Outlook - Retarder ou planifier l'envoi de courriers électroniques Tutoriels

Découvrez comment retarder ou planifier l'envoi de courriers électroniques dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour retarder la remise d'un message électronique ou utiliser des règles pour retarder la remise de tous les messages en les stockant dans la boîte d'envoi pendant une durée précise après avoir cliqué sur Envoyer.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour planifier l'envoi de vos messages en fonction de vos besoins.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Apprendre à retarder la remise d'un message électronique dans Outlook, que ce soit pour un message unique ou pour tous les messages envoyés, en utilisant les options de différé et les règles.

Chapitres :

Introduction
Dans cet e-learning, nous allons explorer comment utiliser Outlook pour retarder la remise de vos messages électroniques. Que vous souhaitiez retarder un seul message ou appliquer cette fonctionnalité à tous vos envois, Outlook offre des options pratiques pour gérer vos communications.
Retarder la remise d'un seul message
Pour retarder la remise d'un message spécifique, suivez ces étapes : 1. Ouvrez Outlook et rédigez votre message. 2. Allez dans l'onglet **Options**. 3. Cliquez sur **Différer la livraison**. 4. Une fenêtre s'ouvre. Dans la section **Options de remise**, cochez la case **Ne pas envoyer avant**. 5. Choisissez la date et l'heure de remise souhaitées. 6. Cliquez sur **Envoyer**. Le message sera alors conservé dans le dossier **Boîte d'envoi** jusqu'à l'heure de remise programmée. **Important** : Votre Outlook doit rester ouvert pour que le message soit envoyé à l'heure prévue. Si vous fermez l'application, Outlook vous informera que des messages sont en attente dans la boîte d'envoi.
Envoyer immédiatement un message retardé
Si vous changez d'avis et souhaitez envoyer immédiatement un message que vous avez retardé, procédez comme suit : 1. Ouvrez le message dans la boîte d'envoi. 2. Retournez dans l'onglet **Options**. 3. Cliquez sur **Différer la livraison**. 4. Désactivez la case **Ne pas envoyer avant**. 5. Fermez la fenêtre et envoyez le message.
Retarder la remise de tous les messages
Pour appliquer un retard à tous les messages que vous envoyez, vous devez créer une règle. Voici comment faire : 1. Dans l'onglet **Fichier**, cliquez sur **Gérer les règles et alertes**. 2. Sélectionnez **Nouvelle règle**. 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez **Appliquer la règle aux messages que j'envoie** et cliquez sur **Suivant**. 4. Vous pouvez choisir des conditions. Si vous ne sélectionnez aucune condition, une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra. Cliquez sur **Oui** pour appliquer la règle à tous les messages. 5. Dans la liste des actions, choisissez **Différer la remise de**. Cliquez sur la valeur soulignée pour définir le nombre de minutes de retard avant l'envoi. Notez que la remise peut être retardée jusqu'à 2 heures maximum. 6. Cliquez sur **Suivant** pour sélectionner des exceptions si nécessaire, puis cliquez à nouveau sur **Suivant**. 7. Nommez la règle et assurez-vous que la case **Activer cette règle** est cochée. 8. Cliquez sur **Terminer**. À partir de maintenant, chaque message que vous enverrez sera conservé dans la boîte d'envoi pendant la durée spécifiée.
Conclusion
En résumé, Outlook vous permet de gérer efficacement la remise de vos messages électroniques, que ce soit pour un envoi unique ou pour tous vos messages. En utilisant les options de différé et en créant des règles, vous pouvez mieux contrôler le moment où vos communications sont envoyées, ce qui peut être particulièrement utile dans un environnement professionnel.

FAQ :

Comment retarder l'envoi d'un seul message dans Outlook?

Pour retarder l'envoi d'un seul message, ouvrez le message, allez dans l'onglet 'Options', puis cliquez sur 'Différer la livraison'. Cochez la case 'Ne pas envoyer avant' et choisissez la date et l'heure souhaitées.

Que se passe-t-il si je ferme Outlook avant l'envoi d'un message retardé?

Si vous fermez Outlook, le programme vous avertira que des messages sont dans la boîte d'envoi. Cependant, votre Outlook doit rester ouvert pour que le message soit envoyé à l'heure prévue.

Comment créer une règle pour retarder l'envoi de tous mes messages?

Pour créer une règle, allez dans l'onglet 'Fichier', cliquez sur 'Gérer les règles et alertes', puis sur 'Nouvelle règle'. Sélectionnez 'Appliquer la règle aux messages que j'envoie', choisissez les conditions, puis définissez l'action 'Différer la remise de' et spécifiez le délai.

