FindTime - Utiliser le tableau de bord de réunion Tutoriels
Découvrez comment utiliser le tableau de bord de réunion dans cette vidéo intitulée "Utiliser le tableau de bord de réunion".
Vous apprendrez à collaborer efficacement et à communiquer avec vos collègues en utilisant les fonctionnalités avancées de l'outil FindTime.
Ce tutoriel est adapté aux utilisateurs de niveau intermédiaire et vous permettra d'optimiser vos réunions en ligne.
Ne manquez pas cette occasion d'améliorer votre productivité et votre communication professionnelle.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers le tableau de bord de sondage de planification, en expliquant comment accéder aux sondages, modifier les paramètres, et gérer les réunions efficacement.
Chapitres :
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Accès au Tableau de Bord de Sondage
Pour accéder à votre tableau de bord de sondage de planification, ouvrez l'email que vous avez reçu et cliquez sur la phrase 'afficher tous vos sondages' située sous le lien. Cela vous permettra d'accéder à tous les sondages ouverts, vous présentant ainsi tous les sondages en cours de vote. -
Gestion des Sondages
Depuis cette interface, vous pouvez : - Modifier le nom, la durée ou le lieu de la réunion. - Annuler le sondage si le meeting n'est plus d'actualité. Les paramètres du sondage sont affichables en survolant l'icône de calendrier. -
Modification des Disponibilités
En cliquant sur le nom du sondage, celui-ci s'affichera dans un nouvel onglet, où vous retrouverez votre sélection de créneaux horaires. En cas de changement dans votre agenda, vous pourrez modifier vos disponibilités en cliquant sur votre nom pour empêcher la sélection d'une ou plusieurs plages horaires. -
Réponses des Participants
Vous pourrez également voir les réponses des différents participants. En cliquant sur 'planifier une réunion', vous créerez une réunion sur l'intervalle de temps choisi, qu'il faudra ensuite envoyer aux participants. -
Ajout de Nouveaux Créneaux
Il est possible d'ajouter un nouveau créneau horaire à proposer aux personnes concernées en cliquant sur 'suggérer un autre horaire'. -
Tableau de Bord des Sondages Terminés
Le tableau de bord 'terminé' contient la liste des sondages qui ont été complétés. La section 'Annuler' affiche les sondages que vous avez arrêtés, tandis que 'expirés' présente les sondages qui n'ont pas abouti à une réunion dans le délai imparti. -
Paramètres du Sondage
Cliquez sur 'paramètres du sondage' pour modifier les réglages par défaut de l'outil de sondage de planification. Vous pouvez choisir d'être averti lorsque le sondage est mis à jour, recevoir un email lorsqu'un participant a répondu, et pour toute modification du sondage. -
Proposition de Créneaux
Proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles envoie automatiquement un rendez-vous lorsqu'il y a un consensus au niveau des votes. Vous pouvez également conserver les horaires sélectionnés dans votre planning et bloquer provisoirement dans votre agenda. -
Options de Sondage
Les créneaux proposés au vote peuvent être verrouillés pour les participants, empêchant ainsi les destinataires de proposer de nouvelles plages horaires ou d'ajouter des participants supplémentaires. Vous pouvez également obliger les participants à vérifier leur identité, soit par connexion au compte, soit par un code envoyé par email. -
Durée et Suggestions
La durée par défaut permet de modifier le temps de réunion qui est proposé de base par l'outil. Limiter les suggestions aux heures de bureau est une option à décocher si les rendez-vous se font souvent en dehors des horaires de travail programmés. N'oubliez pas de cliquer sur 'enregistrer' pour modifier les paramètres par défaut de l'outil de sondage de planification.
FAQ :
Comment accéder à mon tableau de bord de sondage de planification?
Vous pouvez accéder à votre tableau de bord en cliquant sur le lien dans l'email que vous avez reçu, puis en sélectionnant 'afficher tous vos sondages'.
Que faire si je veux modifier un sondage?
Depuis l'interface de sondage, vous pouvez modifier le nom, la durée ou le lieu de la réunion, ou même annuler le sondage si nécessaire.
Comment puis-je voir les réponses des participants?
Vous pouvez voir les réponses des différents participants en cliquant sur le sondage dans votre tableau de bord.
Qu'est-ce que l'option 'proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles'?
Cette option envoie automatiquement un rendez-vous lorsque tous les participants ont trouvé un créneau horaire qui leur convient.
Comment verrouiller un sondage?
Pour verrouiller un sondage, vous devez sélectionner l'option correspondante dans les paramètres du sondage, ce qui empêchera les participants de proposer de nouvelles plages horaires.
Quelques cas d'usages :
Planification de réunions d'équipe
Utilisez le tableau de bord de sondage de planification pour organiser des réunions d'équipe en proposant plusieurs créneaux horaires. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe peuvent participer, améliorant ainsi la collaboration.
Gestion des disponibilités des participants
Lors de la planification d'un événement, utilisez l'option de modification des disponibilités pour ajuster les horaires en fonction des réponses des participants, ce qui permet d'optimiser la participation.
Suivi des sondages
Après avoir créé un sondage, utilisez le tableau de bord pour suivre les sondages en cours et ceux qui ont été complétés, ce qui aide à garder une trace des réunions planifiées et à éviter les conflits d'horaire.
Amélioration de l'efficacité des réunions
En utilisant les paramètres par défaut et en verrouillant les sondages, vous pouvez réduire le temps passé à planifier des réunions, ce qui améliore l'efficacité globale de l'organisation.
Glossaire :
tableau de bord de sondage de planification
Interface qui permet de gérer et de visualiser les sondages de planification de réunions.
sondages ouverts
Sondages en cours de vote où les participants peuvent encore soumettre leurs réponses.
paramètres du sondage
Options configurables pour un sondage, telles que le nom, la durée, et le lieu de la réunion.
crénaux horaires
Plages de temps proposées pour la tenue d'une réunion.
suggérer un autre horaire
Fonction permettant aux participants de proposer une nouvelle plage horaire pour la réunion.
verrouiller le sondage
Option qui empêche les participants de proposer de nouvelles plages horaires ou d'ajouter d'autres participants.
durée par défaut
Temps de réunion proposé par défaut par l'outil de sondage de planification.
identifier les participants
Processus par lequel les participants doivent s'authentifier pour voter, soit par connexion, soit par un code envoyé par email.
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