Viva Insights - Optimiser ses réunions avec Viva Insights Tutoriels
Découvrez comment optimiser vos réunions professionnelles avec Viva Insights dans la vidéo "Optimiser ses réunions avec Viva Insights".
Cette ressource de Microsoft 365 vous permet de personnaliser les paramètres de vos réunions, d'automatiser l'ajout de liens de réunion Teams et d'obtenir des commentaires des participants pour améliorer vos pratiques.
Vous pourrez également analyser vos habitudes de réunions et de communication grâce à des statistiques détaillées.
En utilisant Viva Insights, vous pourrez non seulement planifier et mener des réunions plus efficaces, mais aussi créer un environnement de travail productif et inclusif pour votre équipe.
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Viva Engage - Naviguer dans la page d'accueil
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Viva Engage - Voir et paramétrer ses notifications
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Viva Engage - Fonctionnement de la boite de réception
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Viva Engage - Utiliser la fonction de recherche
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Viva Engage - Le rôle d'administrateur
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Viva Engage - Créer et gérer des campagnes
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OneDrive, SharePoint ou Teams pour votre partage ?
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Personnaliser son espace de travail
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Découvrir Chat GPT
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Démarrer un Bloc-notes IA
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de fournir des informations et des actions centralisées pour améliorer l'efficacité au travail grâce à des outils de productivité. Elle met en avant la personnalisation des réunions, l'analyse des habitudes de réunion et la suggestion de tâches pour optimiser la collaboration au sein des équipes.
Chapitres :
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Introduction à la productivité
La productivité au travail est essentielle pour le bien-être des équipes et l'efficacité des projets. Cette vidéo présente des outils et des stratégies pour améliorer la gestion des réunions et optimiser le temps de travail. -
Création d'un plan de réunion personnalisé
En cliquant sur le lien fourni, vous pouvez créer un plan de réunion adapté à vos équipes. Voici quelques paramètres que vous pouvez personnaliser : - **Durée des réunions** : Réduisez la durée pour permettre des pauses entre les réunions successives. - **Bien-être de l'équipe** : Favorisez le bien-être en évitant les réunions trop rapprochées. - **Automatisation des liens de réunion** : Ajoutez automatiquement un lien Teams pour encourager la participation des équipes à distance. -
Collecte de feedback pour l'amélioration continue
Il est crucial de solliciter les commentaires des participants après chaque réunion. Cela permet d'obtenir des informations sur les aspects positifs et les points à améliorer, contribuant ainsi à une amélioration continue des pratiques de réunion. -
Analyse des statistiques de réunion
Cette section fournit des informations et des statistiques sur vos réunions. Viva Insight exploite les catégories attribuées à vos réunions dans votre calendrier, vous permettant d'évaluer comment vous répartissez votre temps. Vous pouvez trier ces informations sur : - Les 3 derniers mois - Les 4 dernières semaines - Les 4 prochaines semaines Notez que l'accès à ces outils dépend de votre licence et de votre statut au sein de l'organisation. -
Évaluation des habitudes de réunion
Vous pouvez consulter vos habitudes de réunion et de communication, incluant des critères tels que : - Durée des réunions - Absence de chevauchement - Respect des horaires de fin de réunion - Planification pendant les heures de travail Cette visualisation vous permet d'ajuster vos habitudes en réservant davantage de temps pour le travail individuel. -
Suggestions de tâches
La dernière partie de la vidéo met en avant des tâches suggérées basées sur vos emails, conversations Teams et réunions nécessitant une réponse. En utilisant ces outils de Viva Insight, vous optimisez non seulement la planification et la conduite de vos réunions, mais vous créez également un environnement plus productif et inclusif pour vos équipes.
FAQ :
Qu'est-ce que Viva Insight et comment peut-il m'aider?
Viva Insight est un outil qui fournit des statistiques et des informations sur vos réunions et habitudes de travail. Il vous aide à analyser votre temps et à améliorer votre efficacité en vous permettant de mieux planifier vos réunions et d'ajuster vos habitudes de communication.
Comment créer un plan de réunion personnalisé?
Pour créer un plan de réunion personnalisé, vous pouvez ajuster les paramètres de la réunion selon vos préférences, comme la durée et les pauses entre les réunions. Cela favorise le bien-être de l'équipe et améliore l'efficacité des réunions.
Quels types de statistiques puis-je obtenir sur mes réunions?
Vous pouvez obtenir des statistiques sur la durée des réunions, le respect des horaires, l'absence de chevauchement et d'autres critères qui vous aident à évaluer vos habitudes de réunion.
Comment l'automatisation peut-elle améliorer mes réunions?
L'automatisation peut faciliter la participation en ajoutant automatiquement des liens de réunion Teams, ce qui encourage les équipes à distance à se joindre aux réunions sans effort supplémentaire.
Comment puis-je ajuster mes habitudes de réunion?
Vous pouvez ajuster vos habitudes de réunion en utilisant les visualisations fournies par Viva Insight pour réserver plus de temps pour le travail individuel et en planifiant des créneaux spécifiques pour vos réunions.
Quelques cas d'usages :
Optimisation des réunions d'équipe
En utilisant Viva Insight, un manager peut analyser les statistiques de ses réunions pour identifier les points à améliorer, comme la durée excessive ou le chevauchement des réunions. Cela permet de mieux planifier les réunions et d'augmenter la productivité de l'équipe.
Amélioration de la communication à distance
Les équipes travaillant à distance peuvent utiliser l'automatisation pour ajouter des liens de réunion Teams, ce qui facilite la participation et améliore l'engagement des membres de l'équipe, même s'ils ne sont pas physiquement présents.
Gestion du temps et des priorités
Un professionnel peut utiliser les données de Viva Insight pour ajuster ses habitudes de travail, en réservant plus de temps pour des tâches individuelles et en évitant les réunions inutiles, ce qui améliore son efficacité globale.
Feedback et amélioration continue
En sollicitant des commentaires des participants après chaque réunion, un leader peut identifier les aspects positifs et les points à améliorer, ce qui contribue à une culture d'amélioration continue au sein de l'équipe.
Glossaire :
Viva Insight
Un outil qui fournit des informations et des statistiques sur les réunions et les habitudes de travail, permettant aux utilisateurs d'analyser et d'améliorer leur efficacité au travail.
Plan de réunion personnalisé
Un agenda de réunion qui peut être ajusté selon les préférences de l'utilisateur, incluant des paramètres comme la durée et les pauses entre les réunions.
Automatisation
Le processus d'utilisation de la technologie pour effectuer des tâches automatiquement, comme l'ajout d'un lien de réunion Teams pour faciliter la participation.
Statistiques de réunion
Données quantitatives et qualitatives sur les réunions, telles que la durée, le respect des horaires et la fréquence des chevauchements.
Habitudes de communication
Les comportements et les pratiques d'un individu ou d'une équipe en matière de communication, y compris la durée des réunions et la planification des horaires.
Tâches suggérées
Des recommandations de tâches basées sur les emails, les conversations Teams et les réunions qui nécessitent une réponse.
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