Power BI - Fonctionnalités de partage d'un rapport Tutoriels

Découvrez comment partager des rapports sur Power BI avec vos collègues en utilisant les fonctionnalités de partage de Microsoft 365 pour un usage professionnel. Personnalisez le niveau de droit d'accès, partagez via Outlook et Teams, et discutez du rapport en ligne.

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Objectifs :

Comprendre les fonctionnalités de partage dans Power BI Pro et comment les utiliser pour collaborer efficacement au sein d'une organisation.

Chapitres :

  1. Introduction aux fonctionnalités de partage dans Power BI Pro
    Power BI Pro offre des fonctionnalités de partage qui permettent aux utilisateurs de partager des rapports et des documents facilement. Cela inclut la possibilité de partager des liens vers des rapports, similaire à d'autres documents Microsoft.
  2. Définition des niveaux d'accès
    Lors du partage d'un rapport, il est essentiel de définir le niveau d'accès. Les utilisateurs peuvent choisir de partager le rapport uniquement avec les membres de leur organisation, c'est-à-dire ceux qui ont un compte Office 365 au sein de l'entreprise. Il est également possible d'indiquer des adresses e-mail spécifiques pour donner accès à des utilisateurs particuliers.
  3. Processus de partage
    Pour partager un rapport, l'utilisateur peut entrer des adresses e-mail et cliquer sur 'envoyer'. Cela enverra un lien vers le rapport, accompagné d'un message personnalisé. De plus, il est possible de copier le lien pour le partager via d'autres canaux.
  4. Intégration avec Outlook et Teams
    Power BI Pro permet également d'envoyer des liens via Outlook et de partager des rapports directement dans Teams. En utilisant Teams, les utilisateurs peuvent discuter du rapport en ajoutant un lien dans un message, favorisant ainsi la collaboration.
  5. Importance de la collaboration
    Le partage de rapports dans Power BI Pro est conçu pour être collaboratif. Il est crucial de choisir le bon canal pour partager les données, que ce soit par exportation en PDF ou par lien, tout en s'assurant que les configurations de partage sont appropriées.
  6. Conclusion
    Les fonctionnalités de partage dans Power BI Pro facilitent la collaboration au sein des équipes. En utilisant ces outils, les utilisateurs peuvent interagir efficacement sur les rapports, ce qui améliore la prise de décision et le travail d'équipe.

FAQ :

Qu'est-ce que Power BI Pro?

Power BI Pro est une version avancée de Power BI qui offre des fonctionnalités de partage et de collaboration, permettant aux utilisateurs de partager des rapports et des données au sein de leur organisation.

Comment partager un rapport dans Power BI?

Pour partager un rapport dans Power BI, vous pouvez utiliser le bouton de partage pour envoyer un lien par e-mail, ou partager directement via Outlook ou Teams. Vous pouvez également définir les niveaux d'accès pour les utilisateurs.

Qui peut accéder aux rapports partagés?

L'accès aux rapports partagés peut être limité aux utilisateurs de votre organisation qui ont un compte Office 365, ou vous pouvez spécifier des utilisateurs particuliers en entrant leurs adresses e-mail.

Quels sont les avantages de partager des rapports via Teams?

Partager des rapports via Teams permet une collaboration en temps réel, où les utilisateurs peuvent discuter des rapports directement dans l'application, facilitant ainsi les interactions et le travail d'équipe.

Que faire si un utilisateur n'a pas accès à Power BI?

Si un utilisateur n'a pas accès à Power BI, vous pouvez envisager d'exporter le rapport en PDF ou de partager un lien avec les bonnes configurations d'accès.

Quelques cas d'usages :

Collaboration d'équipe sur des rapports

Les équipes peuvent utiliser Power BI Pro pour partager des rapports et discuter des données en temps réel via Teams, améliorant ainsi la prise de décision collaborative.

Partage de rapports avec des parties prenantes externes

Les utilisateurs peuvent partager des rapports avec des parties prenantes externes en leur envoyant des liens configurés correctement, ou en exportant les rapports en PDF pour une distribution plus large.

Gestion des droits d'accès

Les responsables peuvent définir des niveaux d'accès pour les rapports, garantissant que seules les personnes autorisées au sein de l'organisation peuvent consulter des données sensibles.

Utilisation d'Outlook pour le partage

Les utilisateurs peuvent envoyer des liens vers des rapports Power BI directement via Outlook, facilitant ainsi la communication et le partage d'informations au sein de l'organisation.

Glossaire :

Power BI Pro

Une version avancée de Power BI qui permet des fonctionnalités de partage et de collaboration au sein des organisations.

Partage

La capacité de distribuer un lien ou un document à d'autres utilisateurs, permettant l'accès à des rapports ou des données.

Office 365

Une suite de services cloud de Microsoft qui inclut des applications comme Word, Excel, et Power BI, accessible aux utilisateurs d'une organisation.

Accès

Le droit ou la permission d'un utilisateur d'ouvrir et d'interagir avec un document ou un rapport.

Outlook

Un service de messagerie électronique de Microsoft qui permet l'envoi et la réception d'e-mails.

Teams

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet aux utilisateurs de discuter, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.

Canal

Un moyen ou une méthode de communication ou de partage d'informations au sein d'une organisation.

PDF

Un format de fichier utilisé pour représenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

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On a également des fonctionnalités
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de partage au sein de Power
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BI pro, donc on a déjà ici ce
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bouton de partage.
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On va pouvoir en gros partager
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le lien et donc ça correspond
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typiquement aux documents Microsoft.
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On va pouvoir définir le niveau
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de droit pour accéder à ce
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document là donc est ce que c'est
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uniquement les utilisateurs de mon
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organisation donc en gros ceux
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qui ont Office 365 au sein de
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mon entreprise les utilisateurs
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qui ont déjà un accès puisqu'on
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va pouvoir rentrer des adresses mail ?
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Pour indiquer les utilisateurs
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qui auront accès à ce rapport là
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et potentiellement indiquer aussi
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des utilisateurs spécifiques et
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donc de pouvoir aller aussi lister
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ses utilisateurs là et donc,
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une fois que j'ai fait ça,
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j'aurais donc par exemple ici,
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je vais pouvoir rentrer des adresses mail
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et après je vais pouvoir ici par exemple,
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cliquer sur envoyer ça va directement
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le renvoyer à un lien vers mon
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rapport en laissant un petit message.
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J'ai la possibilité aussi de copier le
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lien donc ici il va aller me donner.
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Euh le la valeur ?
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Donc si
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je reviens ici sur partage,
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la possibilité de l'envoyer via Outlook
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et la possibilité d'aller aussi dans
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teams et d'aller partager le lien.
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Et à propos de Teams, ici,
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on aura aussi la capacité alors je
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ne vais pas le faire que ça va ouvrir
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le team devant entreprise, mais vous
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avez la possibilité d'aller discuter du
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rapport donc en gros d'avoir directement
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un lien qui va se mettre dans un message
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de votre rapport et donc de pouvoir
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partager le lien et discuter de ça
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avec vos différents collègues.
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Donc ici on est vraiment sur du collaboratif.
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Donc il faut prendre le réflexe,
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de bien trouver le bon canal
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pour partager le donner,
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que ça soit via de l'export ici,
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que si quelqu'un n'a
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pas du tout accès à votre
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organisation par exemple,
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ça peut être un moyen en PDF ou
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sinon de partager un lien mais
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avec la bonne configuration au
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niveau du lien qui est partagé.
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Et sinon si vous avez Teams c'est encore.
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Je pense que le plus simple
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pour générer des interactions.

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