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le monde entier, une description.

00:00:37

Ajouter un ou plusieurs co-organisateurs

00:00:39

qui pourront gérer l'événement,

00:00:41

mais ne pourront pas publier ou

00:00:43

modifier les détails de l'événement.

00:00:45

Définissez qui aura le rôle de

00:00:48

présentateur et pourra parler

00:00:49

et présenter durant l'événement.

00:00:51

Si le présentateur ne fait

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pas partie de l'organisation,

00:00:55

cliquez sur ajouter des

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présentateurs externes.

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Ces derniers recevront des

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liens uniques pour se connecter,

00:01:01

qui ne pourront pas être transférés

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ou partagés.

00:01:06

Définissez l'accès à

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l'événement entre public,

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c'est à dire ouvert à tout le monde.

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Votre organisation pour une

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assemblée ouverte à toute personne

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faisant partie de l'organisation

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où contacts et groupes pour un

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accès restreint aux seuls invités.

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Pour notre exemple,

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nous choisirons votre organisation

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dans la section juste en dessous,

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ajoutez des participants qui

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recevront le lien par Email.

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Les options de réunion sont identiques

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à celle d'une réunion classique,

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mais certaines options sont verrouillées.

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Cliquez sur enregistrer

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pour valider l'Assemblée.

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Le menu présentateur externe n'apparaîtra

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que si vous en avez ajouté au moins un.

00:01:49

Il permet de copier le lien unique de

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connexion ou d'en générer un nouveau.

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En cliquant sur thème,

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Vous pouvez personnaliser les e-mails

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envoyés aux participants avec des couleurs,

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des logos ou des images.

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En cliquant sur Email,

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vous connaîtrez les différents

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emails qui seront envoyés à quel

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moment et vous aurez également

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un aperçu du mail tel qu'il

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sera reçu par les participants.

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Rapport et enregistrement ne seront

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utilisables qu'après l'événement.

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Cliquez sur publier pour envoyer vos

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e-mails d'invitation ou copier le lien

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pour gérer les invitations séparément.

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