Word - Suivi des modifications impliquant plusieurs personnes Tutoriels

Découvrez comment gérer les modifications impliquant plusieurs personnes dans Microsoft Word grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options pour fusionner les commentaires de plusieurs réviseurs, combiner les documents pour afficher les modifications apportées par tous les utilisateurs au même endroit et activer le suivi des modifications.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de Word dans la gestion des modifications de documents professionnels impliquant plusieurs personnes.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, suivi des modifications, présentation en ligne.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à gérer les modifications apportées par plusieurs réviseurs dans un document Word, même lorsque la collaboration en ligne n'est pas possible. Vous découvrirez comment combiner les documents, afficher les modifications et gérer les commentaires des réviseurs.

Chapitres :

Introduction à la gestion des modifications
Dans le cadre de la révision de documents, il est fréquent de devoir gérer les modifications apportées par plusieurs personnes. Cette vidéo vous guide à travers les étapes nécessaires pour combiner les commentaires et les modifications, même sans collaboration en ligne.
Fusionner les documents
Pour commencer, enregistrez les documents sur votre ordinateur. Accédez à l'onglet 'Révision' dans Word. Voici les étapes à suivre : 1. Cliquez sur 'Comparer' puis sur 'Combiner'. 2. Sous 'Document original', cliquez sur 'Parcourir' pour sélectionner le document original, puis cliquez sur 'Ouvrir'. 3. Sous 'Document révisé', cliquez sur 'Parcourir' pour ouvrir le document du premier réviseur. 4. Vérifiez que le nom du réviseur est affiché. 5. Word compare tout par défaut, mais vous pouvez désactiver certains éléments si nécessaire. 6. Cliquez sur 'OK' pour continuer.
Affichage des modifications
Word affiche les modifications apportées dans le document original. Vous pouvez choisir d'afficher les modifications dans le document révisé ou de créer un nouveau document. Par défaut, Word utilise la mise en forme du document original, mais vous pouvez également utiliser la mise en forme modifiée par le réviseur. Cliquez sur 'Exécuter la fusion' pour voir les modifications sous forme de marques, comme si le réviseur avait utilisé le suivi des modifications.
Combiner les révisions de plusieurs réviseurs
Pour inclure les modifications d'autres réviseurs, suivez ces étapes : 1. Enregistrez le document original. 2. Cliquez sur 'Comparer' puis sur 'Combiner'. 3. Ajoutez l'original à cet emplacement. 4. Sous 'Document révisé', sélectionnez le document du deuxième réviseur et cliquez sur 'OK'. Les modifications et commentaires des deux réviseurs seront alors combinés dans un seul document, chaque réviseur étant identifié par une couleur différente.
Gestion des commentaires et des modifications
Vérifiez que le suivi des modifications est activé. Passez en revue le document et décidez de la gestion des commentaires et modifications. Si vous souhaitez renvoyer le document aux réviseurs pour un nouvel examen, vous pouvez répondre aux commentaires en cliquant sur le bouton approprié et en tapant votre réponse.
Affichage des documents sources
Si certaines modifications se chevauchent et rendent la lecture difficile, vous pouvez afficher les documents sources. Cliquez sur 'Comparer' puis sur 'Afficher les documents sources'. Vous pourrez voir le document original et le document révisé dans des fenêtres séparées, synchronisées pour faciliter la navigation.
Finalisation et enregistrement
Lorsque vous avez terminé, assurez-vous que le suivi des modifications est activé. Cliquez ensuite sur 'Fichier' puis sur 'Enregistrer sous' pour enregistrer différentes versions du document, par exemple, en le nommant 'Brouillon 2'. Les réviseurs pourront alors ouvrir le document, ajouter des modifications et répondre à vos commentaires. Suivez le même processus pour combiner les documents révisés avec votre version originale.
Conclusion
En utilisant ces outils de révision, vous simplifiez considérablement le processus de collaboration, que ce soit par courrier électronique ou en ligne. La gestion efficace des modifications et des commentaires est essentielle pour garantir la clarté et la qualité de vos documents.

