Outlook - Traiter un message reçu Tutoriels

Découvrez comment traiter un message reçu dans Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour répondre, transférer ou organiser une réunion à partir d'un message électronique.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

2:05
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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre les différentes options de réponse et de transfert de messages dans Outlook, ainsi que les fonctionnalités associées à la messagerie instantanée et à l'organisation de réunions.

Chapitres :

Options de Réponse aux Messages
Lorsque vous recevez un message dans Outlook, plusieurs options s'offrent à vous pour y répondre ou le transférer. Dans le volet de lecture, vous pouvez choisir de répondre à l'expéditeur. Dans ce cas, l'adresse de l'expéditeur est automatiquement ajoutée à la zone 'À'. De même, si vous utilisez la commande 'Répondre à tous', la zone 'À' inclut automatiquement l'expéditeur ainsi que toutes les autres personnes ayant reçu le message d'origine.
Transfert de Messages
En revanche, lorsque vous transférez un message, les zones 'À', 'CC' et 'CCI' sont vides. Vous devez entrer au moins un destinataire dans la zone 'À'. Si vous souhaitez transférer plusieurs messages en même temps à des destinataires identiques, il vous suffit de sélectionner chaque message en maintenant la touche CTRL enfoncée, puis de cliquer sur 'Transférer' dans le ruban. Chaque message sera alors transféré sous forme de pièce jointe dans un nouveau message.
Gestion des Pièces Jointes
Il est important de noter que si le message d'origine contient des pièces jointes, celles-ci seront également incluses dans le message transféré. Cependant, lorsque vous répondez simplement à un message, les pièces jointes ne sont pas incluses, car cela reviendrait à renvoyer les mêmes pièces jointes que celles que l'expéditeur vous a envoyées.
Utilisation de la Messagerie Instantanée
Une autre possibilité est de répondre à un message via la messagerie instantanée. En cliquant sur le bouton IM, Skype Entreprise s'ouvre, vous permettant d'ouvrir la conversation liée. Cela peut aider à réduire le nombre de mails dans votre boîte de réception ou être utile lorsque vous souhaitez être très réactif sur un sujet particulier.
Organisation de Réunions
Enfin, si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion, vous pouvez répondre avec une réunion. Après avoir cliqué sur le bouton approprié, Outlook ouvre une fenêtre d'organisation de réunion en reprenant le contenu du mail et en ajoutant tous les destinataires du mail en tant que participants. Il ne vous reste plus qu'à compléter les détails de la réunion, tels que l'emplacement, la date et l'horaire, avant d'envoyer votre invitation.

FAQ :

Comment répondre à un message dans Outlook?

Pour répondre à un message dans Outlook, cliquez sur le bouton 'Répondre' dans le Volet de lecture. L'expéditeur sera automatiquement ajouté à la zone 'À'.

Qu'est-ce que la fonction 'Répondre à tous'?

La fonction 'Répondre à tous' permet de répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires du message d'origine, en ajoutant tous ces contacts dans la zone 'À'.

Comment transférer un message à d'autres personnes?

Pour transférer un message, cliquez sur le bouton 'Transférer'. Vous devrez entrer au moins un destinataire dans la zone 'À', car les zones 'CC' et 'CCI' sont vides par défaut.

Les pièces jointes sont-elles incluses lors d'une réponse?

Non, lors d'une réponse à un message, les pièces jointes ne sont pas incluses. Cela éviterait d'envoyer les mêmes pièces jointes que celles reçues.

Comment utiliser la messagerie instantanée pour répondre à un message?

Vous pouvez répondre à un message via la messagerie instantanée en cliquant sur le bouton IM. Cela ouvrira Skype Entreprise pour une conversation rapide.

Comment organiser une réunion à partir d'un email?

Pour organiser une réunion à partir d'un email, cliquez sur le bouton 'Répondre avec réunion'. Outlook ouvrira une fenêtre d'organisation de réunion avec le contenu de l'email et tous les destinataires ajoutés comme participants.

Quelques cas d'usages :

Gestion des réponses aux emails

Dans un environnement professionnel, les employés peuvent utiliser les fonctions 'Répondre' et 'Répondre à tous' pour gérer efficacement les communications par email, en s'assurant que toutes les parties concernées sont informées.

