Shift - Informer les équipes d'un changement Tutoriels

Découvrez comment informer votre équipe d'un changement dans Microsoft Shift grâce à cette vidéo.
Suivez les conseils pratiques pour partager le planning avec votre équipe ou des membres spécifiques, et pour gérer les demandes de révision.
Notez que Shift ne vous informe pas si les membres ont consulté le planning, il est donc conseillé d'utiliser l'équipe Teams attachée à Shift pour demander un accusé de réception.
Améliorez la communication et la collaboration de votre équipe dans Microsoft 365 en suivant les étapes présentées dans cette vidéo.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre le processus de partage du planning dans Shift et l'importance de l'utilisation de Teams pour la communication au sein de l'équipe.

Chapitres :

Introduction au partage du planning
Dans cette section, nous allons explorer comment un responsable peut partager le planning une fois qu'il a été établi. Ce processus est essentiel pour assurer une bonne communication et une organisation efficace au sein de l'équipe.
Conditions de partage du planning
Le partage du planning ne peut être effectué que par le responsable. Voici les conditions nécessaires : - Le responsable doit d'abord créer au moins une activité. - Une fois cette activité créée, l'option de partage devient disponible.
Accès des membres au planning
Après le partage, les membres de l'équipe auront accès au planning. Ils pourront le réviser et faire des demandes si nécessaire. Cela favorise une meilleure collaboration et une transparence au sein de l'équipe.
Options de partage
Le système Shift propose deux options de partage : - Partager avec l'équipe Teams. - Partager uniquement avec les membres ajoutés dans Shift. Cette flexibilité permet au responsable de choisir la méthode de communication la plus appropriée.
Limitations de Shift
Il est important de noter que Shift ne notifie pas le responsable si les membres ont consulté le planning. Pour pallier cette limitation, il est conseillé d'utiliser l'équipe Teams associée à Shift pour demander un accusé de réception. Cela garantit que tous les membres sont informés et engagés.
Conclusion
En résumé, le partage du planning dans Shift est un processus crucial qui nécessite l'intervention du responsable. L'utilisation de Teams pour la communication renforce l'efficacité et la responsabilité au sein de l'équipe. En suivant ces étapes, les équipes peuvent mieux collaborer et s'assurer que chacun est sur la même longueur d'onde.

FAQ :

Qui peut partager le planning dans Shift?

Seul le responsable peut partager le planning une fois qu'il l'a décidé.

Comment les membres peuvent-ils accéder au planning?

Les membres auront accès au planning après que le responsable a créé au moins une activité.

Quelles options de partage sont disponibles dans Shift?

Le système propose le partage pour l'équipe Teams ou juste pour les membres ajoutés dans Shift.

Shift informe-t-il le responsable si les membres ont consulté le planning?

Non, Shift n'informe pas le responsable si les membres ont consulté ou non le planning.

Comment demander un accusé de réception dans Shift?

Il est conseillé d'utiliser l'équipe Teams attachée à Shift pour demander un accusé de réception.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Un responsable peut utiliser Shift pour planifier les activités d'un projet, partager le planning avec son équipe via Teams, et s'assurer que tous les membres sont informés des tâches à réaliser.

Coordination d'équipe

Les membres d'une équipe peuvent consulter le planning partagé dans Shift pour organiser leur travail quotidien et faire des demandes de modifications si nécessaire.

Suivi des activités

Le responsable peut suivre les activités planifiées et utiliser Teams pour communiquer avec les membres, en demandant des accusés de réception pour s'assurer que les informations ont été reçues.

Optimisation des ressources

En utilisant Shift, un responsable peut optimiser l'utilisation des ressources en planifiant efficacement les activités et en s'assurant que tous les membres ont accès aux informations nécessaires.

Glossaire :

responsable

La personne en charge de la gestion et de la prise de décisions concernant le planning.

planning

Un calendrier ou un emploi du temps qui organise les activités et les tâches à réaliser.

activité

Une tâche ou un événement spécifique qui doit être planifié et exécuté.

membres

Les personnes qui font partie d'une équipe ou d'un groupe et qui ont accès au planning.

système

L'ensemble des outils et des processus utilisés pour gérer le planning et les activités.

partage

La possibilité de rendre le planning accessible à d'autres utilisateurs, comme les membres de l'équipe.

équipe Teams

Une plateforme de collaboration qui permet aux membres de communiquer et de travailler ensemble sur des projets.

Shift

Un outil de gestion des plannings qui permet de créer, partager et gérer les activités et les horaires.

accusé de réception

Une confirmation que le message ou la demande a été reçu par le destinataire.

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Seul le responsable peut

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partager le planning une fois

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qu'il l'a décidé. Pour

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partager l'option s'affiche.

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Après la création d'au moins une

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activité et à partir de ce moment,

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les membres auront accès au

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planning, pourront le réviser et

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faire les demandes si besoin.

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Le système propose le partage

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pour l'équipe Teams ou juste pour

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les membres ajoutés dans Shift.

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Attention, Shift n'informe pas le

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responsable si les membres ont consulté

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ou non le planning, il est conseillé

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d'utiliser l'équipe Teams attachée

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au Shift pour demander

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un accusé de réception.

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