FAQ :

Comment gérer les modifications d'un document sans collaboration en ligne?

Vous pouvez enregistrer les documents sur votre ordinateur et utiliser la fonction de comparaison et de combinaison dans Word pour fusionner les modifications apportées par différents réviseurs.

Que faire si un réviseur n'active pas le suivi des modifications?

Si le suivi des modifications n'est pas activé, vous pouvez toujours combiner les documents manuellement en utilisant la fonction de comparaison pour voir les modifications apportées.

Comment fusionner les commentaires de plusieurs réviseurs?

Pour fusionner les commentaires, vous devez combiner les documents révisés en utilisant la fonction de combinaison dans Word, ce qui vous permettra de voir tous les commentaires et modifications au même endroit.

Comment afficher les modifications dans le document révisé?

Vous pouvez modifier les paramètres de Word pour afficher les modifications dans le document révisé plutôt que dans le document original en accédant aux options de comparaison.

Comment répondre aux commentaires des réviseurs?

Pour répondre aux commentaires, cliquez sur le bouton de réponse à côté du commentaire et tapez votre réponse. Cela permet de garder une trace des échanges entre vous et les réviseurs.

Quelques cas d'usages :

Révision de documents académiques

Les chercheurs peuvent utiliser la fonction de suivi des modifications pour collaborer sur des articles de recherche, permettant à plusieurs co-auteurs de proposer des modifications et de commenter le travail des autres.

Édition de contrats juridiques

Les avocats peuvent combiner les révisions de plusieurs parties prenantes sur un contrat, garantissant que toutes les modifications sont visibles et que les commentaires sont pris en compte avant la finalisation du document.

Création de manuels d'utilisation

Les équipes de rédaction technique peuvent utiliser la fonction de combinaison pour intégrer les retours de différents réviseurs sur un manuel, améliorant ainsi la clarté et la précision des informations fournies.

Collaboration sur des projets marketing

Les équipes marketing peuvent utiliser les outils de révision pour rassembler les commentaires sur des propositions de campagne, facilitant ainsi la prise de décision collective et l'amélioration des documents avant leur présentation.

Glossaire :

Suivi des modifications

Fonctionnalité dans les logiciels de traitement de texte qui permet de suivre et d'enregistrer les modifications apportées à un document, facilitant ainsi la révision et la collaboration.

Document original

La version initiale d'un document avant toute modification ou révision.

Document révisé

La version d'un document qui a été modifiée par un ou plusieurs réviseurs.

Combiner des documents

Processus qui permet de fusionner plusieurs versions d'un document pour visualiser toutes les modifications et commentaires en un seul endroit.

Marques de modifications

Indications visuelles dans un document qui montrent les modifications apportées, telles que les ajouts, suppressions ou commentaires.

Réviseur

Personne qui examine et propose des modifications à un document.

Fenêtre de comparaison

Interface qui permet de visualiser simultanément le document original et le document révisé pour faciliter la révision.

00:00:11

Que pouvez-vous faire si un réviseur n'active pas le suivi des modifications, s'il n'est pas possible d'afficher les modifications ?

00:00:19

Comment pouvez-vous fusionner les commentaires d'un réviseur, voire de plusieurs réviseurs ?

00:00:24

Word vous permet de combiner les documents, de façon à ce que vous puissiez voir clairement les marques des modifications apportées par tous les utilisateurs, au même endroit. Voici comment cela fonctionne.

00:00:35

Commencez par enregistrer les documents sur votre ordinateur. Accédez ensuite à l'onglet "Révision". Cliquez sur "Comparer",

00:00:42

puis sur "Combiner".

00:00:45

Sous "Document original",

00:00:48

cliquez sur "Parcourir",

00:00:50

sur le document original, puis sur "Ouvrir".

00:00:54

Sous "Document révisé", cliquez sur "Parcourir",

00:00:58

puis ouvrez le document du premier réviseur.

00:01:00

Vérifiez que le nom du réviseur est affiché ici.

00:01:05

Word compares tout par défaut.

00:01:08

Vous pouvez toutefois désactiver les éléments que vous ne souhaitez pas que Word compare.

