Outlook - Créer une tâche Tutoriels

Découvrez comment créer une tâche dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour créer une tâche, ajouter des détails tels que la date de début et d'échéance, l'état d'avancement et la priorité, ainsi que la création de tâches périodiques.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour rester organisé dans la gestion de vos tâches professionnelles.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de tâches, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des tâches dans Outlook pour améliorer l'organisation personnelle et professionnelle. Les utilisateurs découvriront comment définir des détails, des priorités et des rappels pour leurs tâches, ainsi que la manière de configurer des tâches périodiques.

Chapitres :

Introduction à la gestion des tâches dans Outlook
Lorsque vous avez un grand nombre de choses à faire, il est essentiel de pouvoir suivre leur accomplissement. La création de tâches dans Outlook vous permet de rester organisé, et différents outils vous permettent de le faire de manière interactive.
Création d'une tâche
Pour créer une tâche, cliquez sur le bouton 'Nouvelle tâche' présent dans le ruban. Une fenêtre s'ouvre où vous devez entrer le nom de la tâche dans la zone 'Objet'. Il est conseillé de préférer un objet court si vous devez entrer beaucoup d'informations. Ensuite, ajoutez les détails dans le corps de la tâche.
Définition des dates et de l'état de la tâche
Si une date prévue de début ou de fin existe, définissez les options 'Date de début' ou 'Échéance'. Complétez l'état d'avancement si vous avez déjà commencé à travailler sur cette tâche ou si vous attendez quelqu'un d'autre avant de pouvoir la commencer. Un pourcentage d'achèvement peut également être renseigné.
Priorisation et rappels
Vous pouvez définir la priorité de la tâche ici. Si vous souhaitez recevoir un rappel, activez la case à cocher et définissez la date et l'heure. Dans le corps de texte de la tâche, vous pouvez renseigner les détails supplémentaires.
Ajout d'indicateurs et de catégories
D'autres indicateurs peuvent être ajoutés à la tâche, comme l'appartenance à une catégorie ou une importance élevée. Il est également possible de créer une tâche périodique si elle nécessite d'être effectuée à des dates données ou régénérées avec un délai spécifique entre chaque occurrence.
Configuration des tâches périodiques
Le bouton 'Périodicité' dans le ruban vous permet de configurer ce type de tâche. Vous devez d'abord définir s'il s'agit d'une tâche quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Par exemple, pour une tâche hebdomadaire, vous pouvez choisir d'écrire un compte rendu des activités réalisées chaque vendredi.
Validation et affichage des tâches
Après avoir configuré la tâche, elle apparaîtra dans votre liste avec une icône différente, indiquant qu'il s'agit d'une tâche périodique. Si vous validez cette tâche, elle sera remplacée par une autre avec la date du vendredi suivant.

FAQ :

Comment créer une tâche dans Outlook?

Pour créer une tâche dans Outlook, cliquez sur le bouton 'Nouvelle tâche' dans le ruban. Remplissez le champ 'Objet' avec le nom de la tâche, ajoutez des détails dans le corps de la tâche, et définissez les dates de début et d'échéance si nécessaire.

Qu'est-ce qu'une tâche périodique?

Une tâche périodique est une tâche qui doit être effectuée à des intervalles réguliers, comme chaque semaine ou chaque mois. Vous pouvez configurer la périodicité dans Outlook en choisissant la fréquence et la durée de la tâche.

Comment définir la priorité d'une tâche?

La priorité d'une tâche peut être définie lors de sa création dans Outlook. Vous pouvez choisir entre haute, moyenne ou basse pour indiquer l'importance de la tâche par rapport aux autres.

Comment recevoir un rappel pour une tâche?

Pour recevoir un rappel pour une tâche, activez la case à cocher 'Rappel' lors de la création de la tâche, puis définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez être averti.

Comment suivre l'avancement d'une tâche?

Vous pouvez suivre l'avancement d'une tâche en renseignant le pourcentage d'achèvement dans Outlook. Cela vous permet de visualiser combien de travail a été réalisé sur la tâche.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser les tâches dans Outlook pour assigner des responsabilités, suivre l'avancement et s'assurer que les délais sont respectés. Par exemple, un chef de projet peut créer des tâches pour chaque membre de l'équipe avec des dates d'échéance spécifiques.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, les organisateurs peuvent créer des tâches périodiques pour les activités récurrentes, comme les réunions de préparation. Cela permet de s'assurer que toutes les étapes sont suivies et que rien n'est oublié.