Transfert de messages importants

Les utilisateurs peuvent transférer des messages contenant des informations critiques à leurs collègues en utilisant la fonction de transfert, ce qui permet de partager rapidement des informations sans avoir à rédiger un nouvel email.

Utilisation de la messagerie instantanée pour des réponses rapides

Les équipes peuvent réduire le nombre d'emails en utilisant la messagerie instantanée pour des discussions rapides, ce qui améliore la réactivité et la collaboration sur des sujets urgents.

Organisation de réunions à partir d'emails

Les professionnels peuvent organiser des réunions directement à partir d'emails pertinents, ce qui simplifie le processus de planification et garantit que tous les participants sont inclus.

Glossaire :

Volet de lecture

Zone de l'interface utilisateur où les messages électroniques sont affichés et où les options de réponse sont disponibles.

Répondre

Action d'envoyer une réponse à l'expéditeur d'un message, qui inclut automatiquement l'expéditeur dans la zone 'À'.

Répondre à tous

Fonction qui permet de répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires d'un message d'origine, en ajoutant tous ces contacts dans la zone 'À'.

Transférer

Action d'envoyer un message reçu à d'autres destinataires. Les zones 'À', 'CC' et 'CCI' sont vides par défaut, et l'utilisateur doit entrer au moins un destinataire.

Pièce jointe

Fichier ou document qui est envoyé avec un message électronique. Lors d'un transfert, les pièces jointes du message d'origine sont incluses, mais pas lors d'une simple réponse.

Messagerie instantanée

Service de communication en temps réel qui permet d'échanger des messages rapidement, souvent utilisé pour des discussions informelles ou urgentes.

Outlook

Application de gestion des courriels et des calendriers développée par Microsoft, utilisée pour envoyer des messages, organiser des réunions, et gérer des tâches.

00:00:09

Dans le Volet de lecture, les choix disponibles sont :

00:00:12

Répondre : l'expéditeur qui vous a envoyé le message est alors automatiquement ajouté à la zone À.

00:00:19

De même lorsque vous utilisez la commande Répondre à tous, la zone À inclus automatiquement l'expéditeur mais également toutes les autres personnes qui ont reçu le message d'origine.

00:00:29

Lorsque vous transférez un message par contre, les zones À, CC et CCI sont vides, vous devez entrer au moins un destinataire dans la zone À.

00:00:37

D'ailleurs si vous souhaitez transférer plusieurs messages en même temps et aux mêmes destinataires dans un seul message, il vous suffit de sélectionner chaque message en maintenant la touche CTRL enfoncée

00:00:47

puis de cliquer sur Transférer dans le ruban.

00:00:52

Chaque message est alors transféré sous la forme d'une pièce jointe dans un seul nouveau message.

00:00:58

Sachez aussi que si le message d'origine contient des pièces jointes, celles-ci seront également comprises dans le message transféré.

00:01:05

Cependant lorsque vous répondez simplement à un message, les pièces jointes ne sont pas incluses, en effet cela reviendrait à envoyer les même pièces jointes que celles que l'expéditeur vous a envoyé.

00:01:15

Autre possibilité, vous pouvez répondre à un message avec la messagerie instantanée. En cliquant sur le bouton IM, Skype entreprise s' ouvre

00:01:24

avec la possibilité d'ouvrir la conversation liée.

00:01:26

Cela peut éviter ou limiter le nombre de mail dans votre boîte.

00:01:30

Ou cela peut être utile lorsque vous souhaitez être très réactif sur un sujet en particulier.

00:01:36

Enfin, si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion, vous pouvez partir d'un mail pour répondre avec réunion,

00:01:43

dans ce cas,

00:01:44

après avoir cliquer sur ce bouton, Outlook vous ouvre une fenêtre d'organisation de réunion,

00:01:50

en reprenant le contenu du mail et en plaçant tous les destinataires du mail en tant que participants.

00:01:56

Il ne vous reste plus qu'à compléter les détails de la réunion avec un emplacement, une date, un horaire et vous pouvez envoyer votre invitation.

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