Quelle est la durée maximale pour retarder l'envoi d'un message?

La remise d'un message peut être retardée jusqu'à 2 heures maximum.

Puis-je annuler le retard d'envoi d'un message?

Oui, pour annuler le retard d'envoi, ouvrez le message dans la boîte d'envoi, retournez dans l'onglet 'Options', désactivez la case 'Ne pas envoyer avant', puis envoyez le message.

Quelques cas d'usages :

Gestion des communications professionnelles

Dans un environnement de travail, un employé peut utiliser la fonction de retard d'envoi pour planifier des courriels importants à envoyer à des moments stratégiques, comme avant une réunion ou un événement, afin de s'assurer que les destinataires reçoivent les informations au bon moment.

Automatisation des envois d'emails

Un responsable marketing peut créer une règle dans Outlook pour retarder l'envoi de tous les courriels promotionnels, garantissant ainsi qu'ils sont envoyés à des moments optimaux pour maximiser l'engagement des clients.

Préparation des messages sensibles

Un avocat peut utiliser la fonction de retard d'envoi pour s'assurer que les messages contenant des informations sensibles ne sont pas envoyés immédiatement, permettant ainsi une révision finale avant l'envoi.

Planification des communications

Un chef de projet peut planifier l'envoi de mises à jour de projet à l'équipe en utilisant le retard d'envoi, s'assurant que tous les membres reçoivent les informations en même temps, même s'ils travaillent à des heures différentes.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Retarder la remise

Fonctionnalité permettant de différer l'envoi d'un message électronique à une date et une heure spécifiques.

Boîte d'envoi

Dossier dans Outlook où les messages sont stockés avant d'être envoyés.

Options de remise

Paramètres dans Outlook qui permettent de configurer la manière dont un message est envoyé, y compris la possibilité de retarder l'envoi.

Règles

Fonctionnalité dans Outlook qui permet d'automatiser certaines actions sur les messages, comme le retard d'envoi.

Conditions

Critères que l'utilisateur peut définir pour appliquer une règle à des messages spécifiques dans Outlook.

Exceptions

Situations spécifiques où une règle ne s'applique pas, permettant une personnalisation des actions dans Outlook.

00:00:15

Si vous souhaitez retarder la remise d'un seul message, allez dans l'onglet "Options",

00:00:20

puis cliquez sur "Différer la livraison".

00:00:24

Une fenêtre s'ouvre et dans la partie "Options de remise" cochez la case "Ne pas envoyer avant"

00:00:30

puis choisissez la date et l'heure de remise de votre envoi.

00:00:35

Une fois que vous avez cliqué sur "Envoyer" le message est conservé dans le dossier "Boîte d'envoi" jusqu'à l'heure de la remise.

00:00:42

Votre Outlook doit rester ouvert pour pouvoir envoyer le message au moment souhaité.

00:00:46

De toute façon si vous fermez l'application, Outlook vous avertira que des messages sont dans la boîte d'envoi.

00:00:53

Mais si vous décidez finalement de l'envoyer immédiatement, ouvrez alors le message retardé et retournez dans l'onglet "Options",

00:01:00

"Différer la livraison" puis désactivez la case "Ne pas envoyer avant".

00:01:04

Fermez puis envoyez.

00:01:09

Donc maintenant si vous souhaitez retarder la remise de tous les messages que vous envoyez, le processus est différent car il vous faudra créer une règle.

00:01:16

Pour cela dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Gérer les règles et alertes"

00:01:23

puis "Nouvelle règle".

00:01:25

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que j'envoie"

00:01:29

puis cliquez sur "Suivant".

00:01:32

Vous devez maintenant choisir une ou des conditions, si vous n'en sélectionnez aucune, une boîte de dialogue de confirmation s'affiche, si vous cliquez sur "Oui" la règle créée s'applique à tous les messages que vous envoyez.

00:01:43

Ensuite dans la liste des actions, choisissez "Différer la remise de..."

00:01:47

cliquez sur la valeur soulignée pour définir un nombre de minutes pendant lesquelles les messages seront mis en attente avant leur envoi.

00:01:54

La remise peut être retardée de 2 heures maximum.

00:01:58

Cliquez sur "Suivant" pour sélectionner des exceptions si vous le souhaitez puis de nouveau sur "Suivant".

00:02:05

Nommez la règle,

00:02:08

puis laissez activer la case à cocher "Activer cette règle".

00:02:11

En cliquant sur "Terminer", chaque message que vous enverrai à partir de maintenant sera conservé dans la boîte d'envoi pendant la durée spécifiée.

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