00:01:14

Word affiche également les modifications apportées dans le document original.

00:01:19

Vous pouvez aussi modifier cela, pour afficher les modifications dans le document révisé ou créer un document.

00:01:27

Cliquez sur "OK".

00:01:29

Par défaut, Word utilise la mise en forme du document original. Vous pouvez éventuellement utiliser la mise en forme que votre réviseur a modifiée.

00:01:38

Cliquez sur "Exécuter la fusion".

00:01:42

Word copie les éléments modifiés du document révisé dans l'original

00:01:47

et les présente sous la forme de marques,

00:01:50

comme si le réviseur avait ajouté les modifications avec le suivi des modifications activé. Si vous devez inclure les modifications d'autres réviseurs,

00:01:59

vous pouvez continuer à combiner les documents dans l'original.

00:02:03

Commencez par enregistrer l'original.

00:02:07

Cliquez ensuite sur "Comparer",

00:02:09

puis sur "Combiner".

00:02:11

Ajoutez l'original à cet emplacement.

00:02:15

Sous "Document révisé",

00:02:17

sélectionnez le document du deuxième réviseur, puis cliquez sur "OK".

00:02:24

À présent,

00:02:25

les modifications et les commentaires des deux réviseurs sont combinés dans un document, à l'aide de marques.

00:02:32

Par défaut,

00:02:33

les modifications de chaque réviseur apparaissent dans une couleur différente.

00:02:38

Il est possible que les couleurs automatiques soient différentes sur les ordinateurs des réviseurs.

00:02:43

Lorsque vous placez la souris sur une modification, vous pouvez voir l'auteur et les dates/heures auxquelles celle-ci a été apportée.

00:02:51

Vérifiez que le suivi des modifications est activé.

00:02:55

Passez ensuite en revue le document,

00:02:58

puis décidez ce que vous voulez faire des commentaires et modifications.

00:03:03

Si vous voulez renvoyer le document aux réviseurs pour un nouvel examen, vous pouvez éventuellement répondre aux commentaires.

00:03:10

Cliquez sur ce bouton,

00:03:12

puis tapez la réponse.

00:03:14

Si le chevauchement de certaines modifications rend la lecture difficile,

00:03:18

essayez ceci.

00:03:20

Cliquez sur "Comparer",

00:03:22

puis sur "Afficher les documents sources".

00:03:25

Vous pouvez afficher le document original,

00:03:28

le document révisé, ou les deux.

00:03:32

Dans la fenêtre supérieure, vous pouvez voir l'original, après avoir ajouté le premier réviseur.

00:03:38

Dans la fenêtre inférieure,

00:03:40

vous pouvez voir les modifications du deuxième réviseur.

00:03:43

Lorsque vous parcourez le document dans la fenêtre principale,

00:03:47

toutes les fenêtres défilent de façon synchronisée.

00:03:50

Si cela ne facilite pas la lecture, essayez ceci.

00:03:55

Cliquez sur la flèche en regard de "Afficher pour la révision"

00:03:59

et sélectionnez "Aucune marque".

00:04:01

Le masquage des marques aide parfois.

00:04:05

Vous pouvez toujours afficher à nouveau les marques, en cliquant sur "Toutes les marques".

00:04:09

Lorsque vous avez terminé,

00:04:11

conservez le suivi des modifications activé.

00:04:15

Cliquez ensuite sur "Fichier",

00:04:17

puis sur "Enregistrer sous",

00:04:19

si vous voulez enregistrer différentes versions du document.

00:04:23

Par exemple, vous pouvez nommer celui-ci "Brouillon 2".

00:04:30

Les réviseurs peuvent ouvrir le document,

00:04:33

ajouter des modifications et répondre à vos commentaires.

00:04:39

Lorsque vous récupérez toutes les révisions,

00:04:42

suivez le même processus pour combiner les documents révisés avec votre "Brouillon 2" original.

00:04:49

Que vous collaboriez par courrier électronique ou en ligne,

00:04:53

les outils de révisions simplifient considérablement l'opération.

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