Outlook - Créer une tâche à partir d'un message Tutoriels

Découvrez comment créer facilement une tâche à partir d'un message électronique dans Outlook.
Vous apprendrez à glisser-déposer le message vers l'icône des tâches pour créer une nouvelle tâche avec le contenu du message.
Vous pouvez également ajouter des rappels, définir des échéances et affecter la tâche à d'autres personnes.
De plus, vous découvrirez comment ajouter des indicateurs aux messages pour définir des échéances et suivre les tâches associées.
Ne manquez pas cette vidéo pour optimiser votre organisation et gagner du temps dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

Comprendre comment utiliser le module de tâches d'Outlook pour organiser et gérer les actions à réaliser à partir des emails reçus.

Chapitres :

Introduction au module de tâches d'Outlook
Dans le cadre de la gestion des emails, il est fréquent d'avoir des actions à réaliser. Le module de tâches d'Outlook est un outil précieux qui permet d'organiser ces actions et de recevoir des rappels. Cette section présente les différentes fonctionnalités offertes par ce module.
Création d'une tâche à partir d'un email
Pour créer une tâche basée sur le contenu d'un email, il n'est pas nécessaire de retaper toutes les informations. Il suffit de cliquer sur le message et de le glisser vers l'icône du module de tâches dans la barre de navigation. Cela copie le contenu de l'email (à l'exception des pièces jointes) dans le corps de la nouvelle tâche, vous permettant ainsi de gagner du temps. Vous pouvez ensuite définir une échéance, ajouter un rappel ou affecter la tâche à quelqu'un d'autre.
Utilisation des indicateurs pour les emails
Une autre fonctionnalité intéressante est l'ajout d'indicateurs à un email. Les indicateurs permettent de définir une échéance pour un email. Ils sont accessibles via le menu du clic droit ou en survolant l'email. En choisissant une échéance, l'email apparaîtra dans la liste des tâches. Cependant, il est important de noter que cette tâche est dépendante de l'email : si l'email est supprimé, la tâche disparaît également.
Gestion des échéances et des rappels
Dans votre liste d'emails, vous pouvez rapidement visualiser les emails avec un indicateur en cliquant sur l'en-tête de colonne. Outlook met en évidence en rouge les emails dont la date d'échéance est dépassée, vous permettant ainsi d'identifier rapidement les tâches en retard. En effectuant un clic droit sur un email avec un indicateur, vous pouvez modifier l'échéance, marquer la tâche comme terminée, ajouter un rappel ou supprimer l'indicateur. La suppression de l'indicateur entraîne également la disparition de la tâche.
Conclusion
Le module de tâches d'Outlook offre des fonctionnalités pratiques pour gérer les actions à réaliser à partir des emails. En utilisant les options de création de tâches et d'indicateurs, vous pouvez améliorer votre organisation et vous assurer de ne pas manquer d'échéances importantes. Ces outils facilitent la gestion de votre charge de travail et vous aident à rester concentré sur vos priorités.

FAQ :

Comment créer une tâche à partir d'un email dans Outlook?

Pour créer une tâche à partir d'un email, il suffit de cliquer sur le message et de le glisser vers l'icône du module de tâches dans la barre de navigation. Le contenu de l'email sera copié dans la nouvelle tâche.

Qu'est-ce qu'un indicateur dans Outlook?

Un indicateur est un outil qui permet de définir une échéance pour un email. Cela transforme l'email en une tâche à réaliser, et si l'email est supprimé, la tâche disparaît également.

Comment modifier une échéance d'une tâche dans Outlook?

Pour modifier l'échéance d'une tâche, effectuez un clic droit sur l'email contenant l'indicateur et sélectionnez l'option pour modifier l'échéance.

Que se passe-t-il si je supprime un email avec un indicateur?

Si vous supprimez un email qui a un indicateur, la tâche associée disparaît également de la liste des tâches.

Comment Outlook m'informe-t-il des tâches en retard?

Outlook affiche en rouge les emails dont la date d'échéance est dépassée, permettant ainsi de visualiser rapidement les tâches en retard.

Quelques cas d'usages :

Gestion des tâches par email

Un professionnel peut utiliser le module de tâches d'Outlook pour organiser ses actions à partir des emails reçus, en créant des tâches directement à partir des messages. Cela permet de gagner du temps et d'assurer que toutes les actions nécessaires sont suivies.

