Outlook - Envoyer un message de la part de Tutoriels

Découvrez comment envoyer un email de la part d'une autre personne dans Microsoft Outlook grâce à cette vidéo pratique.
Obtenez des conseils pratiques pour activer le champ d'option pour choisir l'expéditeur du message et rechercher la personne dans l'annuaire.
Assurez-vous d'avoir l'autorisation de la personne pour envoyer des messages en son nom avant d'envoyer le message.
Avec Microsoft Outlook, vous pouvez facilement envoyer des messages en tant que délégué pour gagner du temps et améliorer la communication en équipe.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à envoyer un email au nom d'une autre personne, comme un collègue ou un manager, en s'assurant d'avoir l'autorisation nécessaire pour le faire.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer le processus d'envoi d'un email en utilisant le nom d'une autre personne. Cela peut être utile dans un environnement professionnel où la communication est essentielle. Il est important de noter que vous devez avoir l'autorisation de la personne pour envoyer un message en son nom.
Accéder aux Options d'Email
Pour commencer, lors de la création d'un nouveau message, dirigez-vous vers le haut de l'interface de votre messagerie. Cliquez sur le menu 'Options'. Cela affichera plusieurs boutons d'options.
Activer le Champ 'De'
Dans le menu d'options, vous devez activer le champ 'De'. Cela vous permettra d'afficher un menu déroulant où vous pourrez choisir l'expéditeur du message.
Rechercher le Nom de l'Expéditeur
Si c'est la première fois que vous envoyez un message au nom d'une autre personne, vous devrez la rechercher dans l'annuaire. Cliquez sur 'De', puis entrez le nom de la personne dans l'annuaire pour la trouver.
Composer et Envoyer le Message
Une fois que vous avez sélectionné l'expéditeur, vous pouvez composer votre message de manière classique. Après avoir rédigé votre email, vous pouvez l'envoyer.
Gestion des Erreurs
Attention, si vous recevez une notification d'erreur de la part d'Outlook, cela signifie que vous n'avez pas l'autorisation de cette personne pour envoyer des messages en son nom. Dans ce cas, vous devez obtenir une délégation de partage de cette personne ou consulter votre administrateur système pour obtenir l'autorisation nécessaire.

FAQ :

Comment envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook?

Pour envoyer un email au nom d'une autre personne dans Outlook, vous devez d'abord obtenir une autorisation ou une délégation de cette personne. Ensuite, lors de la création d'un nouveau message, activez le champ 'De' dans le menu Options pour choisir l'expéditeur.

Que faire si je reçois une notification d'erreur en essayant d'envoyer un email au nom d'une autre personne?

Si vous recevez une notification d'erreur, cela signifie que vous n'avez pas l'autorisation d'envoyer des messages au nom de cette personne. Vous devez obtenir une délégation de sa part ou contacter votre administrateur système pour résoudre le problème.

Qu'est-ce qu'une délégation dans le contexte des emails?

Une délégation est une autorisation donnée par une personne à une autre pour envoyer des emails en son nom. Cela est souvent utilisé dans un cadre professionnel pour permettre à un assistant ou à un collègue de gérer la correspondance.

Comment rechercher une personne dans l'annuaire d'Outlook?

Pour rechercher une personne dans l'annuaire d'Outlook, cliquez sur le champ 'De' lors de la création d'un message, puis utilisez la fonction de recherche pour trouver le contact souhaité.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, un manager peut déléguer l'envoi d'emails à un assistant. Cela permet de gérer efficacement la communication sans que le manager ait à le faire lui-même, tout en maintenant une traçabilité des messages envoyés.

Support client

Un membre de l'équipe de support peut envoyer des emails au nom d'un responsable pour répondre aux demandes des clients. Cela assure une réponse rapide tout en respectant les protocoles de communication de l'entreprise.

Communication inter-départementale

Lorsqu'un projet nécessite la collaboration de plusieurs départements, un chef de projet peut envoyer des emails au nom de différents responsables pour coordonner les efforts, ce qui améliore l'efficacité et la clarté des communications.

Notifications automatiques

Un système automatisé peut être configuré pour envoyer des notifications par email au nom d'un responsable, par exemple pour informer les employés des mises à jour importantes. Cela permet de s'assurer que les messages sont envoyés en temps opportun sans intervention manuelle.

Glossaire :

Email

Un message électronique envoyé d'un utilisateur à un autre via Internet.

Délégation

Autorisation donnée par une personne à une autre pour agir en son nom, notamment pour envoyer des emails.

Annuaire

Une base de données contenant des informations sur les utilisateurs, souvent utilisée pour rechercher des contacts dans un environnement professionnel.

Outlook

Un logiciel de gestion d'emails et d'agendas développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des emails.

Champ 'De'

Un champ dans un email qui permet de spécifier l'expéditeur du message.

Notification d'erreur

Un message d'alerte indiquant qu'une action n'a pas pu être complétée, souvent en raison d'un manque d'autorisation.

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Bonjour et bienvenue dans cette

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vidéo, nous allons voir comment

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envoyer un email de la part

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d'une autre personne, par exemple

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un collègue ou votre manager qui

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bien évidemment vous aura donné au

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préalable une autorisation ou une

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délégation sur sa boîte de messagerie.

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Lors de la création d'un nouveau message,

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rendez-vous dans le haut du

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ruban dans le menu Options.

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Vous affichez alors des

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boutons d'option et il vous faudra

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activer le champ De,

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afin d'afficher ce menu déroulant

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qui vous permettra de choisir

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l'expéditeur du message.

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Si c'est la première fois que vous envoyez

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un message au nom d'une autre personne,

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il vous faudra dans un

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premier temps la rechercher

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dans l'annuaire. Cliquez sur De,

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puis recherchez la personne dans l'annuaire.

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Composer ensuite le message

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de manière classique.

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Puis vous pouvez envoyer ce message.

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Attention, si vous recevez une notification

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d'erreur de la part d'Outlook,

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ceci indique que vous n'avez pas

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l'autorisation de cette personne pour

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pouvoir envoyer des messages en son nom.

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Il vous faudra au préalable obtenir

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un partage en délégation de

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cette personne ou voir avec votre

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administrateur système pour l'obtenir.

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