Planner - Vues avancées et reporting Tutoriels
Découvrez comment maîtriser les vues avancées et reportings dans Microsoft Planner pour optimiser vos projets. Cette vidéo vous guide étape par étape à travers les différentes interfaces, de la vue grille au rapport graphique. Ne manquez pas ces astuces pour simplifier votre gestion de tâches et améliorer votre efficacité. Rejoignez-nous et transformez votre pratique avec Planner !
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de vous guider à travers les différentes vues proposées par Microsoft Planner et les options de reporting associées, afin de vous permettre de suivre l'avancement de vos projets et de vos tâches de manière simple et efficace.
Chapitres :
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Introduction à Microsoft Planner
Dans cette vidéo, nous allons explorer les différentes vues de Microsoft Planner et les options de reporting qui leur sont associées. Nous allons vous montrer étape par étape comment naviguer entre ces vues pour suivre l'avancement de vos projets et de vos tâches. -
Vue Grille
La vue grille est organisée comme un tableau, similaire à une feuille de calcul. Dans le champ de recherche, vous pouvez taper un mot clé pour afficher uniquement les lignes contenant ce terme, facilitant ainsi la localisation rapide des tâches pertinentes. En effaçant le mot clé, le tableau retrouve son affichage complet. Les en-têtes de colonne permettent un tri croissant ou décroissant pour réordonner vos données en un clic. Vous pouvez également utiliser des filtres pour masquer ou montrer des tâches selon le compartiment, la priorité ou l'état d'avancement. Pour ajouter une nouvelle tâche, cliquez sur 'ajouter une tâche' et renseignez les différents champs comme dans une feuille Excel. Un clic sur une ligne ouvre un panneau de prévisualisation flottant, vous permettant de modifier instantanément les informations de la tâche sans quitter la vue grille. -
Vue Planning
La vue planning affiche vos tâches sous forme de calendrier. Pour qu'une tâche apparaisse dans cette vue, elle doit comporter une date de début et une date de fin. Par défaut, le calendrier est présenté en vue mensuelle, mais vous pouvez passer en vue hebdomadaire à tout moment. La flèche à droite du sélecteur permet de naviguer d'un mois à l'autre ou, en vue hebdomadaire, d'une semaine à l'autre. Pour consulter le détail d'une tâche, cliquez simplement sur son bloc dans le calendrier, ce qui ouvrira une fenêtre flottante avec toutes les options de modification. Vous pouvez également créer une tâche directement depuis le calendrier en sélectionnant le jour souhaité, en cliquant sur l'icône plus, et en saisissant le nom de la tâche. -
Vue Graphique
La vue graphique fournit un aperçu statistique en temps réel, indiquant le nombre de tâches non commencées, en cours et achevées, regroupées par compartiment ou par priorité, accompagnées d'un diagramme clair. Un rapport par membre montre combien de tâches sont attribuées à chaque personne et combien restent sans responsables. Ces indicateurs vous aident à identifier rapidement les goulets d'étranglement et les urgences, facilitant ainsi la prise de décision et la réallocation des ressources. -
Exportation vers Excel
Lorsque les rapports intégrés ne suffisent plus, Microsoft Planner propose l'exportation vers Excel. Cliquez sur la flèche à droite du nom du plan, sélectionnez 'exporter vers Excel' et choisissez l'emplacement d'enregistrement. Le classeur obtenu comporte une feuille détaillant chaque tâche, son identifiant, son compartiment, sa progression et d'autres champs clés. À partir de ces données, vous pouvez créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques personnalisés pour approfondir votre analyse. Une seconde feuille résume les métadonnées du plan, notamment son nom et son identifiant global. Notez que le fichier Excel n'est pas synchronisé, donc pour disposer de données à jour, il faudra répéter l'exportation. -
Conclusion
Vous connaissez désormais les principales vues de Microsoft Planner : grille, tableaux, planning et graphique, ainsi que la méthode pour exporter vos informations vers Excel. Chacune de ces vues répond à un besoin précis, que ce soit pour une gestion détaillée, une visualisation temporelle ou un suivi statistique. Dans le prochain tutoriel, nous aborderons l'utilisation de planneurs sur appareil mobile pour rester productifs où que vous soyez.
FAQ :
Qu'est-ce que Microsoft Planner?
Microsoft Planner est un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des plans, d'organiser des tâches et de suivre l'avancement des projets de manière collaborative.
Comment utiliser la vue grille dans Microsoft Planner?
La vue grille permet d'organiser les tâches sous forme de tableau. Vous pouvez rechercher des tâches, trier les colonnes et utiliser des filtres pour affiner l'affichage des tâches.
Comment ajouter une nouvelle tâche dans Microsoft Planner?
Pour ajouter une nouvelle tâche, cliquez sur 'Ajouter une tâche', remplissez les champs requis, puis validez pour l'enregistrer.
Quelles sont les options de reporting disponibles dans Microsoft Planner?
Microsoft Planner offre plusieurs options de reporting, y compris des vues graphiques qui montrent le statut des tâches et la possibilité d'exporter des données vers Excel pour une analyse plus détaillée.
Comment puis-je exporter mes données de Microsoft Planner vers Excel?
Pour exporter vos données, cliquez sur la flèche à droite du nom du plan, sélectionnez 'Exporter vers Excel', puis choisissez l'emplacement d'enregistrement du fichier.
Qu'est-ce que la vue graphique dans Microsoft Planner?
La vue graphique fournit un aperçu statistique en temps réel des tâches, indiquant le nombre de tâches non commencées, en cours et achevées, regroupées par compartiment ou par priorité.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet en équipe
Utilisez Microsoft Planner pour coordonner les tâches au sein d'une équipe, en assignant des responsabilités et en suivant l'avancement des projets grâce aux différentes vues disponibles.
Planification d'événements
Appliquez les fonctionnalités de Microsoft Planner pour organiser des événements, en créant des tâches pour chaque étape et en utilisant la vue planning pour visualiser le calendrier des activités.
Suivi des performances des employés
Utilisez la vue graphique pour analyser la charge de travail des membres de l'équipe, identifier les goulets d'étranglement et réallouer les ressources en fonction des besoins.
Analyse des données de projet
Exportez les données de Microsoft Planner vers Excel pour créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques personnalisés, permettant une analyse approfondie des performances du projet.
Gestion des tâches récurrentes
Utilisez la fonctionnalité de masquage des tâches récurrentes pour alléger l'affichage et vous concentrer sur les tâches à venir, tout en gardant une trace des tâches récurrentes sans les supprimer.
Glossaire :
Microsoft Planner
Un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des plans, d'organiser et d'attribuer des tâches, et de suivre l'avancement des projets.
Vue grille
Une représentation des tâches organisée comme un tableau, similaire à une feuille de calcul, permettant de visualiser et de gérer les tâches de manière structurée.
Filtre
Une fonctionnalité qui permet de masquer ou de montrer des tâches en fonction de critères spécifiques tels que le compartiment, la priorité ou l'état d'avancement.
Vue planning
Une représentation des tâches sous forme de calendrier, où les tâches sont affichées en fonction de leurs dates de début et de fin.
Diagramme
Une représentation graphique des données, utilisée pour visualiser des informations telles que le nombre de tâches non commencées, en cours et achevées.
Exportation vers Excel
La fonctionnalité qui permet de transférer les données de Microsoft Planner vers un fichier Excel pour une analyse plus approfondie.
Méta-données
Des données qui fournissent des informations sur d'autres données, comme le nom et l'identifiant global d'un plan dans Microsoft Planner.
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