Outlook - Créer une tâche à partir d'un message Tutoriels

Découvrez comment créer une tâche à partir d'un message électronique dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes possibilités pour créer une tâche à partir d'un message électronique, ajouter un indicateur à un message pour définir une échéance, et gérer les tâches dépendantes des mails.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour rester organisé dans la gestion de vos tâches professionnelles.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de tâches, présentation professionnelle.

2:22
2514 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser le module de tâches d'Outlook pour organiser et gérer les actions à réaliser à partir des emails reçus.

Chapitres :

Introduction au module de tâches d'Outlook
Le module de tâches d'Outlook est un outil précieux pour organiser les actions à réaliser à partir des emails. Il permet de créer des tâches directement à partir d'un message reçu, facilitant ainsi la gestion de votre charge de travail.
Création d'une tâche à partir d'un email
Pour créer une tâche basée sur le contenu d'un email, il n'est pas nécessaire de retaper toutes les informations. Il suffit de cliquer sur le message et de le glisser vers l'icône du module de tâches dans la barre de navigation. Cela copie le contenu du message (à l'exception des pièces jointes) dans le corps de la nouvelle tâche, vous faisant ainsi gagner du temps.
Fonctionnalités des tâches
Une fois la tâche créée, vous pouvez : - Définir une échéance - Ajouter un rappel - Affecter la tâche à quelqu'un d'autre Ces fonctionnalités vous permettent de gérer efficacement vos priorités.
Utilisation des indicateurs
Une autre fonctionnalité intéressante est l'ajout d'indicateurs à un message. Les indicateurs permettent de définir une échéance pour un email. Vous pouvez les trouver dans le menu du clic droit ou en survolant un email. En choisissant une échéance, l'email apparaîtra dans la liste des tâches, mais il est important de noter que cette tâche est dépendante de l'email. Si vous supprimez l'email, la tâche disparaît également.
Gestion des indicateurs
Dans votre liste d'emails, vous pouvez rapidement voir les messages avec un indicateur en cliquant sur l'en-tête de colonne. Outlook met également en rouge les emails dont la date d'échéance est dépassée, vous permettant d'identifier rapidement les tâches en retard. En effectuant un clic droit sur un email avec un indicateur, vous pouvez : - Modifier l'échéance - Marquer la tâche comme terminée - Ajouter un rappel - Supprimer l'indicateur La suppression de l'indicateur entraîne également la disparition de la tâche.
Conclusion
Le module de tâches d'Outlook et l'utilisation des indicateurs sont des outils efficaces pour gérer vos actions à partir des emails. En utilisant ces fonctionnalités, vous pouvez améliorer votre organisation et vous assurer que rien n'est oublié.

FAQ :

Comment créer une tâche à partir d'un email dans Outlook?

Pour créer une tâche à partir d'un email, il suffit de cliquer sur le message et de le glisser vers l'icône du module de tâches dans la barre de navigation. Le contenu de l'email sera copié dans la nouvelle tâche.

Qu'est-ce qu'un indicateur dans Outlook?

Un indicateur est un outil qui permet de définir une échéance pour un email. Cela transforme l'email en une tâche à réaliser, et si l'email est supprimé, la tâche disparaît également.

Comment modifier une échéance d'une tâche dans Outlook?

Pour modifier l'échéance d'une tâche, effectuez un clic droit sur l'email contenant l'indicateur et sélectionnez l'option pour modifier l'échéance.

Que se passe-t-il si je supprime un email avec un indicateur?

Si vous supprimez un email qui a un indicateur, la tâche associée disparaît également de la liste des tâches.

Comment Outlook m'informe-t-il des tâches en retard?

Outlook affiche en rouge les emails dont la date d'échéance est dépassée, permettant ainsi de visualiser rapidement les tâches en retard.

Quelques cas d'usages :

Gestion des tâches par email

Un professionnel peut utiliser le module de tâches d'Outlook pour organiser ses actions à partir des emails reçus, en créant des tâches directement à partir des messages. Cela améliore l'efficacité en évitant de retaper les informations.

Suivi des échéances

Dans un environnement de travail où les délais sont cruciaux, un utilisateur peut ajouter des indicateurs à des emails importants pour s'assurer qu'il respecte les échéances. Cela permet de garder une vue d'ensemble des tâches à réaliser.

