Planner - Vues avancées et reporting Tutoriels

Découvrez comment maîtriser les vues avancées et reportings dans Microsoft Planner pour optimiser vos projets. Cette vidéo vous guide étape par étape à travers les différentes interfaces, de la vue grille au rapport graphique. Ne manquez pas ces astuces pour simplifier votre gestion de tâches et améliorer votre efficacité. Rejoignez-nous et transformez votre pratique avec Planner !

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Disponible dans Microsoft365

00:00:03

nous allons passer en revue les différentes vues

00:00:06

proposées par Microsoft Planner

00:00:08

et les options de reporting qui leur sont associées.

00:00:11

L'objectif est de vous montrer,

00:00:13

étape par étape,

00:00:15

comment naviguer entre ces vues

00:00:17

afin de suivre l'avancement de vos projets et de vos tâches en toute simplicité.

00:00:22

Avant de commencer,

00:00:24

précisons que la vue

00:00:25

tableau,

00:00:26

c'est-à-dire la représentation par compartiment.

00:00:29

a déjà été détaillé dans les tutoriels précédents.

00:00:33

Nous n'y reviendrons donc pas ici.

00:00:35

Nous entamons notre exploration avec la vue

00:00:38

grille

00:00:39

organisée comme un tableau similaire à une feuille de calcul.

00:00:43

Dans le champ de recherche,

00:00:44

vous pouvez taper un mot clé.

00:00:47

Seules les lignes contenant ce terme restent affichées,

00:00:50

ce qui vous permet de localiser rapidement les tâches pertinentes.

00:00:55

Dès que vous effacez le mot clé,

00:00:57

le tableau retrouve son affichage complet.

00:01:01

Les en tête de colonne autorisent un tri croissant ou décroissant

00:01:06

afin de réordonner vos données en un clic.

00:01:10

Pour affiner l'affichage,

00:01:11

vous disposez aussi de filtres

00:01:13

permettant de masquer

00:01:15

ou de montrer des tâches selon le compartiment,

00:01:19

la priorité ou l'état d'avancement.

00:01:21

L'ajout d'une nouvelle tâche se fait en cliquant sur

00:01:24

ajouter une tâche.

00:01:25

Il suffit alors de renseigner les différents champs comme dans une feuille Excel.

00:01:30

Enfin,

00:01:31

un clic sur une ligne ouvre le panneau de prévisualisation flottant

00:01:35

depuis lequel vous pouvez modifier instantanément les informations

00:01:39

de la tâche sans quitter la vue grille.

00:01:43

La vue planning affiche vos tâches

00:01:45

sous forme de calendrier.

00:01:47

Pour qu'une tâche apparaisse dans cette vue,

00:01:50

elle doit impérativement comporter une date de début

00:01:53

un date de fin.

00:01:55

Par défaut,

00:01:56

le calendrier est présenté en vue mensuelle.

00:01:59

Vous pouvez toutefois passer en vue hebdomadaire à tout moment.

00:02:04

La petite flèche à droite du sélecteur

00:02:06

vous permet de naviguer d'un mois à l'autre

00:02:10

ou lorsque vous êtes en vue hebdomadaire,

00:02:12

d'une semaine à l'autre.

00:02:15

Pour consulter le détail d'une tâche,

00:02:17

cliquez simplement sur son blog dans le calendrier.

00:02:20

Une fenêtre flottante s'ouvre alors

00:02:22

et vous offre l'ensemble des options de modification.

00:02:27

Vous pouvez également créer

00:02:29

une tâche directement

00:02:30

depuis le calendrier.

00:02:32

Sélectionnez le jour souhaité,

00:02:34

cliquez sur l'icône plus qui apparaît et saisissez le nom de la tâche

00:02:38

avant de valider.

00:02:41

La colonne située à droite du calendrier présente en permanence

00:02:45

un aperçu global de vos tâches.

00:02:47

Selon vos préférences,

00:02:49

vous pouvez y regrouper les tâches par compartiment,

00:02:52

par état d'avancement

00:02:53

ou par date d'échéance.

00:02:56

Enfin,

00:02:56

pour alléger l'affichage,

00:02:57

vous avez la possibilité de masquer temporairement les tâches récurrentes.

00:03:02

Cette option n'efface pas les tâches concernées,

00:03:05

elles réapparaîtront automatiquement

00:03:07

lorsque leur prochaine date de début sera atteinte.

00:03:11

La vue graphique fournit un aperçu statistique en temps réel.

00:03:15

Elle indique le nombre de tâches non commencées,

00:03:19

en courts et achevées,

00:03:20

regroupées par compartiment ou par priorité,

00:03:23

accompagnées d'un diagramme clair.

00:03:26

Plus bas,

00:03:26

un rapport par membre vous montre combien de tâches

00:03:29

sont attribuées à chaque personne et combien restent

00:03:33

sans responsables.

00:03:34

Grâce à ces indicateurs,

00:03:36

vous identifiez d'un coup d'oeil les goulets d'étranglement

00:03:39

et les urgences,

00:03:41

ce qui facilite la prise de décision et la réallocation des ressources.

00:03:45

Lorsque les rapports intégrés ne suffisent plus,

00:03:48

Microsoft Planner propose l'exportation vers Excel.

00:03:52

Cliquez sur la petite flèche située à droite du nom du plan,

00:03:56

sélectionnez,

00:03:57

exporte vers Excel

00:03:59

et choisissez l'emplacement d'enregistrement.

00:04:01

Le classeur obtenu comporte une feuille détaillant chaque tâche,

00:04:05

identifiant,

00:04:06

compartiment,

00:04:08

progression

00:04:09

et autres champs clés.

00:04:10

Vous pouvez à partir de ces données,

00:04:12

créer des tableaux

00:04:14

croisés dynamiques

00:04:15

et des graphiques personnalisés pour aller plus loin dans l'analyse.

00:04:20

Une seconde feuille résume les métadonnées du plan,

00:04:23

notamment son nom et son identifiant global.

00:04:27

Gardez toutefois à l'esprit

00:04:28

que le fichier Excel

00:04:30

n'est pas synchronisé.

00:04:32

Pour disposer de données à jour,

00:04:34

il faudra répéter l'exportation.

00:04:37

Vous connaissez désormais les principales vues de Microsoft Planner,

00:04:41

grill,

00:04:42

tableaux,

00:04:43

planning et graphique,

00:04:44

ainsi que la méthode pour exporter vos informations vers Excel.

00:04:48

Chacune de ces vues répond à un besoin précis,

00:04:51

gestion détaillée,

00:04:53

visualisation temporelle

00:04:55

ou suivi statistique.

00:04:57

Dans le prochain tutoriel,

00:04:58

nous aborderons l'utilisation de planneurs sur appareil mobile

00:05:02

afin de rester productifs où que vous soyez.

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