Suivi des tâches personnelles

Les utilisateurs peuvent également utiliser les tâches d'Outlook pour gérer leurs tâches personnelles, comme les courses ou les rendez-vous. En définissant des rappels et des priorités, ils peuvent mieux organiser leur temps et leurs activités.

Suivi des ventes

Dans le domaine des ventes, les commerciaux peuvent créer des tâches pour suivre les prospects et les suivis. Par exemple, une tâche peut être créée pour rappeler un client potentiel à une date précise, améliorant ainsi la gestion des relations clients.

Gestion des ressources humaines

Les professionnels des ressources humaines peuvent utiliser les tâches pour suivre les candidatures et les entretiens. En créant des tâches avec des échéances, ils peuvent s'assurer que chaque étape du processus de recrutement est respectée.

Glossaire :

Tâche

Une tâche est une action ou un ensemble d'actions à réaliser dans un certain délai. Dans Outlook, les tâches permettent de suivre et d'organiser le travail.

Ruban

Le ruban est une interface graphique dans les applications Microsoft, qui regroupe des outils et des commandes en onglets pour faciliter l'accès aux fonctionnalités.

Date de début

La date de début est le moment où une tâche est censée commencer. Elle permet de planifier le travail et de gérer les délais.

Échéance

L'échéance est la date limite à laquelle une tâche doit être terminée. Elle aide à prioriser les tâches en fonction de leur urgence.

Pourcentage d'achèvement

Le pourcentage d'achèvement indique le degré d'avancement d'une tâche, permettant de visualiser combien de travail a été réalisé.

Priorité

La priorité d'une tâche détermine son importance par rapport aux autres tâches. Elle peut être définie comme haute, moyenne ou basse.

Rappel

Un rappel est une notification qui avertit l'utilisateur d'une tâche à venir. Il peut être programmé pour une date et une heure spécifiques.

Tâche périodique

Une tâche périodique est une tâche qui se répète à intervalles réguliers, comme quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement.

Plage de périodicité

La plage de périodicité définit la durée pendant laquelle une tâche périodique doit être effectuée, avec ou sans date de fin.

00:00:09

La création de tâches dans Outlook vous permet de rester organisé et différents outils vont même vous permettre de le faire de façon interactive.

00:00:16

Donc j'accède au module de tâches.

00:00:19

Pour créer une tâche c'est très simple cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche" présent dans le ruban.

00:00:24

Une fenêtre s'ouvre, dans la zone "Objet" vous tapez le nom de la tâche. Si vous devez entrer beaucoup d'informations, préférez un objet court.

00:00:32

Puis ajoutez les détails dans le corps de la tâche.

00:00:36

S'il existe une date prévue de début ou de fin,

00:00:39

définissez les options "Date de début" ou "Échéance".

00:00:43

Complétez l'état de avancement si par exemple vous avez déjà commencé à travailler sur cette tâche ou si au contraire vous êtes en attente de quelqu'un d'autre avant de pouvoir la commencer.

00:00:53

Un pourcentage d'achèvement peut également être renseigné.

00:00:57

Vous définissez la priorité de la tâche ici.

00:01:00

Si vous voulez recevoir un rappel, activez la case à cocher puis définissez la date et l'heure.

00:01:06

Dans le corps de texte de la tâche vous pouvez renseigner les détails de celle-ci.

00:01:11

D'autres indicateurs peuvent être ajoutés à la tâche si elle appartient à une catégorie ou encore si elle a une importance haute par exemple.

00:01:23

Il est possible également de créer une tâche périodique s'il s'agit d'une tâche récurrente qui nécessite d'être effectuée à des dates données ou régénérées avec un délai spécifique entre chaque occurrence.

00:01:34

Le bouton "Périodicité" dans le ruban va vous permettre de configurer ce type de tâche.

00:01:39

Premièrement vous définissez s'il s'agit d'une tâche quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

00:01:45

Prenons l'exemple d'une tâche hebdomadaire, je dois chaque semaine écrire un compte rendu des activités réalisées.

00:01:50

Je choisi donc de l'effectuer en fin de semaine le vendredi.

00:01:54

Et donc cette tâche apparaîtra "Toutes les 1 semaine" et je coche "Vendredi".

00:01:59

En dessous je peux choisir une plage de périodicité, mon compte rendu doit être effectué toutes les semaines et ce pour une durée indéterminée.

00:02:07

Je coche donc "Pas de date de fin".

00:02:09

Et je peux valider.

00:02:14

La tâche apparaît dans ma liste avec une icône un peu différente puisqu'il s'agit d'une tâche périodique, si je valide cette tâche, celle-ci sera remplacée par une autre avec la date du vendredi suivant.

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