Collaboration d'équipe

Un manager peut affecter des tâches à d'autres membres de l'équipe en utilisant le module de tâches d'Outlook, ce qui facilite la délégation et le suivi des responsabilités au sein de l'équipe.

Amélioration de la productivité

En utilisant les rappels et les indicateurs, un utilisateur peut mieux gérer son temps et ses priorités, ce qui conduit à une augmentation de la productivité et à une réduction du stress lié aux délais.

Glossaire :

module de tâches

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs de créer, organiser et suivre des tâches à partir d'emails ou d'autres sources.

indicateur

Un marqueur dans Outlook qui permet de définir une échéance pour un email, transformant ainsi l'email en une tâche à réaliser.

échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée. Dans Outlook, les échéances peuvent être définies pour les tâches et les indicateurs.

rappel

Une notification qui rappelle à l'utilisateur qu'une tâche doit être effectuée à une date ou une heure spécifique.

pièces jointes

Des fichiers ou documents qui sont attachés à un email, mais qui ne sont pas copiés dans le corps d'une tâche créée à partir de cet email.

00:00:08

Vous pouvez utiliser le module de tâches Outlook pour vous aider à organiser et surtout vous faire rappeler les actions à réaliser autour d'un mail.

00:00:15

Il existe plusieurs possibilités que je vais vous présenter. Tout d'abord si vous voulez créer une tâche basée sur le contenu d'un message électronique,

00:00:23

vous n'êtes pas obligé de retaper toutes les informations qu'il contient.

00:00:26

Vous pouvez simplement cliquer sur le message et le glisser vers l'icône du module de tâches dans la barre de navigation.

00:00:33

Le contenu du message, à l'exception des pièces jointes, est copié dans le corps de votre nouvelle tâche

00:00:39

qui est ainsi créée à l'identique d'une tâche que vous auriez crée en partant de zéro.

00:00:43

Ainsi vous gagnez du temps.

00:00:45

Maintenant comme pour n'importe quelle tâche, vous pouvez définir une échéance, ajouter un rappel

00:00:51

ou affecter la tâche à quelqu'un d'autre.

00:00:55

Seconde possibilité, plus intéressante à mon goût, vous pouvez également ajouter un indicateur à un message. Alors qu'est-ce qu'un indicateur ?

00:01:03

Les indicateurs permettent de définir une échéance à un mail.

00:01:06

On les trouve dans le menu du clic-droit mais aussi au survol d'un mail, à droite.

00:01:12

En choisissant une échéance, cela va avoir plusieurs conséquences.

00:01:16

Ce dernier apparaîtra dans la liste des tâches mais ce n'est pas tout à fait la même chose que ce que nous avons vu précédemment.

00:01:22

Ici la tâche est dépendante du mail, si vous supprimez le mail, la tâche disparaît également.

00:01:28

Dans ma liste de mail, je peux donc très rapidement avoir une vue d'ensemble des mails sur lesquels j'ai un indicateur,

00:01:34

donc une tâche à réaliser, en réalisant un simple clic sur l'en-tête de colonne.

00:01:40

C'est très pratique car Outlook va me retrouver tous les mails ayant un indicateur.

00:01:45

Enfin si la date d'échéance est dépassée, alors Outlook m'affiche en rouge les mails concernés.

00:01:50

En un coup d’œil j'ai la liste des tâches sur lesquelles je suis déjà en retard.

00:01:55

En effectuant un clic-droit sur un mail contenant un indicateur, vous pouvez modifier l'échéance,

00:02:01

marquer la tâche comme terminée,

00:02:04

ajouter un rappel

00:02:07

ou supprimer tout simplement l'indicateur.

00:02:10

En supprimant l'indicateur, la tâche disparaît également.

00:02:13

De même si vous supprimez le message, il disparaît de ces deux emplacements : donc de la boîte de réception

00:02:19

et également de la liste des tâches.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés

4322 vues

E-learning Intermédiaire

Formation Vidéo Microsoft Outlook - Intermédiaire

Découvrez, grâce à une suite logique de tutoriels vidéo, les fonctionnalités intermédiaires de Microsoft Outlook : Partager et collaborer, o...

Cours E-learning

TOUS LES COURS