Suivi des échéances

Dans un environnement de travail où les délais sont cruciaux, un utilisateur peut ajouter des indicateurs à des emails importants pour s'assurer qu'il respecte les échéances. Cela aide à prioriser les tâches et à éviter les retards.

Collaboration d'équipe

Un manager peut affecter des tâches à d'autres membres de l'équipe en utilisant le module de tâches d'Outlook. Cela facilite la délégation de responsabilités et le suivi des progrès des projets.

Amélioration de la productivité

En utilisant les rappels et les indicateurs, un employé peut mieux gérer son temps et ses priorités, ce qui améliore sa productivité globale. Les notifications de rappel aident à rester concentré sur les tâches importantes.

Glossaire :

module de tâches

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs de créer, organiser et suivre des tâches à partir d'emails ou d'autres sources.

indicateur

Un marqueur dans Outlook qui permet de définir une échéance pour un email, transformant ainsi l'email en une tâche à réaliser.

échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée. Dans Outlook, les échéances peuvent être définies pour les tâches et les indicateurs.

rappel

Une notification qui rappelle à l'utilisateur qu'une tâche doit être effectuée à une date ou une heure spécifique.

pièces jointes

Des fichiers ou documents qui sont attachés à un email, mais qui ne sont pas copiés dans le corps d'une tâche créée à partir de cet email.

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Disponible dans Microsoft365

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Vous pouvez utiliser le module de tch outlook pour vous aider à organiser

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et surtout vous faire rappeler les actions à réaliser autour d'un mail.

00:00:16

Il existe plusieurs possibilités que je veux vous présenter.

00:00:19

Alors tout d'abord,

00:00:19

si vous voulez créer une tache basée sur le contenu d'un message électronique,

00:00:23

vous n'êtes pas obligé de retaper toutes les informations qu'il contient.

00:00:27

vous pouvez simplement cliquer sur le message et le glisser vers

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l'icône du module de tache dans la barre de navigation.

00:00:34

Le contenu du message à l'exception des pièces

00:00:36

jointes est copié dans le corps de votre nouvelle

00:00:38

tâche qui est ainsi créé à l'identique d'une tâche

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que vous auriez créée en partant de zéro.

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Ainsi vous gagnez du temps.

00:00:46

Maintenant,

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comme pour n'importe quelle tâche,

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vous pouvez définir une échéance,

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ajoute un rappel ou affecter la tâche à quelqu'un d'autre.

00:00:55

Seconde possibilité donc plus intéressante à mon goût,

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vous pouvez également ajouter un indicateur à un message.

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Alors qu'est-ce qu'un indicateur les indicateurs permettent

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de définir une échéance à un mail.

00:01:07

On les trouve dans le menu du clic droit,

00:01:09

mais aussi au survol d'un mail à droite.

00:01:13

En choisissant une échéance,

00:01:14

cela va avoir plusieurs conséquences.

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Ce dernier apparaîtra dans la liste des tâches et ce n'est pas tout

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à fait la même chose que ce que nous avons vu précédemment.

00:01:22

Ici,

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la tâche est dépendante du mail.

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Si vous supprimez le mail,

00:01:26

la tâche disparaît également.

00:01:29

Dans ma liste de mails,

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je peux donc très rapidement avoir une vue

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d'ensemble des mails sur lequel j'ai un indicateur,

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donc une tâche à réaliser en réalisant un simple clic sur l'entête de colonne.

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C'est très pratique car Outlook va me retrouver tous les mails ayant un indicateur.

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Enfin si la date d'échéance est dépassée,

00:01:48

alors Outlook m'affiche en rouge les mails concernés en un coup d'oeil

00:01:52

j'ai la liste des tâches sur lesquelles je suis déjà en retard.

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En effectuant un clic droit sur un mail contenant un indicateur,

00:01:59

vous pouvez modifier l'échéance.

00:02:02

marquer la tâche comme terminée.

00:02:05

Ajouter un rappel

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ou supprimer tout simplement l'indicateur.

00:02:11

en supprimant l'indicateur,

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la tâche disparaît également.

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de même si vous supprimez le message,

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il disparaît de ces deux emplacements,

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donc de la boîte de réception et également de la liste des tâches.

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