Outlook - Organiser vos messages à l'aide des règles Tutoriels

Découvrez comment organiser vos messages dans Outlook en créant des règles automatisées. Gagnez du temps en déplaçant, catégorisant ou supprimant automatiquement les e-mails en fonction de critères spécifiques. Apprenez à gérer et personnaliser vos règles existantes pour une gestion efficace de vos e-mails. Ne manquez pas ces astuces astucieuses pour optimiser votre productivité dès maintenant !

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Disponible dans Microsoft365

00:00:07

dans Outlook pour automatiser la gestion de vos emails.

00:00:10

Afin de gagner du temps,

00:00:11

cliquez sur les paramètres représentés par l'icône

00:00:14

sous forme d'engrenage en haut à droite,

00:00:17

Cliquez ensuite sur courrier à gauche

00:00:19

puis sur règle au centre.

00:00:22

Dans le volet de droite, cliquez sur le plus pour créer une nouvelle règle

00:00:26

dans le menu de droite,

00:00:28

Commencez par donner un nom à votre règle

00:00:30

pour faciliter la gestion et la compréhension ultérieure.

00:00:34

Choisissez ensuite une condition

00:00:36

pour déplacer les mails contenant une certaine mention. Sélectionner

00:00:40

l'objet contient.

00:00:44

Entrez le texte de la mention par exemple Facture.

00:00:47

Pour cibler ces e-mails spécifiques,

00:00:49

sélectionnez l'opération à effectuer

00:00:52

pour déplacer par exemple les emails.

00:00:54

Dans le dossier comptabilité, cochez la case déplacer vers.

00:00:59

Cliquez ensuite sur sélectionnez le dossier et choisissez comptabilité.

00:01:04

Cliquez ensuite sur enregistrer

00:01:05

pour appliquer la règle.

00:01:07

Tous les mails correspondant à la règle disparaissent de votre

00:01:10

boîte de réception et se retrouvent dans le dossier comptabilité.

00:01:14

Dans la partie création de la règle,

00:01:17

nous pouvons choisir plusieurs conditions et actions.

00:01:20

De plus,

00:01:21

nous pouvons définir des exceptions.

00:01:24

Par exemple,

00:01:25

tous les emails reçus d'un expéditeur spécifique ayant pour objet lancement

00:01:29

vont être catégorisés en bleu

00:01:31

puis déplacés dans le dossier lancement,

00:01:34

sauf si l'objet contient également le mot retard.

00:01:37

Dans ce cas là,

00:01:38

le mail restera dans la boîte de réception

00:01:41

puisqu'il ne sera pas concerné par la règle.

00:01:45

Pour gérer les règles existantes,

00:01:48

cliquez sur les paramètres représentés par l'engrenage En haut à droite,

00:01:53

dans la partie courrier,

00:01:55

choisissez règle.

00:01:57

Vous verrez la liste de toutes vos règles ainsi que leur description.

00:02:01

Vous pouvez cliquer sur l'icône crayon pour la modifier

00:02:05

ou cliquer sur la corbeille pour la supprimer.

00:02:08

Vous pouvez aussi désactiver temporairement une règle en

00:02:10

actionnant le bouton à côté de cette règle.

00:02:13

Pour la réactiver,

00:02:15

actionnez de nouveau le bouton. Petite astuce

00:02:19

lorsque vous nommez une règle.

00:02:21

Indiquer clairement ce que fait la règle.

00:02:23

Déplacer,

00:02:25

catégoriser ou supprimer.

00:02:27

Cela permet d'identifier rapidement l'action que la règle exécute.

00:02:32

Incluait des détails sur les critères qui déclenchent la règle.

00:02:36

Par exemple, un expéditeur spécifique

00:02:40

incluait une description succincte mais suffisamment détaillée pour

00:02:43

comprendre le contexte ou l'objectif de la règle.

00:02:47

Par exemple,

00:02:48

déplacer les emails de Mehdi à comptabilité

00:02:53

et voilà,

00:02:53

vous savez maintenant comment créer,

00:02:55

appliquer et gérer des règles dans Outlook pour automatiser la gestion de vos mails

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